Utiliser l'Extranet Formateur

Bienvenue sur le logiciel Dendreo 👋

L'Organisme de Formation avec lequel vous collaborez vous a donné accès à l'Extranet à destination des Formateurs. Cet Extranet est une interface web vous permettant d'accéder et d'échanger certaines informations directement en ligne avec l'Organisme de Formation.

Dans cet article, découvrez comment bien utiliser l'Extranet, notamment comment consulter les informations auxquelles vous avez accès, échanger des données avec l'Organisme de Formation ou Participants, ainsi que les actions que vous pouvez exécuter.

Fonctionnement général

L'accès à votre Extranet est activé et géré par l'Organisme de Formation qui vous a mandaté pour dispenser vos Formations. En cas de besoin ou d'aide concernant son utilisation, nous vous recommandons de contacter vos interlocuteurs au sein de l'Organisme de Formation.

En lisant cet article vous découvrirez comment :

1. Consulter vos prochains Créneaux de Formation sur la page d'Accueil ;
2. Consulter et gérer votre Agenda de Formation : planifier vos Créneaux en autonomie, modifier les Salles, saisir vos indisponibilités et connecter votre Agenda Dendreo à votre agenda personnel ;
3. Consulter le détail de vos Formations (Participants, Salles, etc.) et vos heures d'intervention ;
4. Consulter le Catalogue Public de l'Organisme de Formation ;
5. Saisir vos Notes de frais (à valider ensuite par l'Organisme) ;
6. Récupérer et mettre à disposition des documents à destination de l’Organisme, des autres Formateurs ou des Participants dans l'Espace de stockage, et signer électroniquement des documents ;
7. Créer des tickets de Suivi Qualité ;
8. Accéder à vos informations de connexion ;
9. Accéder à votre profil pour y compléter vos informations personnelles (email, téléphone, etc.) ;
10. Changer la langue de votre Extranet ;
11. Suivre les émargements électroniques des Participants et certifier électroniquement ceux-ci ;
12. Consulter vos heures de Formations non-planifiées (si Formation à planification progressive) ;
13. Consulter rapidement vos prochains Créneaux de Formation ;
14. Consulter rapidement vos prochaines Formations ;
15. Consulter rapidement vos Formations en cours et terminées ;
16. Accéder à la Satisfaction de l’Action de Formation ;
17. Compléter le Suivi Pédagogique d'une Action de Formation, retranscrire l'évaluation des compétences acquises par les Participants, renseigner la validation des Modules qui composent une Action de Formation et accéder à l'autopositionnement des Participants.

Se connecter à son Extranet

Lors de l'activation de votre Extranet par l'Organisme de Formation, vous recevrez un Email vous permettant de créer votre compte utilisateur et de vous connecter à votre Extranet.

Après avoir pris connaissance de l'Email d'invitation, cliquez sur Accepter l'invitation et relier mon compte Dendreo existant pour valider l'adresse mail qui devient désormais votre login de connexion.

Une fois l'invitation acceptée, vous pourrez vous reconnecter à tout moment sur votre Extranet en utilisant l'URL fournie. Nous vous conseillons donc de la noter ou de l'enregistrer dans les favoris de votre navigateur.

Renseigner ses informations personnelles

Depuis votre Extranet, rendez-vous dans l'onglet Mes informations pour modifier en autonomie certains champs vous concernant, afin de faciliter la communication entre vous et l'Organisme.

Gérer ses Formations

L'onglet Formations, vous permet d'accéder à l'ensemble de vos Formations passées et futures.

Cliquez sur une Formation dans le tableau pour accéder à ses informations.

^Résumé

Depuis cet onglet, vous retrouvez les informations principales de la Formation, à savoir : 

• La liste des tâches que l'Organisme vous demande de réaliser au cours de votre intervention ;
• Les Modules qui composent la Formation ainsi que le nombre d'heures d'intervention.

^Parcours

Depuis cet onglet, vous pouvez consulter le déroulé complet de la Formation avec le détail des Modules et des Créneaux que suivent les Participants. Dendreo affiche tous les Créneaux qui composent la Formation et vous précise ceux sur lesquels vous intervenez ou non.

Dans le cadre d'une Formation en cours de planification (mode progressif) et à la demande de l'Organisme de Formation, vous pouvez être amené à programmer ou modifier en autonomie vos Créneaux de Formations. Pour cela, depuis cet onglet, cliquez sur Planifier un Créneau.

Vous pouvez également modifier la date, les heures et le lieu d'un Créneau déjà programmé.

Dans le cas de Créneaux en distanciel, cliquez sur Rejoindre la classe virtuelle pour accéder à celle-ci.

^Formateurs

Depuis cette page, vous retrouvez la liste complète des Formateurs staffés pour dispenser la Formation.

