Importer des Particuliers

Avec Dendreo, vous avez la possibilité d'importer en autonomie les informations de Particuliers pour éditer des fiches existantes ou ajouter de nouvelles fiches dans votre CRM. Vous pouvez copier-coller vos données en provenance d'un fichier Excel ou bien directement taper les informations manuellement.

La fonctionnalité d'import peut servir dans différents cas :

  • Vous avez reçu une liste contenant potentiellement des Particuliers déjà existants dans votre CRM et d'autres à créer. Copiez-les dans le tableau : si un Particulier avec les mêmes nom, prénom et Email ou un N° SIRET identique existe déjà, sa fiche sera mise à jour uniquement avec les nouvelles informations présentes dans cet import. Si vous souhaitez mettre à jour les informations déjà présentes sur la fiche CRM existante, cochez Écraser les informations existantes.
  • Vous avez vous-même exporté la liste de vos Particuliers pour effectuer une mise à jour en masse et disposez donc d'un des champs ID Entreprise, ID Contact ou ID Participant. Dans ce cas, ce sera forcément la fiche ayant cet ID qui sera mise à jour. Par défaut, seules les nouvelles informations fournies seront ajoutées à la fiche existante. Si vous souhaitez mettre à jour les informations déjà présentes sur la fiche CRM existante, cochez Écraser les informations existantes.

À noter : un Particulier est une personne qui est à la fois Contact, Entreprise et Participant. En créant un Particulier, vous créez simultanément ces 3 fiches reliées entre elles dans Dendreo.

Accéder à l'interface de l'import

Depuis la liste des Entreprises, Particuliers ou Participants de votre CRM, cliquez sur Import de Particuliers.

Depuis CRM > Participants

Remplissez le tableau d'import avec les informations des différents Particuliers ou bien copiez-collez ces informations précédemment entrées dans la matrice de saisie Excel.

Cliquez sur le bouton Importer pour effectuer l'import.

Si vous cochez Écraser les informations existantes, cela écrase et met à jour les données déjà existantes dans votre base. Si vous ne le cochez pas, cela renseigne les champs vides et conserve les champs déjà renseignés.

À noter : si vous souhaitez copier/coller des informations depuis un fichier existant, veillez à utiliser le raccourci clavier : Ctrl + Maj + V ou Cmd + Maj + V sur Mac.

Vérifications et contraintes à respecter

Dendreo opère certaines vérifications lors de l'import, mais vérifiez bien vos données avant d'importer, certaines colonnes du tableau imposant de respecter une certaine nomenclature des données :

