Puis-je inscrire un Participant deux fois sur un même Module synchronisé ?

Cas d’usage 1 : un Participant a été inscrit et a suivi un Module e-learning, sans le terminer. Je souhaite alors réinscrire ce Participant sur une Action de Formation comportant le même Module pour qu’il recommence son parcours de 0.

Cas d’usage 2 : un Participant a été inscrit et a suivi un Module e-learning, sans le terminer. Je souhaite alors réinscrire ce Participant sur une Action de Formation comportant le même Module pour qu’il reprenne la Formation là où il s’était arrêté précédemment.

Pour ces différents cas d’usage, la solution est la même : c’est possible, mais il faut d’abord désinscrire le Participant de la première Action de Formation. En effet, vous ne pouvez pas inscrire deux fois un Participant sur un même Module synchronisé.

Prérequis

Par défaut, Dendreo empêche la modification du relevé de présence d’un Module e-learning lorsque celui-ci provient d’un LMS. Il vous faut alors vous rendre en configuration pour modifier l'option.

À noter : seuls les administrateurs sur Dendreo peuvent modifier la configuration des LMS.

Rendez-vous alors sur la page de configuration de LMS :

2. Indiquez Oui à l'option Autoriser l'écrasement manuel des progressions (présences).

Vous pouvez désormais écraser le pourcentage de progression remonté automatiquement par le LMS.

Désinscrire le Participant de l'ADF

Depuis l’onglet Participants de l’ADF, vous ne pouvez pas supprimer le Participant car il a déjà commencé son parcours e-learning. Pour pouvoir désinscrire le Participant du Module e-learning déjà commencé, vous devez tout d’abord retirer sa progression et vérifier la présence d'une éventuelle évaluation.

Il vous sera ensuite possible de le désinscrire du Module.

Depuis l’onglet Invitations & Présences, supprimez la présence du Participant en cliquant sur le bouton.

Un message s’affiche alors, cliquez sur OK après avoir pris connaissance de l’alerte.

Attention : la progression est synchronisée automatiquement sur Dendreo depuis le LMS. Si le LMS renvoie une nouvelle progression, par exemple si le Participant se connecte à son compte et termine sa session e-learning précédemment commencé, cela écrasera toute modification manuelle apportée sur Dendreo.

Dans l’onglet Inscriptions aux Modules et Prix, cliquez sur le bouton vert pour désinscrire le Participant.

Si vous ne pouvez pas désinscrire le Participant du Module, consultez notre documentation Récapitulatif des facteurs bloquant la suppression d'un élément dans une ADF.

À noter : vous pouvez également couper la synchronisation du Participant sans le désinscrire du Module dans l’Action de Formation, en cliquant sur le bouton lié du LMS au niveau du Module.

Un message s’affiche alors :

Choisissez si vous souhaitez Garder l’inscription côté LMS (cas d’usage 2) ou Supprimer l’inscription côté LMS (cas d’usage 1).

Si vous choisissez Garder l’inscription côté LMS, la progression du Participant dans le LMS ne sera pas perdue. Si vous l’inscrivez à nouveau à ce Module sur Dendreo (peu importe l’Action de Formation), l’inscription Dendreo sera alors re-synchronisée avec l’inscription côté LMS et le Participant pourra reprendre la Formation en cours, là où il s’était arrêté précédemment.

Si vous choisissez Supprimer l’inscription côté LMS, la progression du Participant sera perdue. Si vous inscrivez à nouveau le Participant à ce Module, il reprendra la Formation de 0 sur le LMS.

Cas d'usage 3 : un Participant a tous les ans un rappel de Formation et doit repasser chaque année le même Module de Formation.

Dans le cas où vous organisez des rappels de Formation (une nouvelle Formation utilisant les mêmes Modules chaque année), vous n’avez pas besoin de désinscrire le Participant du Module à chaque fois.

L’historique de progression sera alors conservé sur chacune des Actions de Formation.

En effet, dans ce cas, il est plutôt conseillé chaque année de :

Dupliquer le contenu de la Formation sur votre LMS ;
Dupliquer le Module sur Dendreo ;
Relier le Module à votre LMS ;
Créer une Action de Formation avec ce nouveau Module dupliqué ;
Inscrire le Participant à cette Action de Formation.

À noter : pour différencier les Modules ainsi dupliqués, vous pouvez ajouter l’année dans l’intitulé du Module, par exemple « Module - 2024 ».

Inscrire le Participant sur la nouvelle ADF

Sur la nouvelle ADF, vous pouvez maintenant réinscrire le Participant au Module et le synchroniser à votre LMS.

Dans l'onglet Participants de l'ADF, ajoutez le Participant à réinscrire.

Gérez la synchronisation du Participant : si le Module n'a pas encore commencé, la synchronisation sur le LMS est automatique. Sinon, la synchronisation doit se faire manuellement. Pour cela, dans l'onglet Participants de l'ADF, cliquez sur Synchroniser.

Attention : si vous avez configuré l'envoi d'une invitation, le Participant la recevra immédiatement.

Une fois l'inscription synchronisée, le logo du LMS apparait à droite du nom du Participant.

Pour plus d'informations, consultez Inscrire les Participants à une Formation e-learning.