Configurer le multi-centres
Dans cet article, vous découvrirez donc comment bien configurer le multi-centres depuis son interface de configuration, comment créer, modifier et désactiver un sous-centre ainsi que gérer les droits d’accès des membres de l’Équipe.
À noter : la configuration du multi-centres est disponible uniquement aux comptes administrateurs de la vue globale. Si besoin, pensez donc à leur demander d'apporter les modifications qui vous sont nécessaires.
Configurer les options principales
- Multi-centres totalement hermétique : en activant cette option, seuls les utilisateurs de la vue globale peuvent partager des données sur plusieurs sous-centres. Ce mode est idéal si vous souhaitez un cloisonnement complet des données entre les sous-centres !
- Ne pas générer de conflits entre les Centres : en activant cette option, vous n'êtes pas alerté des conflits (de salles, de staffing, de date et d'inscription), par exemple si vous planifiez le même Formateur sur deux Actions de Formation différentes se déroulant le même jour sur deux sous-centres différents.
- Espace de stockage du menu accueil : indiquez si vous souhaitez que vos fichiers soient communs à tous les centres ou que les fichiers soient séparés par sous-centre.
À noter : si vous déposez un document dans un sous-centre, il ne sera disponible que dans l'Espace de stockage de ce sous-centre ainsi que dans celui de la vue globale. Si vous avez activé le mode hermétique, les fichiers sont obligatoirement séparés par sous-centre. Cependant, si vous déposez un document depuis la vue globale, que le mode hermétique soit activé ou pas, il sera disponible dans tous les sous-centres.
- Empêcher la modification des éléments globaux dans le sous-centres : en activant cette option, une fiche CRM visible globalement ne pourra pas être modifiée depuis un sous-centre. Cette option est idéale si vous souhaitez que seuls les administrateurs ayant accès à la vue globale puissent faire des modifications sur les éléments globaux.
- Proposer une URL Extranet différente par Centre de Formation : en activant cette option, mettez à disposition de vos utilisateurs des Extranets dont l'URL est personnalisée par sous-centre. Cette option est idéale si vos sous-centres sont bien différents, pour que vos utilisateurs ne se sentent pas perdus sur un Extranet ayant une URL qui ne correspond pas au Centre qu'ils connaissent.
À noter : si vous êtes sur un Sous-centre 2, l'URL de l'Extranet que vous retrouvez sur chaque fiche CRM correspond au Sous-centre 2. Si vous êtes sur la vue globale, l'URL de l'Extranet correspond toujours à l'URL du premier sous-centre de votre Centre de Formation.
- Proposer un guide Qualiopi différent par Centre de Formation : si vos sous-centres ont une démarche qualité différente, activez cette option et accédez à la page Qualiopi par sous-centre.
Ajouter un sous-centre
Créez un nouveau sous-centre en cliquant sur Ajouter un Centre de Formation.
Attention : l'ajout de nouveaux Centres affecte le montant de votre abonnement Dendreo, chaque sous-centre étant facturé 99€ HT/mois.
Renseignez la Raison sociale du sous-centre puis définissez les Modèles d’Emails et de Documents que vous souhaitez rendre visible sur le sous-centre. Par défaut, les Modèles actuellement partagés avec tous les sous-centres sont précochés. Les autres ne sont utilisés que par certains sous-centres, il vous appartient de décider de les partager avec ce nouveau sous-centre ou non.
Informations héritées du centre principal :
Lorsque vous créez un nouveau sous-centre, celui-ci hérite automatiquement des informations et de la configuration générale établies au niveau de la vue globale. Une fois le sous-centre crée vous avez la possibilité d'ajuster certaines options. Afin de vous repérer plus aisément, Dendreo a intégré des icônes pour vous indiquer l'origine de la configuration :
- L'icône mappemonde indique que les paramètres sont hérités de la vue globale.
- L'icône maison indique que les paramètres sont configurés spécifiquement sur le sous-centre.
L'absence d'icône à droite d'un champ signifie que, par défaut, le champ n'hérite pas de la configuration de la vue globale et qu'il est donc dans tous les cas spécifique à ce sous-centre.
Désactiver un sous-centre
Vous pouvez avoir besoin de désactiver un sous-centre pour plusieurs raisons, par exemple si l'activité de ce Centre est arrêtée.
Pour désactiver un sous-centre, depuis l’interface de configuration du multi-centres, cliquez sur l'icône de modification du sous-centre concerné et sélectionnez Oui à Désactiver ce Centre.
Le sous-centre n'est plus disponible dans le menu déroulant en haut à gauche de chaque page, et apparaît alors en grisé dans la liste des sous-centres.
Définir les droits des membres de l’Équipe
Sur la page Équipe, gérez les droits d’accès des membres de l'Équipe des différents sous-centres.
Cliquez sur Ajouter un Membre à l’Équipe ou modifier un membre existant en cliquant sur l’icône de crayon.
Dans l’onglet Droits d’accès > Sous-centres de la page d’un membre, définissez les droits d’accès de ce membre pour chaque sous-centre.
À noter : lorsqu'un utilisateur à accès à la vue globale, il est impossible de lui donner un droit inférieur dans l'un des sous-centres car la vue globale permet de voir l'intégralité des données de l'Organisme de Formation, y compris les données agrégées de tous les sous-centres.
Sur la page Équipe, vous pouvez rapidement consulter les droits de chaque membre depuis la colonne dédiée dans le tableau.
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