Configuration des paramètres d’envoi des emails

Cette page vous explique comment paramétrer correctement les différentes options liées à l'envoi d'emails depuis la configuration des emails. Vous y découvrirez les options disponibles pour envoyer des emails à votre image depuis Dendreo, comment permettre à vos utilisateurs d'envoyer des emails en leur nom, comment configurer une signature personnalisée, etc

Paramétrage général

Préfixe des sujets d'emails : si renseigné, sera ajouté à tous les sujets de vos emails. Par exemple pour "[Demo]", vos emails s'intituleront "[Demo] Votre attestation de formation".
Email de monitoring : si renseigné, cette adresse email sera en copie cachée (BCC) de tous les emails envoyés via Dendreo. Cela vous permet de conserver une copie de tous les emails que vous envoyez depuis notre plateforme, notamment si vous souhaitez conserver une copie des pièces jointes envoyées (ce que nous ne faisons pas).

Nous vous recommandons de modifier l' email de monitoring configuré par défaut dès votre prise en main de Dendreo.

Domaine d'envoi : cette option vous permet de modifier le domaine d'envoi afin d'autoriser Dendreo à envoyer des emails avec votre propre nom de domaine. Pour en savoir plus, voir notre article dédié.

Nous vous recommandons de modifier vos paramètres de domaine d'envoi pour diminuer vos risques de retrouver vos emails en spam chez vos destinataires.

Paramètres d'expédition

Autoriser les utilisateurs de votre équipe à utiliser leur noms et adresses emails : Si vous autorisez cette option, les utilisateurs de votre équipes peuvent choisir d'envoyer des emails en utilisant leur nom et adresse email propres (voir ci-dessous la section Configuration personnelle par utilisateur de votre équipe). Si vous bloquez cette option ou que l'utilisateur choisit d'utiliser le paramétrage par défaut, le nom et l'adresse par défaut ci-dessous seront utilisés.
Utiliser les adresses personnelles des utilisateurs de votre équipe par défaut : Si vous forcez cette option à Oui pour tous les utilisateurs de votre équipe ou que l'un d'entre eux choisit d’utiliser ce paramétrage par défaut dans les options de son profil, son nom et adresse email seront utilisés par défaut. Dans le cas contraire, les paramètres ci-dessous seront utilisés.
Expéditeur par défaut : Nom et adresse email utilisés par défaut lorsqu’un utilisateur de votre équipe envoie un email depuis Dendreo et que vous ne lui avez pas activé l'option lui permettant d'utiliser son nom et son adresse email propres.
Autoriser les utilisateurs de votre équipe à utiliser leur propre signature : Si vous activez cette option, les utilisateurs de votre équipe peuvent choisir d'utiliser leur propre signature. Si l'utilisateur choisit de ne pas utiliser de signature personnelle, ou si vous bloquez cette option, la signature par défaut sera utilisée.
Signature par défaut de emails : Dans le cas où tout ou une partie des utilisateurs de votre équipe n'utilisent pas leur propre signature alors vous pouvez renseigner une signature par défaut que Dendreo appliquera automatiquement lorsqu'ils déclencheront l'envoi d'un email.

Configuration personnelle par utilisateur de votre équipe

Si le paramètre a été configuré (voir plus haut), depuis leur Profil utilisateur, chaque utilisateur de votre compte Dendreo peut paramétrer certaines options liées à la gestion d'emails via Dendreo.

Utiliser mes informations personnelles (prénom, nom et adresse email) comme expéditeur par défaut lors de l'envoi d'emails via Dendreo : Si l'utilisateur choisit "Non", alors le nom et l'adresse email paramétrés par défaut en configuration générale seront utilisés. Si l'utilisateur choisit "Oui", alors c'est son nom et son email qui seront utilisés pour les emails qu'il enverra et recevra les réponses potentielles directement sur sa messagerie.

Utiliser une signature personnelle sur vos emails envoyés via Dendreo : Si l'utilisateur choisit "Non", alors la signature paramétrée par défaut en configuration générale sera utilisée. Si l'utilisateur choisit "Oui", alors l'éditeur de signature apparaît et il peut paramétrer sa signature personnelle :

Paramètres d’expédition optionnels spécifiques pour les Factures

A noter : ce paramétrage n’est nécessaire que si vous utilisez Dendreo pour envoyer vos Factures. Si vous préférez garder les paramètres généraux par défaut pour l’envoi des Factures, vous avez la possibilité de laisser les cases vides.

Expéditeur par défaut pour les emails concernant les Factures : Si vous souhaitez utiliser un utilisateur ou un nom spécifique par défaut à chaque envoi de facture, vous pouvez renseigner le nom de l’expéditeur et son adresse mail qui apparaitra chez le destinataire (exemple : Service Comptabilité).

L’adresse mail doit déjà exister chez un des comptes utilisateurs de votre équipe.

Destinataire ajouté automatiquement en copie (CC) de tous les emails concernant les Factures : Il est possible d’ajouter par défaut des destinataires qui seront en copie de l’ensemble des emails envoyés liés aux Factures en Copie.
Destinataire ajouté automatiquement en copie cachée (BCC) de tous les emails concernant les Factures : Il est possible d’ajouter par défaut des destinataires qui seront en copie de l’ensemble des emails envoyés liés aux Factures en Copie Cachée.

Astuce : si vous souhaitez ajouter plusieurs destinataires en Copie, il est nécessaire d’ajouter une virgule entre chaque adresse mail.

Paramètres d'expédition optionnels spécifiques pour la signature électronique

Envoyer également les pièces jointes dans l'email initial : Si cette option est réglée sur "Oui", une copie PDF du document à signer sera ajoutée en pièce jointe de l'email lors de l'envoi d'un email avec demande de signature électronique de document activée. La signature électronique devra toujours se faire via le lien sécurisé.