Générer automatiquement des comptes rendus de Formation avec Dendreo Live
Dans cet article, découvrez comment générer des transcriptions au format texte de l'intégralité des échanges oraux qui ont eu lieu pendant un Créneau de Formation dispensé sur Dendreo Live, ainsi que des comptes rendus automatisés qui alimentent le suivi pédagogique de vos Actions de Formation. Cette fonctionnalité vous permet de faire gagner un temps précieux à vos Formateurs et vous garantit un suivi rigoureux de vos session de Formations 🙌
Avant-propos
La bonne prise en main de Dendreo Live Pro implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :
- Dendreo Live, notre outil de classe virtuelle depuis lequel vous pouvez enregistrer chaque Créneau de Formation. Chaque enregistrement est disponible sous forme de Replays vidéos, à partir desquels les transcriptions et les résumés sont générés ;
- Le suivi pédagogique qui permet aux Formateurs et membres de votre équipe de saisir les comptes rendus de chaque Créneau de Formation. Les résumés générés par Dendreo Live Pro alimentent automatiquement ces suivis pédagogiques ;
- L’Extranet Formateur, depuis lequel votre équipe pédagogique peut consulter la transcription et le compte rendu de leurs Replays, et alimenter le suivi pédagogique ;
- Les Extranets Participant et Entreprise depuis lesquels les Participants et Contacts peuvent consulter le suivi pédagogique de leurs Créneaux de Formation ;
- Les Emails et les tags afin de créer des Modèles d’Emails et de Documents en reprenant les comptes rendus générés automatiquement par Dendreo Live Pro ;
- Les Catégories de Modules qui vous permettent d'organiser les Modules de votre Catalogue de Formation et pour lesquelles vous pouvez configurer des résumés automatiques adaptés au contenu pédagogique.
Fonctionnement général
Pour toutes les classes virtuelles animées sur Dendreo Live, un enregistrement de la session peut être déclenché manuellement ou automatiquement.
Une fois l'enregistrement terminé, une transcription des discussions est générée : tout ce qui a été dit oralement pendant la Formation est alors automatiquement retranscrit au format texte. En complément du Replay disponible au format vidéo, les échanges qui ont eu lieu pendant la Formation peuvent aussi être consultés en version texte. L'IA tente de reconnaître chaque intervenant et détecte les différentes voix afin d'attribuer les dialogues aux bonnes personnes.
À partir de cette transcription au format texte, des comptes rendus ou résumés sont ensuite générés grâce à des prompts entièrement personnalisables. Différentes options configurables vous permettent de créer des prompts par Catégorie de Module et de choisir si vous souhaitez que les résumés soient automatiquement intégrés dans le suivi pédagogique du Créneau.
En se connectant à son Extranet, pour chaque Créneau qu'il a dispensé, un Formateur peut visionner en autonomie les Replays et compléter le suivi pédagogique s'il le souhaite. De leur côté, les Participants et les Contacts peuvent également visionner le Replay, la transcription et le suivi pédagogique depuis leur Extranet.
Enfin, différents tags associés à ces résumés et aux suivis pédagogiques vous permettent de générer des documents administratifs ou d'envoyer des Emails reprenant les contenus générés.
Configurer les résumés automatiques de la transcription
Rendez-vous sur l'interface de configuration de Dendreo Live pour personnaliser les prompts qui permettront à Dendreo Live de générer les résumés souhaités en fonction de votre Catalogue de Formation.
À noter : pour assurer le bon fonctionnement de Dendreo Live Pro, plusieurs options de configuration liées à Dendreo Live et au suivi pédagogique nécessitent votre attention. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre documentation Configurer Dendreo Live.
Lors de l'ajout d'un nouveau prompt ou depuis le tableau de gestion ci-dessus, vous pouvez choisir de déverser automatiquement les résumés de la transcription dans le suivi pédagogique des Participants en cochant l'option dédiée.
Vous pouvez sélectionner la Catégorie des Modules concernée par le résumé attendu : celui-ci sera généré selon le Module lié au Créneau dans vos Actions de Formation. Cela permet à l'IA de générer des résumés pertinents, dont le prompt a été travaillé pour être adapté à vos contenus pédagogiques.
