Importer des Contacts

Avec Dendreo, vous avez la possibilité d'importer en autonomie les informations de Contacts pour éditer des fiches existantes ou ajouter de nouvelles fiches dans votre CRM. Vous pouvez copier-coller vos données en provenance d'un fichier Excel ou bien directement taper les informations manuellement.

La fonctionnalité d'import peut servir dans différents cas :

• Vous avez reçu une liste contenant potentiellement des Contacts déjà existants dans votre CRM et d'autres à créer. Copiez-les dans le tableau : si un Contact avec les mêmes nom et prénom existe déjà dans l'Entreprise indiquée, sa fiche sera mise à jour avec uniquement les nouvelles informations présentes dans cet import. Si vous souhaitez mettre à jour les informations déjà présentes sur la fiche CRM existante, cochez Écraser les informations existantes.
• Vous avez vous-même exporté la liste de vos Contacts pour effectuer une mise à jour en masse et disposez donc du champ ID Dendreo Contact. Dans ce cas, ce sera forcément la fiche ayant cet ID qui sera mise à jour. Par défaut, seules les nouvelles informations fournies seront ajoutées à la fiche existante. Si vous souhaitez mettre à jour les informations déjà présentes sur la fiche CRM existante, cochez Écraser les informations existantes.

Accéder à l'interface de l'import

Depuis la liste des Contacts de votre CRM, cliquez sur Import.

Copiez-collez ou renseignez manuellement les données dans le tableau d'import.

Cliquez sur le bouton Importer pour effectuer l'import.

Si vous cochez Écraser les informations existantes, les données déjà existantes dans votre base sont écrasées et mises à jour. Sinon, cela renseigne les champs vides et conserve les champs déjà renseignés.

Mettre à jour les données

Vous pouvez mettre à jour les données relatives aux Contacts de votre CRM grâce à un import, en autonomie.

1. Si la colonne n'est pas déjà affichée dans votre tableau, cliquez sur Colonnes > ID Dendreo.

La colonne ID Dendreo s'affiche alors dans le tableau.

2. Exportez les données de vos Contacts.

3. Ouvrez le fichier obtenu dans Excel et ajoutez les nouvelles informations à importer et mettre à jour.
4. Sur la page d'import de Contacts, copiez-collez uniquement les nouvelles données à importer dans les colonnes correspondantes, puis ajoutez l'ID Dendreo de chaque Contact dans la colonne Mise à jour.

5. Cliquez sur le bouton Importer pour mettre à jour les données.

Vérifications et contraintes à respecter

Dendreo opère certaines vérifications lors de l'import, mais vérifiez bien vos données avant d'importer, certaines colonnes du tableau imposant de respecter une certaine nomenclature des données :

• En cas d'ajout, au moins 1 des champs ID Dendreo Entreprise, Numéro, SIRET, Raison Sociale ou ID Externe doit être renseigné pour identifier l'Entreprise ;
• Si le champ ID Dendreo Contact est renseigné, il désigne la fiche à mettre à jour et aucun contrôle ne sera fait sur les nom et prénom ;
• Le champ Civilité doit avoir l'une des valeurs suivantes : M., Mme, Dr, Pr, Me ;
• Le champ Prénom est obligatoire si l'ID Dendreo du Contact n'est pas renseigné ;
• Le champ Nom est obligatoire si l'ID Dendreo du Contact n'est pas renseigné ;
• Le champ Email doit être valide ;
• Le champ Abonné à la Newsletter doit contenir l'une des valeurs suivantes : 0, 1 ;
• Le champ Langue principale doit être un code ISO-639-1 valide, ou son libellé ;
• Le champ Langues secondaires doit être un ou des codes ISO-639-1 valides, ou leurs libellés (valeurs séparées par des points-virgules) ;
• Le champ Rôle doit contenir une ou plusieurs des valeurs suivantes : principal, secondaire, facturation.