Questions fréquentes - Dokeos

Cette page regroupe l'ensemble des questions fréquentes concernant l'usage et la synchronisation de la plateforme LMS Dokeos avec Dendreo. Dans le cas où vous ne trouvez pas les réponses à vos questions, nous vous invitons à contacter l'équipe Support.

Intégration avec Dokeos

Si nous avons déjà une autre plateforme LMS, pouvons-nous changer pour passer sur Dokeos ? Si oui, quel en est le coût ?

Il est tout à fait possible de migrer d'un LMS existant vers Dokeos. L'objectif de la migration est de reproduire les contenus e-learning que vous avez sur votre LMS existant pour les intégrer sur Dokeos. Lors de la souscription à un abonnement avec Dokeos, une équipe dédiée vous accompagne pour faciliter la migration de vos données. Le coût lié à une migration de plateforme LMS dépend du mode de fonctionnement de votre Organisme de Formation, du type de Formations que vous dispensez et du format de vos contenus pédagogiques. Pour valider la faisabilité et le coût d'une migration de plateforme LMS, nous vous invitons à contacter Dokeos à l’adresse suivante : contact@dokeos.com

Les clients "Grands comptes" (banques, assurances, services publiques, etc.) ont des accès limités à des logiciels externes. Dokeos permet-il de gérer ces problématiques ?

Dokeos connait parfaitement les problématiques de restriction d'accès aux plateformes tiers liées à des politiques de sécurité des données strictes et travaille déjà avec de nombreuses entreprises intégrant ces problématiques. La solution consiste à ce que les équipes techniques de Dokeos collaborent avec celles de l'entreprise pour faire en sorte que la plateforme Dokeos soit "whitelistée" au sein du protocole de sécurité.

Gestion des contenus e-learning

Est-ce possible de mettre à jour une Formation déjà publiée sur Dokeos et que des Participants ont déjà commencée ? 

Bien que cela ne soit pas recommandé par les équipes de Dokeos, la modification de Modules au sein d'une Formation déjà publiée sur Dokeos est possible dans certains cas, à savoir :

• Ajout de modules additionnels même si la Formation a déjà été commencée par certains apprenants. Le Module sera alors disponible pour le Participant dès qu'il accédera de nouveau à la Formation sur Dokeos.
• Modification de certains types de contenu tels que les détails du Module (titre, descriptions, mots-clés, Formateurs, etc.), liens hypertexte, titre, vidéo MP4, etc.

Inscription et parcours du Participant sur Dokeos

Une fois qu'une Formation e-learning a déjà démarré, si des inscriptions sont ajoutées en cours, faut-il forcer manuellement la synchronisation ?

D'une façon générale, nous préconisons de toujours laisser fonctionner la synchronisation automatique. En effet, pour un Module e-learning déjà commencé, Dendreo vérifie toutes les heures s'il y a de nouvelles inscriptions (= un nouveau Participant inscrit à un Module e-learning dont la date de début est passée et la date de fin n'est pas échue). Le cas échéant, il procède automatiquement à la synchronisation de ces inscriptions.

En cas d'inscription à une session dans le futur, à quel moment le Participant recevra-t-il son invitation à se connecter à sa Formation Dokeos ?

Dans un premier temps, pour qu'un Participant reçoive automatiquement son invitation à se connecter à la Formation e-learning, vous devez configurer les invitations afin de définir si l'Email doit être envoyé par Dendreo ou Dokeos. Dans les deux cas, lorsque sur Dendreo vous inscrivez un Participant sur un Module e-learning synchronisé avec Dokeos et programmé dans le futur, il reçoit alors l'Email d'invitation à 0h00 le premier jour programmé sur l'Action de Formation Dendreo.

Sur Dendreo, quand on programme un Module e-learning synchronisé avec Dokeos, quelles sont les heures d'ouverture et de fermeture d'accès à la plateforme ?

Quand un Participant est inscrit sur un Module e-learning synchronisé avec Dokeos, il a alors accès à la Formation Dokeos à partir de minuit de la date de début du Module programmé sur Dendreo et jusqu'à 23h59 du dernier jour du Module programmé sur Dendreo.

Sur Dokeos, les Modules d'une Formation se débloquent suite à l'accomplissement des Modules précédents. Peut-on débloquer un Module non pas par la réussite du Module précédent mais par rapport à une date sur Dokeos ?

Par défaut, sur Dokeos, une Formation e-learning est composée de Modules que les Participants suivent de façon séquentielle. C'est donc seulement dès qu'un module Dokeos est terminé que le Participant peut commencer le Module suivant de la même Formation. Par conséquent, au sein d'une même Formation Dokeos, il n'est pas possible de débloquer l'accès à un Module en fonction d'une date. 