^Salles

Depuis cette page, vous retrouvez l'ensemble des informations liées aux lieux de la Formation.

^Participants

Depuis cette page, consultez la liste des Participants inscrits par l'Organisme à la Formation concernée.

Dans le cas où des Participants non identifiés sont inscrits à votre Action de Formation (c'est à dire que la seule information les concernant est l'Entreprise à laquelle ils sont affiliés), vous pouvez renseigner les informations manquantes et ainsi remplacer un Participant non identifié.

Pour cela, en bas de page, complétez les lignes du tableau d'import avant de cliquer sur Importer.

Gérer son Agenda

L'onglet Agenda vous permet de consulter en autonomie les Formations contractualisées avec l'Organisme de Formation. La consultation de ces Formations peut se faire avec une vue Calendrier ou bien en Liste.

Cliquez sur l'une des Formations pour accéder aux détails de celle-ci.

^{Marquer ses indisponibilités}

Si vous êtes indisponibles à une date spécifique, vous devez en informer l'Organisme. Pour cela, depuis la vue Calendrier, renseignez vos indisponibilités en précisant un motif et en définissant une récurrence.

Vos indisponibilités personnelles sont affichées en orange.

Pour définir des périodes d'indisponibilités (récurrentes ou non), sélectionnez un ou plusieurs créneaux (en mode Semaine ou Jour) ou un jour entier (en mode Mois) avec votre souris (vous pouvez glisser votre souris sur plusieurs Créneaux). Vous pouvez aussi supprimer une indisponibilité existante en cliquant dessus.

^{S'abonner à l'Agenda Dendreo}

Cette fonction vous permet de lire le calendrier de vos Formations directement dans votre logiciel de calendrier préféré (Google, Outlook, Apple et autres), sans avoir besoin de vous connecter à votre Extranet Dendreo pour consulter votre calendrier.

C'est donc une fonction qui permet la recopie de vos interventions pour l'Organisme de Formation dans votre gestionnaire de calendrier personnel. En revanche, cela ne recopie pas vos évènements « privés » dans votre calendrier extranet Dendreo. En cliquant sur S'abonner à cet agenda, Dendreo vous fournira un lien que vous pourrez utiliser, en le copiant/collant, selon les instructions de votre logiciel de lecture de calendrier. 

L'idée est de s'abonner à l'URL fournie par Dendreo, et non pas de visiter cette URL, télécharger le calendrier qui s'y trouve, et l'installer dans votre logiciel de gestion d'agenda (sinon vous ne feriez que copier/coller l'agenda à une date T et il ne se mettra pas à jour).

• Pour Google Calendar, allez dans Paramètres > Ajouter un Agenda > À partir de l'URL et copiez le lien fourni par Dendreo précédemment.
• Pour Outlook, rendez-vous sur cette page d'aide, ou cette page d'aide pour les versions installées.
• Pour l'application Calendrier d'un iPhone, rendez-vous sur le support d'Apple.
• Pour l'application Calendrier sur un Mac, rendez-vous sur guide de utilisateur de Calendrier d'Apple.
• Pour Mozilla Thunderbird, rendez-vous dans Agenda > Nouvel agenda sur le réseau, copiez l'URL fournie par Dendreo dans Adresse puis recherchez et validez l'abonnement.

Utiliser l'Espace de stockage

L'Espace de stockage est une interface dédiée au partage de fichiers. Il vous permet de récupérer et/ou de mettre à disposition des documents destinés à vous-même, à l’Organisme de Formation, aux Formateurs dispensant des Formations avec vous, ainsi qu'à vos Participants (supports pédagogiques notamment).

Depuis votre Extranet, vous disposez de plusieurs espaces pour vos documents partagés.

^{Documents partagés par Formation}

Depuis une Action de Formation spécifique, dans l'onglet Docs partagés, vous pouvez déposer et récupérer des fichiers relatifs à cette Formation. Vous retrouvez plusieurs dossiers :

• Public - Participants de l’ADF : ce dossier vous permet de partager des supports pédagogiques ou autre avec les Participants de cette session.
• Modules : ce dossier vous permet de déposer des documents par Module constituant les Actions de Formation. Le grand intérêt est que les documents déposés dans ce dossier sont disponibles dans toutes les ADF composées de ce Module. Comme pour les ADF, le partage par Module se décompose en un dossier partagé entre tous les Formateurs qui interviennent dans des ADF utilisant ce Module, et un dossier partagé entre tous les Participants inscrits à ce Module dans le cadre d'ADF.
• Privé (Vous et le centre) : ce dossier vous permet de partager des fichiers avec l’Organisme de Formation sur l’Action de Formation en question.

