Présentation des Entreprises et Particuliers
Il est important de distinguer les deux catégories principales de vos clients : les Entreprises et les Particuliers. Ces deux catégories peuvent être gérées depuis l'onglet Entreprises.
Les Entreprises sont, comme leur nom l'indique, toutes les entreprises clientes, prospects ou sous-traitantes de votre Organisme de Formation. Ces Entreprises ont en général plusieurs employés (ou autres) qui seront vos Participants. Il y a une distinction entre la personne morale (l'Entreprise), et le Participant (personne physique).
🎥 Pour plus d'informations sur les Entreprises, regardez notre vidéo dédiée !
Les Particuliers regroupent vos clients à individu unique : généralement une personne en recherche d’emploi, une profession libérale, un auto-entrepreneur, ou encore une personne qui autofinance ses formations avec son CPF. Par définition, un Particulier n'enverra qu'un seul Participant (lui-même) à vos Formations. Un Particulier est une personne qui est à la fois un Contact, une Entreprise et un Participant.
En créant un Particulier, vous créez simultanément ses 3 fiches reliées entre elles dans Dendreo. Il n'y a pas de distinction entre l'Entreprise et le Participant (personne morale/physique) : il s'agit d'une seule et même entité.
🎥 Pour plus d'informations sur les Particuliers, regardez notre vidéo dédiée !
Dans le tableau listant toutes les Entreprises et Particuliers de votre CRM, vous pourrez distinguer les Entreprises des Particuliers grâce à leur icône : bâtiment pour les Entreprises, personnage pour les Particuliers.
Attention : lors de la création d'un nouveau client, pensez bien à définir s'il s'agit d'une Entreprise ou d'un Particulier. En cas d'erreur, vous risquez de fausser votre Facturation et votre BPF.
Consulter les fiches Entreprise et Particulier
En vous rendant sur la fiche d'une Entreprise ou d'un Particulier, vous aurez accès à plusieurs informations et options :
Résumé
La page Résumé récapitule toutes les informations principales, coordonnées et contacts. Vous pouvez les modifier, ajouter un Contact ou un Participant (s'il s'agit d'une Entreprise).
Opportunités et Actions commerciales
Vous pouvez vous occuper du suivi commercial spécifique à l'Entreprise et au Particulier depuis le sous-onglet présent dans leur fiche. Pour en savoir plus, consultez notre documentation Introduction au Suivi Commercial.
Agenda
Il s'agit d'un Agenda purement indicatif. Vous pourrez y voir toutes les Actions de Formation programmées pour cette Entreprise spécifiquement. C'est l'Agenda des Formations impliquant au moins un Participant de cette Entreprise. Vous pouvez cliquer sur un des Créneaux présents dans l'Agenda pour vous rendre sur la fiche de l'Action de Formation.
Participants
Cette page n'est disponible que pour les Entreprises, puisqu'un Particulier n'a par définition qu'un seul Participant.
Pour les Entreprises, vous pourrez travailler sur la liste de tous les Participants reliés à cette Entreprise, ajouter des Participants, éditer leurs fiches, exporter ou imprimer la liste.
Formations
Cette page vous permet de consulter toutes les Actions de Formations INTER, INTRA ou hors Formation en étude ou programmées avec cette Entreprise ou ce Particulier.
Participations
Il s'agit de la liste des Participants et Actions de Formation qu'ils ont suivies. Cette page vous permet de rester vigilants sur l'existence de doublons ainsi que sur les Participants non-inscrits et/ou non présents.
Ce tableau liste tous les Participants liés à cette Entreprise (au moment de leur Formation), ainsi que toutes les Formations qu'ils ont suivies. Un Participant ayant suivi 2 Formations apparaîtra donc 2 fois.
Il liste TOUTES les Formations impliquant des Participants de cette Entreprise, même si ceux-ci ne sont pas ou plus inscrits à cette Formation (décochés dans l'onglet Modules de l'Action de Formation mais toujours liés à l'Action de Formation). Utilisez la colonne Inscrit pour vérifier cette information.
Le tableau indique également si les Participants ont été présents ou non à la Formation (colonne Présent).
Factures
Vous trouverez ici toutes les Factures à destination de cette Entreprise ou Particulier avec un classement affiné pour vous faciliter la tâche. Pour en savoir plus, consultez notre documentation Suivre ses Factures.
Ajouter une Entreprise
Depuis la page de gestion des Entreprises de votre CRM, cliquez sur Ajouter une Entreprise.
Complétez ensuite les informations du formulaire.
À noter : il est important de le remplir entièrement, notamment les informations de Facturation.
Dendreo vous propose un outil vous permettant de fusionner des fiches, et de supprimer des doublons qui auraient pu être créés par erreur.
À noter : le champ N° TVA intracommunautaire est calculé automatiquement à partir du N° SIRET pour les Entreprises françaises (ou dont le champ de pays est vide si votre Organisme de Formation est localisé en France). Vous pouvez cependant désactiver le calcul automatique pour vider ce champ ou définir un numéro spécifique manuellement.
Convertir une Entreprise en Particulier
En cas d'erreur, vous pouvez cliquer sur Convertir cette Entreprise en Particulier, qui est également présent en bas de la fiche Résumé d'une Entreprise déjà créée.
Vous avez la possibilité de mettre un commentaire en rappel qui apparaitra lors de :
- La création d'une Opportunité ;
- La programmation d'une INTRA ;
- L'inscription d'un Participant en INTER ;
- La réception d'une demande de pré-inscription pour ce client sur le Catalogue Public (ce rappel s'affiche lors du rattachement de l'Entreprise notée dans l'inscription à une Entreprise de votre CRM).
À noter : toute Entreprise ayant des Formateurs rattachés ou qui est destinataire d'un Financement en sous-traitance, est maintenant automatiquement classée en tant que Fournisseur/Sous-traitant.
Gérer les Entreprises parentes
Vous pouvez relier les Entreprises entre elles grâce à la notion d'entreprises parentes (appelées également Maison mère/fille ou intra-groupe), en complétant le champ Entreprise parente.
À noter : en rattachant un Contact à l'Entreprise Maison-mère, celui-ci sera alors proposé comme destinataire en copie des emails des Formations de l'Entreprise Maison fille.
Ajouter un Particulier
Depuis la page de gestion des Particuliers de votre CRM, cliquez sur Ajouter un Particulier.
Attention : un Particulier est un individu qui est à la fois un Contact, une Entreprise et un Participant. En créant un Particulier, vous créez simultanément ses 3 fiches dans Dendreo.
Configurer les fiches Entreprises et Particuliers
Depuis la configuration générale, vous pouvez définir par défaut certains éléments pour la création de nouvelles fiches Entreprise et Particulier, notamment les modes de Financement par défaut et les statuts BPF.
Afficher uniquement les Particuliers et Entreprises dans le CRM
Dans la configuration générale de votre compte, sélectionnez Oui à N’afficher que les Particuliers dans le CRM.
Les Participants n’apparaissent donc plus dans votre CRM.
