Faire une demande de Signature électronique

Fonctionnement Général

Le principe général est de transmettre tous types de documents PDF à vos interlocuteurs afin qu'ils puissent les signer électroniquement en toute sécurité.

Pré-requis : Au préalable, vos Modèles de documents (tels que votre Devis ou votre Convention de formation) doivent être configurés sur Dendreo

Il existe deux méthodes pour faire une demande de signature Electronique à savoir :

Méthode 1 : Demande de signature par EMAIL

Dans vos Emails via Dendreo, vous avez la possibilité de cocher "signature numérique" en face de chacun des documents qui sont automatiquement affichés (si ceux-ci sont configurés par défaut dans vos Modèles d'emails), ou pour les documents que vous pouvez ajouter manuellement dans la section "Pièces jointes libres".

Un document coché pour une demande de signature électronique basculera dans la case "Documents à signer" de votre aperçu d’email à droite.

Si vous ne cochez pas le document, il sera simplement envoyé en pièce jointe de votre email sans demande de signature numérique et se trouvera dans la partie gauche de votre aperçu d’email, nommée Pièces jointes.

Un document est soit envoyé en pièce jointe, soit envoyé via le processus de signature numérique décrit ci-dessous, il ne peut être simultanément envoyé en PJ et en requête de signature numérique.

Lorsque des documents doivent être signés électroniquement, Dendreo envoie un email séparé contenant un lien sécurisé unique vers le(s) document(s) à signer. Le destinataire pourra signer ces documents en ligne, sans pré-requis.

Pourquoi un email séparé ? Cela permet de s'assurer que seul le destinataire recevra cet email, dont le lien ne sera visible par aucune personne en copie de votre email initial, ni par vous en copie cachée éventuellement. Le lien n'est également pas consultable dans vos Logs d'emails. Ainsi, nous nous assurons du mieux possible, que le signataire du document est le destinataire de votre email (même s'il doit le déclarer aussi lors de la signature), pour assurer la validité légale de la signature.

Méthode 2 : Demande de signature à partir de l'Espace de Stockage

Depuis l'onglet Espace de stockage de votre Action de formation, vous trouverez un dossier intitulé 🖊 Signature électronique dans lequel il suffit de déposer le document que vous souhaitez faire signer et faire le lien avec l'interlocuteur concerné.

Cette solution est particulièrement adaptée si vous ne connaissez pas les emails de vos destinataires mais comme vous utilisez les Extranets alors ces derniers pourront procéder à la signature en s'y connectant.

Continuez votre lecture et découvrez comment sont signés les documents par vos interlocuteurs.