Faire une demande de Signature électronique
Le principe général est de transmettre tous types de documents PDF à vos interlocuteurs afin qu'ils puissent les signer électroniquement en toute sécurité. Au préalable, vos Modèles de documents (tels que les Devis ou Convention de Formation) doivent être configurés sur Dendreo.
Envoyer le document à signer
Il existe deux méthodes pour faire une demande de Signature électronique, à savoir :
Méthode #1 - Demande de signature par Email
Depuis l'interface d'envoi d'un Email depuis Dendreo, cochez l'option de Signature numérique en face de chacun des documents automatiquement générés (si ceux-ci sont configurés par défaut dans vos Modèles d'Emails), ou pour les documents que vous pouvez ajouter manuellement en pièces jointes libres.
Le document à signer électroniquement bascule dans l'encadré Documents à signer.
Si vous ne cochez pas le document, il sera simplement envoyé en pièce jointe de votre Email sans demande de Signature numérique et se trouvera dans l'encadré Pièces jointes.
À noter : un document est envoyé soit en pièce jointe, soit avec le processus de Signature numérique décrit ici, il ne peut être simultanément envoyé en pièce jointe et en requête de signature numérique.
Lorsqu'un document doit être signé électroniquement, Dendreo envoie un Email séparé contenant un lien sécurisé unique vers le document à signer. Le destinataire signe ensuite ce document en ligne.
Pourquoi un email séparé ? Cela permet de s'assurer que seul le destinataire recevra cet Email, dont le lien ne sera visible par aucune personne en copie de votre Email initial, ni par vous en copie cachée éventuellement. Le lien n'est également pas consultable dans vos logs d'Emails. Ainsi, nous nous assurons du mieux possible que le signataire du document est le destinataire de votre Email (même s'il doit le déclarer aussi lors de la signature), pour assurer la validité légale de la signature.
Méthode #2 - Demande de signature depuis l'Espace de Stockage
Depuis l'onglet Espace de stockage de votre ADF, vous retrouvez un dossier Signature électronique.
Depuis ce dossier, déposez le document que vous souhaitez faire signer et liez-le à l'interlocuteur concerné.
Cette solution est particulièrement adaptée si vous ne connaissez pas les Emails de vos destinataires, mais comme vous utilisez les Extranets, ces derniers pourront alors procéder à la signature depuis celui-ci.
Supprimer une demande de Signature électronique
Vous pouvez annuler une demande de Signature électronique si le document n'a pas encore été signé.
Pour cela, dans l’onglet Signature numérique de l'Action de Formation ou de la fiche CRM concernée par la demande, cliquez sur Supprimer cette demande de Signature.
Une fois la demande supprimée, le document ne sera plus disponible pour le destinataire.
Configurer les relances automatiques
Vous pouvez paramétrer l'envoi de relance pour inviter le destinataire a signer le document si cela n'a pas encore été fait. Pour cela, rendez-vous dans la configuration de la GED, au niveau de la section Signature électronique, puis indiquez le délai souhaité pour la première et seconde relance : J+1, J+3, J+5, J+10 ou J+30.
Choisissez Aucune dans la liste déroulante pour désactiver l'envoi de relance.
À noter : le Modèle envoyé automatiquement est le Modèle de relance paramétré en configuration des Modèles d'Emails, dans la section Comptes utilisateurs et signature de documents. Par défaut, ce Modèle se nomme Demande de signature électronique - Relance mais vous pouvez le personnaliser et le renommer comme vous le souhaitez.
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