Invitations aux LMS

Avant-propos

Pour offrir une expérience unique à vos stagiaires, nous vous préconisons d'activer l'option d'Accès en un clic (SSO) et ainsi leur permettre d'accéder à leur formation LMS directement depuis leur Extranet Participant.

Par défaut, Dendreo utilise l'adresse email du Participant lors de son inscription à une Action de Formation contenant un Module e-learning pour créer son compte sur votre LMS, celui-ci envoie alors automatiquement deux emails au Participant :

  • Le premier : l'invitant à finaliser la création de son compte sur le LMS et définir son mot de passe
  • Le second au moment où sa Formation commence, l'invitant à accéder à sa formation sur le LMS

Dans le cas où vous souhaitez maitriser de manière plus fine les comptes utilisateurs sur votre LMS et les invitations envoyées, il est possible de définir qui envoie les Invitations aux Formations : le LMS ou Dendreo.

Rendez-vous dans vos Configurations

Pour personnaliser cela, rendez-vous sur votre page de Configuration LMS :

Vous avez alors 4 possibilités pour inviter vos Participants : 

1. Envoyer les emails depuis Dendreo ET utiliser l'Accès en un clic (SSO)

Contexte : vous utilisez l'option Accès en un clic (SSO) et les Modèles d'emails Dendreo et souhaitez envoyer l'invitation à se connecter à votre Participant depuis une Action de Formation  Dendreo : Les Participants pourront se connecter à la plateforme LMS directement depuis leur Extranet Participant Dendreo, en un clic, sans connaitre ou utiliser leurs identifiants LMS.

1. Vous devez dans un premier temps configurer l'option de l'Accès un clic (SSO). Retrouvez la documentation sur le sujet : Utiliser la SSO (LMS)

2. Depuis l'encart Notification email, choisissez "via email Dendreo"

Astuce : une fois l'option "via email Dendreo" sélectionnée, un Modèle d'email par Participant par Module nommé "Invitation connexion LMS" avec Action système est disponible dans votre bibliothèque.

Pour les utilisateurs de Thinkific : Pensez à désactiver les emails de notifications également sur la plateforme Thinkific.

2. Envoyer les emails depuis Dendreo SANS utiliser l'option d'Accès en un clic (SSO)

Contexte : vous utilisez les Modèles d'emails Dendreo et souhaitez envoyer l'invitation à se connecter à votre Participant depuis une Action de Formation Dendreo : Les Participants pourront se connecter à la plateforme LMS grâce aux identifiants LMS que vous leur communiquez.

1. Depuis l'encart Notification email, choisissez "via email Dendreo"

2. Communiquez à vos Participants / à leur Responsable, leurs identifiants dans un Modèle de Document et/ou Modèle d'email grâce aux tags :

Pour le login :

  • Pour Dokeos : {participant_dokeos_login} 
  • Pour Thinkific : {participant_email} : il s'agit de leur adresse email indiquée sur leur fiche Participant Dendreo

Pour le mot de passe : 

  • Pour Dokeos : {participant_dokeos_password}
  • Pour Thinkific :  {participant_thinkific_password}

Pour les utilisateurs de Thinkific : pensez à désactiver les emails de notifications également sur la plateforme Thinkific.

Pour les utilisateurs de Moodle : Pour rappel, l'option de SSO est automatique, le Participant n'a donc pas à connaitre ses identifiants (login et mot de passe). 

3. Envoyer les emails automatiquement depuis le LMS :

Contexte : vous n'utilisez pas la fonction d'Accès en un clic (SSO) et avez choisi que les invitations soient envoyées par le LMS, celui-ci envoie alors automatiquement deux emails à ce Participant :

  • Le premier l'invitant à finaliser la création de son compte LMS et à définir son mot de passe,
  • Le second au moment où sa formation commence, l'invitant à accéder à sa formation sur le LMS.

Depuis l'encart Notification email, choisissez "via email Dokeos" ou "via email Thinkific" :

Pour les utilisateurs de Thinkific : pensez à activer les emails de notification sur la plateforme Thinkific. Attention : toute nouvelle formation (course) créée sur Thinkific nécessite que vous activiez l'email associé à ce cours.

Pour les utilisateurs de Moodle : aucun email n'est envoyé depuis le LMS.

4. Ne pas envoyer d'email :

Contexte : vous utilisez l'option Accès en un clic (SSO) et avez choisi de ne pas envoyer d'invitation aux Modules e-learning à vos Participants. Ceux-ci y accèdent simplement depuis leur Extranet Participant en début de formation.

1. Depuis l'encart Notification email, choisissez "Non" ;

2. Avant que la formation ne commence, envoyez un Modèle d'Email invitant vos Participants à se connecter à leur Extranet.

Pour les utilisateurs de Dokeos et Thinkific : Pensez à désactiver les emails de notifications également sur la plateforme.

Exemple dans le cas de Thinkific :

Pour les utilisateurs de Moodle : aucun email n'est envoyé depuis le LMS.

Article précédent :
Utiliser la SSO

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