Définir le lieu d'une Formation
Cette page vous explique comment renseigner les Salles où se déroule une ADF déjà programmée.
Pour rappel, une Action de Formation est composée d'un ou plusieurs Modules et chaque Module est constitué de Créneaux caractérisés par une date, une heure de début et une heure de fin. Définir les lieux d'une Action de Formation consiste à rattacher une Salle de Formation à chacun des Créneaux de l'ADF.
Il convient de saisir correctement les lieux où se déroule une Action de Formation car c'est sur la base de ces informations que Dendreo génère les convocations à destination des Participants, alimente les données visibles sur les Extranets Formateur et Extranets Participant, etc.
À noter : une Salle est obligatoirement caractérisée par une adresse (postale dans le cas du présentiel ou URL de connexion dans le cas du distanciel), le fait de rattacher une Salle à une Action de Formation revient donc à préciser à quelle adresse se déroule l'Action de Formation. C'est l'adresse de la Salle que Dendreo affiche sur les conventions, convocations, Extranets, etc.
Sélectionner une Salle de formation
Rendez-vous dans l'onglet Lieux (Salles) de votre Action de Formation et sélectionnez votre Salle selon l'une des 3 méthodes ci-dessous. Quelle que soit la méthode choisie, vous pouvez rattacher la Salle à différents niveaux de votre Action de Formation, à savoir :
- Au niveau de l'Action de Formation dans son ensemble : cette méthode vous permet de sélectionner la Salle où se déroule l'ensemble des Modules et des Créneaux qui composent votre Action de Formation. Sélectionnez la Salle souhaitée et Dendreo se charge de renseigner la même Salle aux niveaux inférieurs (Modules et Créneaux).
- Au niveau d'un Module de l'Action de Formation : cette méthode vous permet de sélectionner la Salle ou se déroule l'ensemble des créneaux qui composent ce Module. Sélectionnez la Salle souhaitée et Dendreo se charge de renseigner la même Salle au niveau des Créneaux du Module.
- Au niveau d'un Créneau de l'Action de Formation : cette méthode vous permet de sélectionner une Salle dans laquelle va se dérouler uniquement ce Créneau.
Vous êtes alerté si jamais la capacité maximale de la Formation dépasse celle de la Salle.
Consulter les différents lieux d'une Formation
Vous pouvez consulter le planning d'occupation d'une Salle déjà existante depuis l'assistant de choix :
Depuis l'onglet Créneaux de votre ADF, vous retrouvez les informations de chaque Créneau, dont la Salle.
Modifier le mode d'organisation d'une ADF
Le mode d'organisation de l'Action de Formation est déterminé selon la configuration des salles. Par exemple, sélectionnez une salle physique pour un Créneau se déroulant en présentiel ou une salle virtuelle (par exemple Dendreo Live !) pour un Créneau à distance.
Pour convertir une ADF en présentiel en ADF à distance par exemple, rendez-vous dans l'onglet Salles de l'ADF.
Remplacez ensuite la salle physique par une salle virtuelle : le mode d'organisation de l'Action de Formation se mettra à jour automatiquement selon le type de salle sélectionné.
Dans l'exemple ci-dessus, une ADF se déroule entièrement en présentiel dans la salle Marthe Niel, et nous la modifions pour qu'elle se déroule à distance en sélectionnant la salle virtuelle Dendreo Live.
À noter : si vous n'avez pas encore de salle virtuelle dans votre CRM, créez-en une depuis le menu CRM > Salles en choisissant l'emplacement géographique Virtuelle.