Gérer ses dossiers CPF dans Dendreo via la synchronisation EDOF

Cette section est dédiée la synchronisation de la gestion des formations CPF entre Dendreo et EDOF. Vous y découvrirez comment piloter l'ensemble des dossiers directement depuis Dendreo, sans avoir besoin de vous connecter à votre compte EDOF.

Principe général

Dès qu'un Participant effectue une demande d'inscription sur Mon Compte Formation, celle-ci remonte automatiquement sur votre compte Dendreo, depuis lequel vous allez pouvoir gérer directement l'ensemble du processus de traitement d'un dossier que vous avez l'habitude de faire sur EDOF.

Vous allez pouvoir facilement retrouver les informations saisies par le stagiaire, pour qui une fiche Particulier se crée automatiquement, s’il ne fait pas encore partie de votre CRM sur Dendreo. Vous pourrez ensuite gérer l'ensemble du processus de validation, d'ajustement ou de modification directement depuis Dendreo : ces informations seront alors automatiquement synchronisées avec votre compte EDOF et transmises au stagiaire.

Une fois la proposition acceptée par le stagiaire, vous aurez la possibilité d’effectuer les actions de suivi habituelles, directement depuis Dendreo : déclarer l’entrée en formation, déclarer la sortie de formation et le service fait, et enfin renseigner le numéro de facture associé au dossier terminé.

Tout au long de la formation, vous retrouverez les informations du dossier à jour en temps réel, mises en lien avec la participation du stagiaire dans Dendreo : l’ADF à laquelle il est inscrit (dates, étape, lieu), ainsi que sa présence/progression.

Activation de la synchronisation 

Cette synchronisation intégrée à Dendreo vous est actuellement proposée gratuitement, mais nécessite la souscription d’un abonnement à notre partenaire Wedof.

Après activation de l’abonnement auprès de Wedof, vous pouvez récupérer votre clé API sur la page Mon Compte.

Ensuite, rendez-vous sur Dendreo, sur la page de configuration de la synchronisation EDOF pour activer l’option puis renseigner votre clé API, fournie par Wedof.

En multi-centres, vous pouvez également appliquer des clés API distinctes pour vos différents centres. Il faut pour cela activer l’option en vue globale, puis dans chacun des sous-centres associer un compte EDOF spécifique et renseigner la clé API Wedof correspondante.

Consultation des dossiers

Une fois la synchronisation activée, vous retrouverez les dossiers classifiés par état, et par statut de facturation, sur la page Dossiers EDOF. Vous pouvez ainsi facilement vous concentrer sur les dossiers qui nécessitent une action de suivi. Les compteurs associés à chaque état se réactualisent dès qu’une information EDOF est envoyée ou par défaut toutes les 5 mins ⏱️

Vous pouvez retrouver facilement un dossier, en vous aidant de la recherche globale, sur le numéro de dossier, l'email ou le nom et prénom du stagiaire.

Chaque ligne du tableau est cliquable et vous permet d’afficher le détail du dossier dans un écran latéral. C’est sur cet écran que vous pourrez effectuer les différentes actions de suivi, si et quand l’état du dossier le permet.

Lorsqu’une demande de formation est effectuée par un stagiaire sur la plateforme Mon Compte Formation, vous retrouvez le dossier sur Dendreo. Si l’adresse mail du demandeur ne correspond à aucun Particulier de votre CRM Dendreo, une fiche est alors créée.

Dès lors que nous détectons l'inscription du stagiaire à l'une de vos ADF sur Dendreo, vous pourrez retrouver au niveau de son dossier, l’ADF liée, ses dates, son étape et le(s) lieu(x) de formation, ainsi que la présence/progression du Participant.

Si le stagiaire n'est pas encore inscrit à une ADF, vous aurez la possibilité de convertir le dossier en ADF INTRA, ou de lier le dossier à une ADF existante : 

Actions possibles selon l’état du dossier

Modifier, valider ou refuser un dossier à traiter

A la réception du dossier, vous avez la possibilité de le valider directement afin de le transmettre au stagiaire pour acceptation, ou de modifier les éléments du dossier au préalable :

• Date de début : celle-ci ne peut être programmée moins de 11 jours après la date de demande
• Date de fin
• Intitulé de la formation
• Montant : celui-ci ne peut pas être augmenté de plus de 15% par rapport au prix annoncé au moment de la demande
• Durée totale

Une alerte vous indique, conformément au délai prescrit par EDOF, que vous devez répondre à la demande en moins de 2 jours ouvrés.

Vous pouvez également refuser un dossier, auquel cas il faudra préciser un motif, et éventuellement apporter des précisions complémentaires.

Vous pourrez ensuite, après validation du dossier, et si ce n'est pas encore le cas, inscrire ce stagiaire à une ADF. Nous permettrons bientôt de créer une ADF INTRA, ou d’inscrire le stagiaire à une ADF existante, directement depuis l’écran Dossiers EDOF.

Déclarer l’entrée en formation d’un dossier accepté (ou l’annuler)

Lorsqu’un stagiaire a accepté votre proposition et à partir de la date de début précisée sur son dossier, vous pourrez déclarer son entrée en formation en confirmant la date de commencement effective de la formation. Conformément aux directives d’EDOF, la déclaration d’entrée en formation doit être faite dans un délai de 3 jours.

A ce moment, vous avez encore la possibilité d’annuler le dossier, en indiquant un motif et éventuellement des précisions.

Déclarer la sortie de formation et le service fait d’un dossier en formation

Dans un délai de 3 jours ouvrés suivant la date de fin précisée sur le dossier, vous devez déclarer la sortie de formation en précisant la date de fin effective de formation, ainsi que le motif de sortie. Si une absence est à déplorer, des précisions devront être apportées, notamment la durée de l’absence. Sur Dendreo, cette étape constitue également la déclaration de service fait, même si elle est découpée en 2 étapes distinctes sur EDOF (on simplifie ! ;)

Facturer le dossier déclaré

Lorsque le dossier est à facturer, vous pouvez renseigner le numéro de facture associée pour valider la facturation auprès d’EDOF. Si nous détectons une facture Dendreo liée à la participation du stagiaire dans une ADF, nous vous la précisons pour gagner du temps et éviter les erreurs de ressaisie :