Exporter son Catalogue de Formations Dendreo vers EDOF

La Caisse des Dépôts a lancé le 21 novembre 2019 le portail "Mon Compte Formation" pour toutes les formations éligibles au CPF.

Les Organismes de Formation peuvent accéder à leur espace d'administration (EDOF) à cette adresse https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/ afin de pouvoir y renseigner leur catalogue de formations, gérer les demandes d'inscriptions, et uploader les factures en fin de formation.

La création et le maintien à jour du catalogue de formation peut être géré intégralement "à la main", ou bien il est possible d'utiliser une fonction d'import de fichier au format XML, comme expliqué dans les Guides d'EDOF : https://www.of.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/page-guide#ctg29.

Le fait d'utiliser cette fonctionnalité de synchronisation présente de nombreux avantages, puisqu'elle permet notamment d'éviter toute double saisie entre Dendreo et EDOF, et de maintenir facilement à jour le catalogue EDOF. L'utilisation de l'export généré par Dendreo permet également de synchroniser les demandes d'inscriptions entre EDOF et Dendreo si vous avez activé la fonctionnalité de Synchronisation EDOF des dossiers CPF, puisque les numéros des Formations, Actions de Formation et Sessions de formation sont alors gérés intégralement par Dendreo, permettant de rapprocher les demandes d'inscriptions avec les formations sur Dendreo.

Rendez-vous sur cette page sur votre compte Dendreo pour accéder à la fonctionnalité d'export XML pour EDOF.

Il faut de plus que vos Modules aient des Actions de Formation avec des inscriptions ouvertes ou des Sessions permanentes avec des inscriptions ouvertes, configurées sur Dendreo pour être exportables.

La page d'export présente un aperçu en temps réel de tout ce qui sera exporté dans le fichier XML et apparaitra donc sur votre portail EDOF.

Il est probable que lors des premières utilisations, Dendreo détecte de nombreuses erreurs à corriger avant de pouvoir exporter le fichier XML. 

Remarques importantes

Afin de permettre la communication entre Dendreo et EDOF, et étant donné les contraintes de certains champs et les changements fréquents de ceux-ci, un certain nombre de décisions ont été prises pour nous permettre de vous proposer cette fonctionnalité. Voici la liste des points importants à garder en tête lors de son utilisation :