  • Le champ ID Centre de Formation est facultatif : si vous ne le saisissez pas, le Particulier sera accessible pour l'ensemble de vos Centres.
  • Vous pouvez rendre le Particulier visible dans un ou plusieurs Centres en séparant les ID par une virgule.
  • Si fourni, le champ ID Entreprise doit correspondre à une Entreprise particulier existante.
  • Si fourni, le champ ID Contact doit correspondre à un Contact particulier existant.
  • Si fourni, le champ ID Participant doit correspondre à un Participant particulier existant.
  • Le champ Civilité doit avoir pour valeur "M.", "Mme", "Dr", "Pr", "Me".
  • Le champ Nom est obligatoire si l'ID Entreprise, ID Contact ou ID Participant est renseigné.
  • Le champ Prénom est obligatoire si l'ID Entreprise, ID Contact ou ID Participant est renseigné.
  • Le champ Email doit être valide.
  • Le champ Newsletter doit avoir pour valeur "0" ou "1".
  • Le champ Langue principale doit avoir pour valeur "Français", "Anglais", "Allemand", "Néerlandais", "Arabe", "Chinois", "Coréen", "Créole haïtien", "Danois", "Espagnol", "Finnois", "Hongrois", "Italien", "Japonais", "Norvégien", "Polonais", "Portugais", "Russe", "Suédois", "Tamoul", "Turc", "Wolof", "Langue des signes française", "fr", "en", "de", "nl", "ar", "zh", "ko", "ht", "da", "es", "fi", "hu", "it", "ja", "no", "pl", "pt", "ru", "sv", "ta", "tr", "wo", "fsl".
  • Le champ Langues secondaires doit avoir pour valeur (séparées par des points-virgules) "Français", "Anglais", "Allemand", "Néerlandais", "Arabe", "Chinois", "Coréen", "Créole haïtien", "Danois", "Espagnol", "Finnois", "Hongrois", "Italien", "Japonais", "Norvégien", "Polonais", "Portugais", "Russe", "Suédois", "Tamoul", "Turc", "Wolof", "Langue des signes française", "fr", "en", "de", "nl", "ar", "zh", "ko", "ht", "da", "es", "fi", "hu", "it", "ja", "no", "pl", "pt", "ru", "sv", "ta", "tr", "wo", "fsl".
  • Le champ Statut BPF doit avoir pour valeur "Non renseigné", "Indépendant", "Libéral", "Salarié" (CPF autonome ou auto-financement), "Personne en recherche d'emploi", "Apprenti", "Hors BPF", "-", "independant", "cpf_autonome", "recherche_emploi", "apprenti", "hors_bpf".
  • Le champ Diplôme le plus élevé obtenu doit avoir pour valeur "Non renseigné", "Diplôme national du Brevet" ou "Sans diplôme", "Certificat de Qualification Professionnelle", "CAP" ou "BEP", ou "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau équivalent", "Baccalauréat (général, technologique ou professionnel)", ou "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau équivalent", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+2 (DUT, BTS, DEUG)", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+3 (Licence)" ou "Bac+4 (Maîtrise, Master 1)", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+5 (Master, DEA, DESS, diplôme d'ingénieur)", "Diplôme ou titre à finalité professionnelle de niveau Bac+8 (Doctorat)", "sans", "cqp", "cap-bep", "bac", "bac+2", "bac+3", "bac+5", "bac+8".
  • Le champ Date de naissance doit avoir la forme jj/mm/aaaa ou aaaa-mm-jj et contenir une date valide.
  • Le champ Mode d'exercice dominant doit avoir pour valeur "Salarié", "Libéral", "Mixte", "Service de santé des armées", "Salarié d'un centre de santé conventionné", "salarie", "liberal", "mixte", "armee", "centre_conv".
  • Le champ Client doit être de type 0/1, oui/non, etc.
  • Un seul champ est nécessaire pour définir un pays : soit le champ Code, soit le champ Libellé. Si les deux sont fournis, seul le champ Code sera utilisé. Les champs Code Pays et Code Pays pour Facturation doivent être des codes ISO-3166 valides. Les champs Libellé Pays et Libellé Pays pour Facturation doivent correspondre à des noms de pays répertoriés dans la norme ISO-3166.
  • Le champ Importance du client doit avoir pour valeur "très faible", "faible", "moyenne", "forte", "maximale".
  • Le champ Mode de financement par défaut doit avoir pour valeur "entreprise", "OPCO", "CDC", "pouvoirs publics", "pouvoirs publics (client direct)", "sous-traitance", "opca", "public", "public_client", "sous_traitance".
  • Les champs pour les taux de TVA doivent avoir pour valeur "0", "2.1", "2.5", "3", "3.7", "4", "5", "5.5", "6", "7.7", "8.1", "8.5", "10", "11", "13", "16", "17", "20", "21", "23".
  • Le champ Délais de paiement doit avoir pour valeur "à réception", "10 jours", "15 jours", "30 jours", "30 jours fin de mois", "30 jours fin de mois le 10", "30 jours fin de mois le 15", "40 jours", "40 jours fin de mois", "45 jours", "45 jours fin de mois", "45 jours fin de mois le 15", "50 jours", "50 jours fin de mois", "60 jours", "60 jours fin de mois", "90 jours", "Manuel", "reception", "10_j", "15_j", "30_j", "30_j_fdm", "30_j_fdm_10", "30_j_fdm_15", "40_j", "40_j_fdm", "45_j", "45_j_fdm", "45_j_fdm_15", "50_j", "50_j_fdm", "60_j", "60_j_fdm", "90_j", "manuel".

À noter : Dendreo opère certaines vérifications pour détecter automatiquement les doublons de Particuliers déjà présents dans votre base de données. Ces doublons ne sont pas importés. Si Dendreo détecte des Particuliers déjà présents dans votre base de donnée (doublons), leurs informations additionnelles sont mises à jour, mais toute information déjà présente n'est pas écrasée.

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