Présentation des Entreprises et Particuliers

Avant Propos

Il est important de distinguer les deux catégories principales de vos clients : les Entreprises et les Particuliers.

Ils peuvent être gérés depuis l'onglet Entreprises. 

Les Entreprises sont, comme leur nom l'indique, toutes les entreprises clientes, prospectes ou sous-traitantes de votre Organisme de Formation. Ces Entreprises ont en général plusieurs employés (ou autres) qui seront vos Participants. Il y a une distinction entre la personne morale (l'Entreprise), et le Participant (personne physique).

Les Particuliers regroupent vos clients à individu unique : généralement une personne en recherche d’emploi, une profession libérale, un auto-entrepreneur, ou encore une personne qui autofinance ses formations avec son CPF. Par définition, un Particulier n'enverra qu'un seul Participant (lui-même) à vos formations. Un Particulier est une personne qui est à la fois un Contact, une Entreprise et un Participant. En créant un Particulier, vous créez simultanément ces 3 fiches reliées entre elles dans Dendreo. Il n'y a pas de distinction entre l'Entreprise et le Participant (personne morale/physique) : il s'agit d'une seule et même entité.

Dans le tableau listant toutes les Entreprises enregistrées, vous pourrez distinguer les Entreprises des Particuliers grâce à l'icône représentative. Ce tableau vous permet de retrouver toutes les Entreprises, de les éditer en cliquant sur le crayon, d'effectuer des recherches, des exports CSV ou Excel ou d'imprimer la liste.

Notez que vous pouvez aussi afficher la colonne Particulier qui affichera Oui si l'entité est un Particulier, ou Non s'il s'agit d'une Entreprise, Participant, ou Contact classique.

Fiche Entreprise ou Particulier

En vous rendant sur la fiche d'une Entreprise ou d'un Particulier, vous aurez accès à plusieurs informations et options.

Résumé

La fiche Résumé récapitule toutes les informations principales, coordonnées et contacts. Vous pouvez les modifier depuis ce sous-onglet, ajouter un Contact ou un Participant (s'il s'agit d'une Entreprise).

Suivi Commercial

Vous pouvez vous occuper du suivi commercial spécifique à l'Entreprise et au Particulier depuis le sous-onglet présent dans leur fiche. Pour en savoir plus sur le suivi commercial, consultez notre documentation dédiée.

Agenda

Il s'agit d'un agenda purement indicatif. Vous pourrez y voir toutes les Actions de Formation programmées pour cette Entreprise spécifiquement. C'est l'agenda des formations impliquant au moins un Participant de cette Entreprise. Vous pouvez cliquer sur un des créneaux présents dans l'agenda pour vous rendre sur la fiche de l'Action de Formation.

Participants

Ce sous-onglet n'est disponible que pour les Entreprises, puisqu'un Particulier n'a par définition qu'un seul Participant.

Pour les Entreprises, vous pourrez travailler sur la liste de tous les Participants reliés à cette Entreprise, ajouter des Participants, éditer leurs fiches, exporter ou imprimer la liste.

Formations

Ce sous-onglet vous permet de voir toutes les actions de formations INTER, INTRA ou Actions hors Formation en étude ou programmées avec cette Entreprise/Particulier.

Plusieurs informations sont à votre disposition : le tableau principal liste toutes les Actions de Formation, vous pouvez cependant accéder à des tableaux filtrant les ADF par type (INTRA, INTER ou Hors Formation) via les sous-onglets à gauche.

• Ce tableau vous permet de voir rapidement quelles sont les ADF en étude ou programmées, leurs étapes, leurs dates, leur taux de remplissage (Participants inscrits/places disponibles), l'avancée des financements et factures
• Vous pourrez voir les ADF en conflit en rouge et ainsi cliquer dessus afin d'agir sur l'incohérence ou le conflit

Participations

Il s'agit de la liste des Participants et Actions de Formation qu'ils ont suivies. Ce sous-menu vous permet de rester vigilants sur l'existence de doublons ainsi que sur les Participants non-inscrits et/ou non présents.

Ce tableau liste tous les Participants liés à cette Entreprise (au moment de leur Formation), ainsi que toutes les Formations qu'ils ont suivies. Un Participant ayant suivi 2 Formations apparaîtra donc 2 fois.

Il liste TOUTES les formations impliquant des Participants de cette entreprise, même si ceux-ci ne sont pas ou plus inscrits à cette formation (décochés dans l'onglet Modules de l'Action de Formation mais toujours liés à l'Action de Formation). Utilisez la colonne Inscrit ? pour vérifier cette information. De plus, le tableau indique si les Participants ont été présents ou non à la formation (colonne Présent ?). Vous noterez la sensibilité de l'indicateur lorsqu'une ADF contient plusieurs créneaux et que le Participant n'est pas inscrit ou présent sur chacun d'eux.

Inscriptions au Catalogue Public

Consultez l'article dédié : Gérer les inscriptions du Catalogue Public.

Factures

Vous trouverez ici toutes les factures à destination de cette Entreprise ou Particulier avec un classement affiné pour vous faciliter la tâche. Pour en savoir plus, consultez l'article sur les Factures.

Ajouter une Entreprise

Cliquez sur le bouton Ajouter une Entreprise. N'hésitez pas à remplir au complet la fiche d'informations, notamment les informations de facturation.

Vous pouvez ajouter ici toutes les Entreprises, qu'elles soient vos clients ou vos sous-traitants.

Complétez les informations de votre Entreprise :

En cas d'erreur, vous pouvez cliquer sur le bouton Convertir cette Entreprise en Particulier, qui est également présent en bas de la fiche Résumé d'une Entreprise déjà créée : article dédié.

Vous avez la possibilité de mettre un commentaire en rappel qui apparaitra lors :

- de la création d'une Opportunité

- de la programmation d'une INTRA

- d'une inscription d'un Participant en INTER

- de la réception d'une demande de pré-inscription pour ce client sur le Catalogue Public (ce rappel s'affiche lors du rattachement de l'Entreprise notée dans l'inscription à une Entreprise de votre CRM)

Notez que toute Entreprise qui a des Formateurs rattachés ou qui est destinataire d'un Financement en sous-traitance, est maintenant automatiquement classée en tant que Fournisseur/Sous-traitant :

Retrouvez facilement toutes les Entreprises dans ce cas via ce nouveau menu :

Entreprises parentes 

Vous pouvez relier les Entreprises entre elles grâce à la notion d'Entreprises Parentes (appelées également Maison mère/fille ou intra-groupe).

A noter : en rattachant un Contact à l'Entreprise Maison-mère, celui-ci sera alors proposé comme destinataire en copie des emails des Formations de l'Entreprise Maison fille.

Ajouter un Particulier

Lorsque vous êtes dans l'onglet Entreprises, cliquez sur le bouton Ajouter un Particulier afin d'entrer les données. Notez bien qu'un Particulier est un individu qui est à la fois un Contact, une Entreprise et un Participant. En créant un Particulier, vous créez simultanément ces 3 fiches dans Dendreo.

Configuration générale : Entreprise et Particulier

Depuis la Configuration générale vous pourrez définir par défaut certains éléments pour la création de nouvelles fiches Entreprise et Particulier. Notamment les modes de Financement par défaut et les statuts BPF.