• EDOF fait la distinction entre Formation, Action de formation et Session de formation. Pour simplifier, les Formations correspondent aux Modules sur Dendreo, les Actions contiennent les prix et les lieux, et les Sessions contiennent les dates. Dendreo ne fait pas cette distinction (dont l'intérêt est discutable et très discuté !) entre Actions de Formations et Sessions de formation. Du coup il faut comprendre que chaque Action de Formation dans Dendreo générera une Action de formation ET une session sur EDOF. Nous ne regroupons pas actuellement les Actions de Formations similaires en une seule et même ADF sur EDOF. Mise à jour [Avril 2022] [EDOF] : Dendreo regroupe dorénavant toutes vos ADFs (et Sessions Permanentes) "identiques" (même Module, même Salle, même Modalité d'enseignement, même Durée, même Prix) en une seule "Action" au sens d'EDOF, comportant chacune plusieurs Sessions de formation (vos dates d'ADF).
• Il faut que vos Modules aient des Actions de Formation avec des inscriptions ouvertes (champs 'inscription catalogue' sur le résumé de vos ADFs), ou des Sessions permanentes avec des inscriptions ouvertes, configurées sur Dendreo pour apparaitre dans le listing et être exportable (le format XML ne permet pas d'importer des Formations sans ADFs et Sessions).
• Les Actions de Formations concernées ne doivent pas êtres pleines, c'est-à-dire que si vous avez défini un nombre maximum de Participants sur votre ADF, alors il faut que le nombre de Participants déjà inscrits à cette ADF soit strictement inférieur à ce nombre maximum.
• Vous pouvez choisir de ne prendre en compte que les Actions de Formation mono-module (dont le Module est éligible CPF), ou prendre en compte les Actions de formation multi-modules : dans ce cas, chaque Module (éligible CPF) d'une Action de formation multi-modules aura une entrée séparée dans le Catalogue EDOF, et les visiteurs pourront donc s'inscrire à une partie de vos ADFs.
• Si vous avez des formations qui sont "permanentes", c'est-à-dire pour lesquelles vous acceptez tout le temps des inscriptions, sans viser des dates spécifiques, EDOF vous demande de créer une "Session sans dates de formation". Pour permettre de gérer ces cas, nous avons introduit la notion de "Sessions permanentes" que vous pouvez régler directement sur vos fiches Modules.
• EDOF demande systématiquement de renseigner des contacts pour les formations : nous utilisons le champ "Responsable par défaut" des Modules Dendreo. Si ce champ n'est pas renseigné, c'est le nom et les infos du représentant de l'OF en configuration qui sont utilisés.
• Le lieu d'inscription est systématiquement renseigné sur l'adresse de l'OF. L'OF est considéré comme n'ayant pas d'accès réglementaire handicapé pour l'adresse d'information (pas le lieu de la formation).
• Les ADFs sont considérées comme "garanties". Les Sessions Permanentes ont un réglage individuel.
• Le champ numéro SIRET doit être renseigné sur votre compte Dendreo et correspondre au numéro SIRET de votre compte EDOF.
• Les formations à destination des élus ne sont pas actuellement gérables par l'import XML. La Caisse des Dépôts a indiqué qu'il n'était pas à l'ordre du jour de permettre l'import du catalogue via XML pour ces formations... (MAJ : décembre 2021).
• EDOF demande de détailler la durée de formation en distinguant le nombre d'heures en centre, et le nombre d'heures en entreprise. Nous envoyons systématiquement la totalité de la durée de la formation dans le nombre d'heures en centre, et 0 heures en entreprise. (MAJ: octobre 2022)

Attention

• EDOF fonctionne par numéro SIRET, donc si vous êtes en multi-centres sur Dendreo, faites attention à exporter votre catalogue de formation CPF correspondant au compte EDOF dans lequel vous allez importer le fichier XML !
• EDOF nécessite des numéros de Formation, Action de formation et Session de formation uniques pour fonctionner. Si vous avez forcé des numéros non uniques dans Dendreo au lieu d'utiliser la numérotation incrémentale automatique, vous rencontrerez des problèmes lors de l'import.
• Les champs "Objectifs formation", "Contenu formation" et "Résultats attendus" font respectivement référence aux champs "Objectifs pédagogiques", "Description" et "Modalités d’évaluation et de suivi" de Dendreo, mais sont limités à 3000 caractères, incluant l'éventuel code HTML permettant de faire de la mise en page. Nous vous alertons si vos champs dépassent cette longueur.
• EDOF fait une vérification stricte de l'adéquation entre le code postal et la ville de tous les lieux renseignés (lieu de formation ou lieu d'inscription). Nous avons mis à jour notre base de données de CP/Ville avec la même base de données que celle utilisée par EDOF. Si une adresse n'est pas correctement renseignée sur Dendreo, nous vous invitons à la ressaisir en utilisant l'auto-complétion dans Dendreo pour vous garantir un résultat correct.
• EDOF restreint les Actions identiques proposant des Sessions avec des différences de durée de moins de 10h : Dendreo vous alerte et vous bloque si votre export ne respecte pas ce critère.

Utilisation et debug 🐞

Si lors de votre utilisation de la fonctionnalité d'import XML sur EDOF, le portail vous indique qu'il y a eu des erreurs lors du traitement de votre fichier (qui prend plusieurs heures !), vous obtiendrez un rapport d'importation. Merci de nous communiquer systématiquement ce fichier .csv (et idéalement le fichier XML importé) lors de vos retours à notre support pour que nous puissions vous aider et corriger le bug !