En revanche, avec Dendreo, il est possible de programmer des Actions de Formations multi-modules, composées de plusieurs Modules Dendreo (= Formations Dokeos). Or sur Dendreo, pour chaque Module d'une Action de Formation multi-modules, vous renseignez une date de début et une date de fin qui définissent la période pendant laquelle les Participants inscrits peuvent accéder au contenu sur Dokeos. Par conséquent, si vous avez besoin de débloquer des accès à certains contenus en fonction de dates, il faut alors découper vos contenus pédagogiques e-learning en plusieurs Formations Dokeos et les regrouper au sein des Actions de Formation multi-modules sur Dendreo en définissant pour chaque Module les dates de début auxquelles vous souhaitez que les Participants aient accès. 

Si un apprenant a déjà commencé une Formation Dokeos doit-il recommencer depuis le début suite à une mise à jour du contenu sur Dokeos ?

Notez que la mise à jour de contenu d'une Formation déjà publiée sur Dokeos est soumise à certaines règles (cf réponses plus bas). Selon les mises à jour possibles, il y 2 cas de figure à prendre en compte vis-à-vis des Participants ayant déjà commencé la Formation : 

1. Si vous mettez à jour un contenu déjà existant alors cela n'aura aucun impact sur ce que le Participant aura déjà réalisé et les données remontées sur Dendreo (progressions, temps de connexion, score, etc.) ou sur les logs de connexion sur Dokeos.
2. Si vous ajoutez du contenu (par exemple un Module dans la Formation Dokeos) alors cela aura un impact dans le suivi de la présence côté Dendreo puisque le % de progression déjà réalisé par le Participant sera inférieur une fois le Module ajouté. 

Statistiques et données Dokeos 

Dans le cas d'une Formation avec plusieurs Modules sur Dokeos, quand Dokeos commence-t-il à décompter le temps de présence du Participant et comment cela est-il remonté chez Dendreo ?

C'est un point important du fonctionnement de la synchronisation :

1. Côté Dokeos l'indicateur est un pourcentage d'avancement calculé à partir du pourcentage de Modules entièrement réalisés par le Participant au sein d'une Formation. Par conséquent, si un Participant n'a pas effectué la totalité d'un module Dokeos alors aucune progression n'est calculée par Dokeos et aucune donnée n'est remontée chez Dendeo.
2. Côté Dendreo, le temps de présence du Participant est calculé à partir du pourcentage d'avancement transmis par Dokeos et appliqué à la durée théorique du Module e-learning de l'Action de Formation.

Prenons l'exemple d'une Formation de Dokeos qui est découpée en 4 Modules d'une heure. Si le Participant commence et termine intégralement le 1er module de la Formation, alors Dokeos considère qu'il a terminé 25% de la Formation (soit 1 Module sur 4).

Dendreo récupère alors ces 25% pour les reporter sur la durée globale du Module sur Dendreo.

Si le Participant a terminé la Formation Dokeos, mais qu'il souhaite retourner dans un des Modules pour l’approfondir : est-ce que Dokeos comptabilise le temps passé total ou seulement le temps passé jusqu'à la complétion du module ? Comment cela est affiché chez Dendreo ?

Si le Module de l'Action de Formation Dendreo est toujours accessible (= si la date de fin programmée sur Dendreo n'est pas dépassée), alors le Participant peut accéder autant de fois qu'il le souhaite à la Formation Dokeos pour approfondir ses connaissances. Dans ce cas, il y a plusieurs indicateurs que vous pouvez suivre sur Dendreo :

1. Le temps passé : cet indicateur correspond au temps total passé par un Participant sur une Formation Dokeos. Par conséquent, les minutes supplémentaires pendant lesquelles le Participant est retourné sur la Formation de Dokeos après l'avoir terminée sont comptabilisées. Cette information est disponible dans la colonne LMS - Temps passé (total en minutes) dans le listing des Participants d'une Action de Formation.
2. La progression : cet indicateur correspond au pourcentage de Modules entièrement réalisés par le Participant au sein d'une Formation Dokeos. Cette information est disponible dans la colonne LMS - Progression dans le listing des Participants d'une Action de Formation.
3. Le temps de présence : cet indicateur est calculé à partir de la progression en pourcentage appliquée à la durée théorique du Module e-learning de l'Action de Formation programmée sur Dendreo. Cette information est disponible depuis l'onglet Relevé de présence de vos Actions de Formation.