Gérer ses dossiers CPF dans Dendreo avec la synchronisation EDOF

Cette documentation est dédiée la synchronisation de la gestion des Formations CPF entre Dendreo et EDOF. Vous y découvrirez comment piloter l'ensemble des dossiers directement depuis Dendreo, sans avoir besoin de vous connecter à votre compte EDOF 🙌

Principe général

Dès qu'un Participant effectue une demande d'inscription sur Mon Compte Formation, celle-ci remonte automatiquement sur votre compte Dendreo, depuis lequel vous pouvez gérer directement l'ensemble du processus de traitement d'un dossier que vous avez l'habitude de faire sur EDOF.

Vous pouvez facilement retrouver les informations saisies par le stagiaire, pour qui une fiche Particulier se crée automatiquement, s’il ne fait pas encore partie de votre CRM sur Dendreo. Vous pourrez ensuite gérer l'ensemble du processus de validation, d'ajustement ou de modification directement depuis Dendreo : ces informations seront automatiquement synchronisées avec votre compte EDOF et transmises au stagiaire.

Une fois la proposition acceptée par le stagiaire, vous pourrez effectuer les actions de suivi habituelles, directement depuis Dendreo : déclarer l’entrée en Formation, déclarer la sortie de Formation et le service fait, et enfin renseigner le numéro de Facture associé au dossier terminé.

Tout au long de la Formation, vous retrouverez les informations du dossier à jour en temps réel, mises en lien avec la participation du stagiaire dans Dendreo : l’Action de Formation à laquelle il est inscrit (dates, étape, lieu), ainsi que sa présence/progression.

Activer la synchronisation 

Cette synchronisation, intégrée à Dendreo, vous est actuellement proposée gratuitement mais nécessite la souscription d’un abonnement à notre partenaire Wedof. Après activation de l’abonnement auprès de Wedof, vous pouvez récupérer votre clé API sur la page Mon Compte.

Ensuite, depuis la configuration CPF sur Dendreo, activez l'option en renseignant la clé API fournie par Wedof.

Consulter un dossier EDOF

Une fois la synchronisation activée, depuis la page Dossiers EDOF, vous retrouvez tous les dossiers EDOF classifiés par état et par statut de Facturation, pour vous permettre de vous concentrer sur les dossiers qui nécessitent une action de suivi. Les compteurs associés à chaque état se réactualisent dès qu’une information EDOF est envoyée, ou par défaut toutes les 5 minutes.

Retrouvez facilement un dossier en vous aidant de la barre de recherche globale : recherchez par numéro de dossier, adresse mail, nom et prénom du stagiaire, etc.

Chaque ligne du tableau est cliquable et vous permet d’afficher le détail du dossier à droite de la page : c'est ici que vous pourrez effectuer les différentes actions de suivi, si et quand l’état du dossier le permet.

Lorsqu’une demande de Formation est effectuée par un stagiaire sur la plateforme Mon Compte Formation, vous retrouvez le dossier sur Dendreo. Si l’adresse mail du demandeur ne correspond à aucun Particulier de votre CRM Dendreo, une nouvelle fiche est alors créée.

Dès que nous détectons l'inscription du stagiaire à l'une de vos Actions de Formation sur Dendreo, vous pourrez retrouver au niveau de son dossier l’Action de Formation liée, ses dates, son étape et le lieu de Formation, ainsi que la présence/progression du Participant.

Actions possibles selon l’état du dossier

De nombreuses actions peuvent être effectuées sur vos dossiers, selon l'état de ces derniers.

^{Modifier, valider ou refuser un dossier à traiter}

À la réception du dossier, vous avez la possibilité de le valider directement afin de le transmettre au stagiaire pour acceptation, ou de modifier les éléments du dossier au préalable :

• Intitulé de la Formation
• Date de début : celle-ci ne peut être programmée moins de 11 jours après la date de demande
• Date de fin
• Lieu de Formation : à distance, mixte ou présentiel
• Montant : il ne peut pas être augmenté de plus de 15 % du prix annoncé au moment de la demande
• Durée totale, en Centre et en Entreprise

Vous pouvez également refuser un dossier : auquel cas, il vous faudra préciser un motif, et éventuellement apporter des précisions complémentaires.

^{Convertir un dossier en Action de Formation}

Une fois la fiche du stagiaire créée et le dossier validé, cliquez sur Convertir en ADF pour convertir le dossier du stagiaire en Action de Formation INTRA ou pour le lier le dossier à une Action de Formation existante :

^{Dupliquer un stagiaire Participant en Particulier}

Lorsqu'un stagiaire déjà présent dans votre CRM en tant que Participant s'inscrit via EDOF à l'une de vos Formations, si son adresse mail d'inscription est la même que celle présente sur sa fiche Participant, Dendreo fait le lien entre les deux. Vous pouvez cependant avoir besoin de renseigner ce stagiaire comme étant un Particulier : pour cela, cliquez sur Dupliquer en Particulier.

^{Déclarer l’entrée en Formation d’un dossier accepté (ou l’annuler)}

Lorsqu’un stagiaire a accepté votre proposition et à partir de la date de début précisée sur son dossier, déclarez son entrée en Formation en confirmant la date de commencement effective de la Formation. À ce moment-là, vous avez la possibilité d’annuler le dossier, en indiquant un éventuel motif et des précisions.

^{Déclarer la sortie de Formation et le service fait d’un dossier en Formation}

Dans un délai de 3 jours ouvrés suivant la date de fin précisée sur le dossier, vous devez déclarer la sortie de Formation en précisant la date de fin effective de Formation, ainsi que le motif de sortie. Si une absence est à déplorer, des précisions devront être apportées, notamment la durée de l’absence.

^{Facturer le dossier déclaré}

Lorsque le dossier est à facturer, vous pouvez renseigner le numéro de Facture associée pour valider la Facturation auprès d’EDOF. Si nous détectons une Facture Dendreo liée à la participation du stagiaire dans une ADF, nous vous la précisons pour gagner du temps et éviter les erreurs de ressaisie :