Comment gérer les indisponibilités de mes Formateurs ?

Vous pouvez avoir besoin de renseigner l'indisponibilité ponctuelle ou récurrente de l'un de vos Formateurs dans l'Agenda, tels que des congés, RTT ou arrêts maladie, afin de planifier vos Actions de Formation en prenant en compte ces absences. Plusieurs solutions s'offrent à vous :

1. Le Centre renseigne l'indisponibilité à la place du Formateur

Vous pouvez créer des Événements libres (et donc indépendants des Actions de Formation) dans l'Agenda de votre Formateur depuis sa fiche CRM.

Créez un Événement dans son Agenda en cliquant sur le jour et l'horaire concerné. Une fenêtre s'ouvre, vous permettant de configurer l'Événement créé.

Complétez toutes les informations liées à votre Événement, notamment :

• Le Titre : il vous permet de renseigner l'intitulé de l'Événement qui sera alors visible sur l'Agenda du Formateur ;
• Les Personnes concernées : le Formateur concerné par l'Événement est automatiquement associé à l'Événement ;

• Le Type d'Événement : ces Types sont à paramétrer dans la configuration de l'Agenda. Les Types Indisponibilité formateur et Centre fermé ne peuvent pas être supprimés et sont forcément dans la liste des Types d'Événement. Dans le cas d'un Événement de type Indisponibilité formateur, sélectionnez ensuite le type d'indisponibilité.

Vous pouvez donc créer des Indisponibilités formateur avec une Récurrence hebdomadaire afin de définir l'emploi du temps de votre Formateur en prenant en compte les heures et jours où il ne sera pas disponible.

2. Le Formateur renseigne son indisponibilité lui-même

Sur son Extranet personnel, le Formateur peut consulter son Agenda en temps réel et renseigner ses indisponibilités de manière autonome.

Depuis l'onglet Agenda de son Extranet, il peut créer un Événement dans son Agenda en cliquant sur le jour et l'horaire concerné. Une fenêtre s'ouvre, lui permettant de configurer l'Événement créé.