^{Documents partagés globaux}

Depuis l'onglet Documents > Documents partagés de votre Extranet, vous pouvez partager des fichiers entre vous et l'Organisme, et consulter des fichiers partagés par ce dernier et tous les Formateurs qu'il fait intervenir.

Utiliser et suivre les Émargements

À la demande de l'Organisme, vous pouvez procéder à la signature électronique des Émargements.

Le principe est de permettre aux Participants présents à chaque Créneau de Formation de signer en ligne leur Émargement à partir de leur Extranet Participant ou bien sur une liste de Participants dématérialisée. Cela, peut être réalisé sur tout support informatique comme un smartphone, une tablette ou encore un ordinateur.

Depuis l'onglet Émargements de l'Action de Formation, vous pouvez : 

• Suivre en temps réel les signatures apposées par les Participants ;
• Identifier les Participants n'ayant pas encore signé ;
• Supprimer des signatures ;
• Retrouver les codes d'accès des Participant inscrits à la Formation (et l'URL de connexion à l'Extranet) ;
• Envoyer un Email d'invitation à l'Extranet aux Participants ;
• Certifier les Émargements en émargeant vous même ;
• Créer un prolongation de 3 heures du délai de signature en cas de retard de signature d'un Participant.

^{Émarger depuis l’Extranet Participant}

Avant chaque Formation, les Participants reçoivent leur accès par l'Organisme de Formation et peuvent émarger leur présence depuis l'encadré dédié sur leur Extranet.

^{Émarger depuis une liste de Participants dématérialisée}

Lorsque vous cliquez sur Émargement en mode liste, vous retrouvez la liste dématérialisée des Participants inscrits sur ce Créneau (dans le cas d'une journée avec plusieurs Créneaux), que vous pouvez partager aux Participants. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône de liste par Créneau (cf. capture ci-dessous).

Signer un document électroniquement

Lorsque l'Organisme vous envoie un document à signer, vous le retrouvez dans l'onglet Documents à signer.

Pour chaque document, cliquez sur Signer.

Vous arrivez sur le document à signer. Consultez attentivement le document puis cliquez sur Signer.

Sur la page Documents à signer, cliquez sur Signés pour retrouver vos documents déjà signés.

Ajouter une Note de frais

À la demande de l'Organisme de Formation, vous pouvez être amené à leur transmettre vos Notes de frais directement depuis votre Extranet, depuis l'Action de Formation concernée.

Depuis cette page vous pouvez : 

1. Ajouter une Note de frais liée à une Formation que vous dispensez, en cliquant sur Déposer une Note de frais pour cette Formation depuis une Action de Formation spécifique ;
2. Ajouter une Note de frais qui est liée à aucune Formation spécifique mais en lien avec une prestation réalisée pour l'Organisme de Formation ;
3. Éditer une Note de frais avec un statut Non soumise pour la modifier ou la compléter ;
4. Soumettre à l'Organisme de Formation une sélection de Notes de frais pour validation ;
5. Suivre l'état d'avancement de vos Notes de frais (non soumis, en attente, remboursée, etc.) ;
6. Retrouver toutes vos Notes de frais (toutes Formations confondues) engagées avec l'Organisme de Formation depuis l'onglet Notes de frais.

Effectuer le suivi pédagogique des Participants

Le suivi pédagogique permet la prise de notes directement depuis l'Extranet Formateur, dans la rubrique Parcours d'une Action de Formation. Cette prise de notes peut se faire à la granularité de l'Action de Formation dans son ensemble, par Module ou par Créneau.

Ce suivi pédagogique peut ainsi vous permettre de noter votre avancement pédagogique dans une session au fur et à mesure. Il peut aussi permettre de transmettre de l'information entre plusieurs intervenants sur une même session (Formateurs entre eux et l'Organisme de Formation).

Enfin, ce suivi peut également être partagé avec les Participants sur leur Extranet (mais cette fonctionnalité n'est activable que par un Administrateur du Centre). Ceci peut permettre de faire des petites synthèses de cours, voire de partager des travaux à réaliser pour la prochaine séance.

Consulter la Satisfaction

Les résultats des Questionnaires de Satisfaction complétés par les Participants remontent automatiquement sur votre Extranet, par Formation dispensée, dans l'onglet Satisfaction.

Cliquez sur Tous les participants ou bien sur chaque Participant un par un pour consulter leur appréciation sur l'Action de Formation, le Module, le Formateur ou encore la Salle.

Évaluer les compétences des Participants

À la demande de l'Organisme de Formation, vous pouvez être amené à retranscrire l'Évaluation des Compétences acquises par les Participants pendant la Formation et/ou à renseigner la validation des Modules qui composent une Action de Formation.