Vous pouvez également choisir de rendre un prompt actif ou non : les résumés inactifs ne seront pas pris en compte par l'IA. Si vous activez un prompt, il ne sera actif et ne pourra s'appliquer que pour les futurs Replays.
Attention : les résumés seront de meilleure qualité si le nombre de résumés déclenchés par Catégorie est limité, idéalement 5 maximum par Catégorie. La qualité dépendra également de la précision des directives dans vos prompts.
À noter : dans le cas d'un compte multi-centres, il peut être intéressant de créer des résumés spécifiques par sous-centre. Depuis un sous-centre, dans la configuration de Dendreo Live, cliquez sur Personnaliser les résumés automatiques pour ce sous-centre : cela duplique les résumés et prompts de la vue globale sur votre sous-centre. Vous pouvez ainsi les personnaliser, les supprimer (cela n'impacte pas les résumés de la vue globale !) ou en créer de nouveaux adaptés à votre sous-centre.
Consulter la transcription d'un Replay
Depuis la page Résumé de l’ADF, dans l’encadré Replay, cliquez sur l’icône d’œil pour accéder à la rediffusion d’une Formation animée sur Dendreo Live qui a été enregistrée. Selon la durée du Replay, la génération de la transcription peut prendre plusieurs minutes après l'arrêt de l'enregistrement par le Formateur.
Depuis l’onglet Transcript sur l’interface du Replay, vous retrouvez des bulles pour chaque intervention.
La transcription du Replay défile en temps réel avec une bulle blanche indiquant la position actuelle dans la vidéo, et des bulles grises correspondant aux échanges précédents et suivants. Cela vous permet de suivre facilement les conversations tout au long de la session, sans être perdu dans le fil de la transcription.
Attention : la détection des différents intervenants n'est pas garantie à 100 %. Si deux Participants sont connectés sur la même URL, Dendreo les identifiera comme une seule et même personne.
Consulter les comptes rendus d'un Replay
Depuis l’onglet Résumé de l’interface du Replay, un compte rendu est généré automatiquement par l'IA afin de mettre en évidence les éléments préalablement configurés dans vos différents prompts.
Chaque élément dispose de deux boutons sur sa droite :
- Un bouton Copier vous permettant de facilement copier l’élément dans le presse-papier pour le coller dans un outil externe, comme une liste de tâches ou un outil de gestion de projet.
- Un bouton Ajouter au suivi pédagogique vous permettant de déverser manuellement chaque élément dans l'onglet Suivi pédagogique du Replay. Cliquez sur Ajouter tout le contenu du Résumé au suivi pédagogique pour faire la même chose avec l'ensemble des éléments générés ici.
Compléter le suivi pédagogique de la Formation
Depuis l’onglet Suivi pédagogique, vous retrouvez le suivi pédagogique associé au Créneau de Formation.
Si les résumés ont été configurés pour alimenter automatiquement ce suivi pédagogique, celui-ci sera déjà renseigné dans le champ, mais vous pourrez tout de même le compléter selon votre besoin avec tous les outils de mise en forme disponibles (notamment les outils de l'assistant IA pour enrichir votre contenu !).
Les Formateurs staffés sur le Créneau concerné peuvent également compléter et modifier le contenu déversé automatiquement dans le suivi pédagogique depuis leur Extranet.
Intégrer le contenu généré dans un Email ou Document
Dendreo met à votre disposition différents tags à ajouter dans vos Modèles d'Emails et de Documents, vous permettant de récupérer automatiquement les contenus (comptes rendus et suivi pédagogique) générés pour vos Replays de Formation animées sur Dendreo Live. Vous pouvez notamment utiliser le tag suivant :
| Tag | Contexte dans lequel utiliser le tag | Résultat attendu |
| {creneau_suivi_pedagogique} | À utiliser dans un Document ou Email par Participant et par Créneau | Affiche le suivi pédagogique complété pour le Créneau |
Tarif et activation
L'utilisation de la fonctionnalité permettant la génération de la transcription et des résumés des Replays ainsi que l'enrichissement automatique du suivi pédagogique nécessite l'activation de l'option Dendreo Live Pro.
Après activation de l’option, la transcription et les comptes rendus se génèrent automatiquement pour tous vos futurs Replays, mais vous pouvez également les générer manuellement pour les Replays effectués dans les 15 jours précédant l'activation.
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