Importer des Participants

Avec Dendreo, vous avez la possibilité d'importer en autonomie les informations de Participants pour éditer des fiches existantes ou ajouter de nouvelles fiches dans votre CRM. Vous pouvez copier-coller vos données en provenance d'un fichier Excel ou bien directement taper les informations manuellement.

  • Vous avez reçu une liste contenant potentiellement des Participants déjà existants dans votre CRM et d'autres à créer. Copiez-les dans le tableau : si un Participant avec les mêmes nom, prénom et email existe déjà dans l'Entreprise indiquée, sa fiche sera mise à jour avec uniquement les nouvelles informations présentes dans cet import. Si vous souhaitez mettre à jour les informations déjà présentes sur la fiche CRM existante, cochez Écraser les informations existantes.
  • Vous avez vous-même exporté la liste de vos Participants pour effectuer une mise à jour en masse et disposez donc du champ ID Dendreo. Dans ce cas, ce sera forcément la fiche ayant cet ID qui sera mise à jour. Par défaut, seules les nouvelles informations fournies seront ajoutées à la fiche existante. Si vous souhaitez mettre à jour les informations déjà présentes sur la fiche CRM existante, cochez Écraser les informations existantes.

Accéder à l'interface de l'import

Depuis la liste des Participants de votre CRM, cliquez sur Import de Participants.

Vous retrouvez la même interface depuis une Action de Formation INTRA, dans le menu Participants > Imports. Avec cette méthode, Dendreo enregistre automatiquement les Participants dans votre CRM en les rattachant à l'Entreprise de l'INTRA concernée ET inscrit les Participants à l'Action de Formation.

Remplissez le tableau d'import avec les informations des différents Participants ou bien copiez-collez ces informations précédemment entrées dans la matrice de saisie Excel.

Cliquez sur le bouton Importer pour effectuer l'import.

Si vous cochez l'option Remplacer les Participants non identifiés, Dendreo remplacera alors tout Participant anonyme déjà inscrit à cette ADF par un Participant identifié lors de l'import.

Si vous cochez Écraser les informations existantes, cela écrase et met à jour les données déjà existantes dans votre base. Sinon, cela renseigne les champs vides et conserve ceux déjà renseignés.

À noter : si vous souhaitez copier/coller des informations depuis un fichier existant, veillez à utiliser le raccourci clavier : Ctrl + Maj + V ou Cmd + Maj + V sur Mac.

Vérifications et contraintes à respecter

Dendreo opère certaines vérifications lors de l'import, mais vérifiez bien vos données avant d'importer, certaines colonnes du tableau imposant de respecter une certaine nomenclature des données :

  • Si le champ ID Dendreo Participant est renseigné, il désigne la fiche à mettre à jour, aucun contrôle ne sera fait sur les nom et prénom.
  • Le champ Nom est obligatoire si le champ ID Dendreo Participant n'est pas renseigné.
  • Le champ Prénom est obligatoire si l'ID Participant est renseigné.
  • Le champ Civilité doit avoir pour valeur "M.", "Mme", "Dr", "Pr", "Me".
  • Le champ Email doit être valide.
  • Le champ Newsletter doit avoir pour valeur "0" ou "1".
  • Le champ Langue principale doit avoir pour valeur "Français", "Anglais", "Allemand", "Néerlandais", "Arabe", "Chinois", "Coréen", "Créole haïtien", "Danois", "Espagnol", "Finnois", "Hongrois", "Italien", "Japonais", "Norvégien", "Polonais", "Portugais", "Russe", "Suédois", "Tamoul", "Turc", "Wolof", "Langue des signes française", "fr", "en", "de", "nl", "ar", "zh", "ko", "ht", "da", "es", "fi", "hu", "it", "ja", "no", "pl", "pt", "ru", "sv", "ta", "tr", "wo", "fsl".
  • Le champ Langues secondaires doit avoir pour valeur (séparées par des points-virgules) "Français", "Anglais", "Allemand", "Néerlandais", "Arabe", "Chinois", "Coréen", "Créole haïtien", "Danois", "Espagnol", "Finnois", "Hongrois", "Italien", "Japonais", "Norvégien", "Polonais", "Portugais", "Russe", "Suédois", "Tamoul", "Turc", "Wolof", "Langue des signes française", "fr", "en", "de", "nl", "ar", "zh", "ko", "ht", "da", "es", "fi", "hu", "it", "ja", "no", "pl", "pt", "ru", "sv", "ta", "tr", "wo", "fsl".
  • Le champ Statut BPF doit avoir pour valeur "salarié", "agent public", "travailleur non salarié", "personne en recherche d'emploi", "bénévole", "apprenti", "autre (BPF)", "hors BPF", "salarie", "agent_public", "non_salarie", "recherche_emploi", "benevole", "apprenti", "autre", "hors_bpf".
  • Le champ Diplôme le plus élevé obtenu doit avoir pour valeur "Non renseigné", "Diplôme national du Brevet" ou "Sans diplôme", "Certificat de Qualification Professionnelle", "CAP" ou "BEP", ou "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau équivalent", "Baccalauréat (général, technologique ou professionnel)", ou "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau équivalent", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+2 (DUT, BTS, DEUG)", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+3 (Licence)" ou "Bac+4 (Maîtrise, Master 1)", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+5 (Master, DEA, DESS, diplôme d'ingénieur)", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+8 (Doctorat)", "sans", "cqp", "cap-bep", "bac", "bac+2", "bac+3", "bac+5", "bac+8".
  • Le champ Date de naissance doit avoir la forme jj/mm/aaaa ou aaaa-mm-jj et contenir une date valide.
  • Le champ Mode d'exercice dominant doit avoir pour valeur "Salarié", "Libéral", "Mixte", "Service de santé des armées", "Salarié d'un centre de santé conventionné", "salarie", "liberal", "mixte", "armee", "centre_conv".
  • Le champ Responsable hiérarchique (Type) doit avoir pour valeur "contact" ou "participant".
  • Le champ Responsable hiérarchique (ID) doit être l'ID Dendreo du Contact ou Participant.
  • Le champ Groupe doit avoir pour valeur "Groupe A", "Groupe B" ou "Groupe C".

Si la fiche Participant de votre compte Dendreo est personnalisée avec des champs additionnels, le tableau d'import intégrera une colonne pour chacun de ces champs.

À noter : Dendreo opère certaines vérifications pour détecter automatiquement les doublons de Participants déjà présents dans votre base de données. Ces doublons ne sont pas importés. Si Dendreo détecte des Participants déjà présents dans votre base de donnée (doublons), leurs informations additionnelles sont mises à jour, mais toute information déjà présente n'est pas écrasée.

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