Les solutions pour évaluer un Participant sont les suivantes :

• Pour chaque Module qui compose l'Action de Formation, vous pouvez préciser si il est validé ou non, et/ou renseigner une note, et/ou saisir une appréciation libre.
• Pour chaque Compétence renseignée sur la fiche des Modules, vous pouvez : noter si elle est acquise, en cours d'acquisition, ou non acquise, et/ou renseigner une note, et/ou saisir une appréciation libre.
• Vous pouvez marquer le Module comme validé : l'ensemble des compétences seront acquises.

Consulter l'Auto-positionnement

L'ensemble des Évaluations saisies par les Participants lors du processus d'Auto-positionnement sont automatiquement stockées et agrégées par Dendreo pour vous permettre d'en prendre connaissance.

Une fois ces Auto-évaluations pré-formation réalisées par les Participants, vous retrouvez sur votre Extranet :

• Une note d'évaluation par Participant et par Compétence ;
• Affichage d'une moyenne des Auto-évaluations par Participant et pour le groupe ;
• Affichage de la note la plus basse et de la note la plus haute du groupe ;
• Affichage d'une moyenne des Auto-évaluations par Participant et pour le groupe ;
• Affichage de l'évolution du groupe et par Participant entre le début et la fin de la Formation.

Recueillir les besoins et attentes

Dès qu'un Participant est inscrit à une Action de Formation, depuis son Extranet, il peut renseigner ses attentes et exprimer librement ses besoins concernant la formation qu'il va suivre. Sur votre Extranet, vous disposez d'une interface récapitulative de l'ensemble des besoins saisis par les Participants inscrits à la Formation. Ainsi, en amont de la Formation, vous pouvez préparer et adapter le contenu pédagogique de la Formation. 

Voici les possibilités qui vous sont offertes : 

• Consulter l'ensemble des Recueils validés Participant par Participant ;
• Ajouter et/ou modifier des besoins d'un Participant ;
• Définir un statut de traitement.

Créer un ticket de Suivi qualité

La fonction de Suivi qualité vous permet de compléter des tickets de n'importe quelle nature (problème interne, plainte client, accident, panne, suggestion d'amélioration, idée, veille légale, etc.) et d'en faire le suivi. Depuis la page d'Accueil de votre Extranet, vous retrouvez le bouton de création d'un ticket de Suivi qualité.

Cliquez ensuite sur Déposer un signalement ou une suggestion.

La page de création s'ouvre. Complétez alors les champs suivants :

• Type de ticket : plainte client, proposition d'amélioration, panne, etc. ;
• Statut : à traiter, en cours ou clôturé ;
• Action de Formation concernée par le ticket ;
• Date d'ouverture du ticket ;
• Personne concernée par le signalement : Participant, Formateur, Contact ;
• Description du ticket ;
• Description de l'action menée ;
• Possibilité d'insérer des médias.

Une fois un ticket créé, vous pouvez en faire le suivi depuis l'icône de Suivi qualité.

Gérer mes Frais pédagogiques

Depuis l'onglet Factures de votre Extranet, vous pouvez déposer et soumettre en autonomie vos Factures de Frais pédagogiques, que vous devez générer au préalable avec votre outil de facturation habituel.

Depuis l'espace dédié Prestations à facturer, vous accédez à l'interface vous permettant de retrouver l'ensemble des Créneaux passés et futurs sur lesquels vous avez été staffé. Ici, vous pouvez : 

• Filtrer l'ensemble des Créneaux par date et/ou par Action de Formation ;
• Sélectionner les Créneaux à facturer ;
• Marquer les Créneaux déjà facturés ;
• Afficher ou masquer les Créneaux déjà facturés ;
• Sélectionner le sous-centre de l'Organisme de Formation à facturer ;
• Vérifier le tarif horaire par Créneau ;
• Consulter l'historique des Factures déjà déposées et/ou transmises.

Cette interface vous permet d'agglomérer et/ou vérifier facilement les montants à facturer. Ces montants sont calculés en fonction des Créneaux de Formation sur lesquels vous êtes staffés et sur la base de la rémunération horaire renseignée par l'Organisme de Formation.

^{Uploader une Facture}

Quelle que soit la solution utilisée précédemment, une fois les Créneaux sélectionnés, vous pouvez, depuis votre Extranet, joindre votre Facture et y renseigner les caractéristiques, à savoir :

• Le numéro de Facture ;
• La date d'émission ;
• Les montants Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC) ;
• Le taux de TVA à appliquer sur la Facture ;
• Un commentaire à destination de l'Organisme de Formation ;
• La Facture au format PDF (ou tout autre document nécessaire).

^{Soumettre une Facture}

Après avoir complété et enregistré la Facture sous Dendreo, vous pouvez la modifier, la supprimer, ou bien la soumettre pour validation auprès de l'Organisme de Formation.