Présentation des Questionnaires

Sur Dendreo, les Questionnaires vous permettent d'interroger un Participant, un Contact ou un Formateur grâce à une série de questions, afin de collecter différentes données. Cela peut notamment vous aider à mesurer les connaissances, compétences ou aptitudes des répondants, vous permettre d’effectuer des sondages auprès d’eux ou d’envoyer des Questionnaires de Satisfaction à destination des Entreprises. Créez ainsi des Questionnaires adaptés à vos besoins, avec ou sans notation, directement depuis Dendreo 🙌

Avant-propos

La bonne prise en main des Questionnaires implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

• L'Extranet Participant/Entreprise depuis lequel les Participants/Contacts répondent aux Questionnaires ;
• L’Extranet Formateur depuis lequel les Formateurs peuvent créer, diffuser et répondre aux Questionnaires ;
• Les Automatismes sur les Emails, dont le fonctionnement de programmation du déclenchement est assez similaire à celui utilisé pour déclencher un Questionnaire ;
• La création des Modèles d'Emails et l'envoi des Emails, utilisés pour demander aux Participants, Formateurs et Contacts de répondre aux Questionnaires, notamment à l'aide d'un lien d'autologin présent dans l'Email.

Fonctionnement général

La fonctionnalité des Questionnaires vous permet de créer votre bibliothèque de Modèles de Questionnaires à diffuser ensuite à vos Participants, Formateurs ou Contacts d’Entreprise, directement depuis votre compte Dendreo ou depuis l'Extranet d'un Formateur.

Pour chaque Questionnaire, définissez les Modules ou Catégories liés, les personnes concernées, les droits d’utilisation, puis créez chaque question composant le Questionnaire. Vous pouvez activer la notation sur un Questionnaire : dans ce cas, nous parlerons alors de Quiz d’évaluation.

Une fois vos Modèles de Questionnaires créés, déclenchez l’envoi d'un Questionnaire à partir d'une fiche CRM ou d’une ADF selon la cible définie. Le déclenchement peut être immédiat ou ultérieur, avec ou sans email de notification (que vous pouvez prévisualiser avant envoi). Un lien d'autologin est présent dans l'Email : celui-ci permet au destinataire d'accéder au Questionnaire sur son Extranet, sans avoir besoin de se connecter.

Une fois un Questionnaire diffusé aux destinataires et complétés par ces derniers, vous pouvez consulter et analyser les résultats au Questionnaire de manière globale ou par Participant/Formateur/Contact.

Fonctionnalités principales

• Plusieurs cibles : créez des Questionnaires à destination de vos Participants, de vos Formateurs et des Contacts de vos Entreprises (si vous avez activé les Extranets Entreprises) ;
• Plusieurs contextes d'utilisation : créez des Questionnaires à compléter en lien avec une Formation programmée sur votre compte Dendreo, ou en dehors du contexte d'une Action de Formation directement depuis la fiche CRM du destinataire ;
• La personnalisation des contenus : créez des Questionnaires avec plusieurs formats de question (à choix multiples, question unique, ou question ouverte), ajoutez des pages d'informations avec explications, intégrez des médias (images, vidéos, sons, etc.) ;
• L'intégration de notre assistant IA : générez automatiquement des questions et des réponses pour créer rapidement des Questionnaires pertinents et adaptés à vos contenus pédagogiques ;
• Une bibliothèque de Questionnaires libres : créez votre propre bibliothèque de Questionnaires, personnalisés et adaptés à votre activité, directement depuis votre compte Dendreo ;
• Des options de partage des Modèles de Questionnaire : un Modèle de Questionnaire peut être visible et utilisable par sous-centres et par plusieurs Formateurs de votre équipe pédagogique ;
• Une fonctionnalité collaborative : vous pouvez autoriser les Formateurs de votre équipe pédagogique à créer en autonomie des Questionnaires et à les partager avec d'autres Formateurs de votre équipe ;
• Plusieurs modes de déclenchement d'un Questionnaire : utilisez les options de programmation pour déclencher automatiquement un Questionnaire au moment voulu ou optez pour un déclenchement manuel par les administrateurs de votre compte et/ou par les Formateurs d'une ADF depuis leur Extranet ;
• Une interface de suivi et d'analyse des résultats : consultez les réponses et résultats des Questionnaires par destinataire, ou bien de manière globale au niveau d'une ADF. Pour les Questionnaires générés dans le contexte d'une ADF, l'interface est aussi disponible par les Formateurs depuis leur Extranet ;
• Un export dédié : exportez au format Excel les réponses de tous les Questionnaires de votre compte ;
• Une compatibilité avec tous les supports numériques (smartphone, tablette, ordinateur) : les répondants peuvent compléter leur Questionnaire ou Quiz depuis l'appareil de leur choix.

Exemples de cas d'usages

L'option des Questionnaires peut être une solution à différentes situations : vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des cas d'usages pour lesquels l'utilisation des Questionnaires est adaptée.

Tarif et activation

La fonctionnalité des Questionnaires et Quiz est incluse et activée par défaut dans votre abonnement, mais certaines de ses options sont cependant payantes :

• La pondération des questions
• L'ordre aléatoire des questions
• L'ajout de médias (audio et vidéo) : l’ajout d’images est accessible gratuitement

Limites actuelles

• Vous ne pouvez pas importer un Questionnaire (déjà créé dans un outil externe) dans Dendreo.
• Pour le moment, il n'y a pas de lien entre les Questionnaires et les Évaluations (permettant le suivi de l'acquisition des Compétences et la validation des Modules) : les résultats des Questionnaires ne se déversent pas dans les Évaluations effectuées dans le cadre d'une Action de Formation.
• Vous ne pouvez pas renvoyer l'Email de notification après le déclenchement du Questionnaire, y compris si vous ajoutez des Participants/Formateurs/Entreprises à une ADF entre temps. Cependant, selon le filtre de présence choisi, les personnes ajoutées retrouveront bien le Questionnaire sur leur Extranet.
• Le lien d'autologin présent dans les Modèles d'Email, pour permettre au destinataire d'accéder au Questionnaire sur son Extranet sans se connecter, ne fonctionne pas si un Participant n'a pas encore d'Extranet Participant et s'il n'est pas encore inscrit à une Action de Formation.
• Une fois déclenché, le Questionnaire ne peut être suspendu et sera disponible jusqu'à ce que l'ensemble de ses destinataires y ait répondu.
• Le choix des types de questions dans un Modèle de Questionnaire est limité, mais n'hésitez pas à nous faire remonter vos besoins pour que nous puissions les ajouter à la fonctionnalité !
• Les Questionnaires peuvent vous permettre d'envoyer un formulaire de Satisfaction à une Entreprise, mais le fonctionnement n'est pas le même que pour les Participants ou Formateurs : les données complétées par l'Entreprise ne seront pas intégrées aux rapports de Satisfaction.
• Si l'Action de Formation n'est pas visible sur les Extranets, le Questionnaire ne sera pas disponible non plus.