Gérer les conflits dans Dendreo

Sur votre compte Dendreo, vous disposez d'une fonctionnalité de gestion des conflits qui vérifie la disponibilité de toutes les ressources impliquées dans les Formations mises en place par votre Organisme de Formation.

Des alertes visuelles sont placées sur les pages concernées pour vous permettre d'identifier et de résoudre rapidement les problèmes liés aux dates, Salles, Participants, Formateurs, Entreprises et Administrateurs.

Cette automatisation permet un gain de temps considérable sur la vérification des plannings et réduit le stress et les erreurs de programmation.

Fonctionnement général

Lorsque vous programmez une Action de Formation, différents types de conflit peuvent se créer :

• Des conflits de dates : si l’Action de Formation se trouve sur un jour de fermeture de votre Organisme de Formation ou si un événement libre n’a aucune personne assignée ;
• Des conflits de Participants : si un Participant est inscrit à plusieurs Créneaux de Formation ou événements libres en même temps ;
• Des conflits de Formateurs : si un Formateur est staffé sur plusieurs Créneaux de Formation ou événements libres en même temps, ou s’il est staffé sur un Créneau où il est indisponible ;
• Des conflits d'Entreprises : si une Entreprise est ajoutée à plusieurs événements libres en même temps ;
• Des conflits d'Administrateurs : si un Administrateur est associé à plusieurs événements en même temps ;
• Des conflits de Salles : si une Salle est utilisée pour plusieurs Créneaux de Formation en même temps.

Consulter les conflits

Vous pouvez retrouver vos conflits à différents endroits de votre compte Dendreo :

• Depuis l’interface des conflits : sur la page de chaque type de conflit, vous pouvez consulter le récapitulatif de l’ensemble des conflits futurs de ce type (Date, Salle, Administrateurs, etc.) ;
• Dans une fiche CRM : dans l’onglet Conflits de chaque fiche CRM, vous retrouvez l’ensemble des conflits spécifiquement pour ce Formateur, ce Participant, cette Entreprise ou cette Salle spécifique.
• Dans l'Agenda : lorsque deux Actions de Formation ou événements libres sont en conflit, ils apparaissent en rouge dans votre Agenda visuel. En les survolant, vous retrouvez le type de conflit rencontré.

• Dans une Action de Formation : depuis l’onglet Résumé d’une Action de Formation, des encadrés rouges vous alertent sur les conflits futurs pour cette Action de Formation, et vous invitent à les régler si nécessaire. Vous retrouvez le détail de ceux-ci dans l’onglet Conflits de l’Action de Formation.

Gérer ses conflits

Pour chaque type de conflit rencontré, plusieurs actions sont réalisables :

• Accédez aux deux Actions de Formation ou événements libres concernés ;
• Cliquez sur l’icône d’œil pour afficher l’Agenda de la semaine à la date du conflit et éventuellement déplacer le Créneau de Formation ou l’événement en conflit en le glissant-déposant sur un autre horaire.
• Cliquez sur l’icône de cloche pour désactiver l’alerte du conflit.

Une fois la source du conflit identifiée, il vous suffit de la corriger depuis l’Action de Formation, l’Agenda ou la fiche CRM concernée. Nous vous conseillons d’ouvrir les éléments en conflit sur plusieurs onglets différents afin de vérifier la coïncidence des dates ou horaires, et ainsi effectuer la modification.

Configurer la vérification des conflits

Vous pouvez choisir de désactiver la vérification des conflits pour les Salles, les Formateurs et les Participants inscrits/staffés simultanément à plusieurs Créneaux de Formation.

Pour cela, depuis la configuration de l'Agenda, dans la rubrique Vérifications des conflits, mettez à Non les types de conflits que vous souhaitez désactiver. Une fois désactivée, cette vérification ne se fera plus.

Si vous souhaitez réactiver la vérification plus tard, vous pourrez simplement remettre l'option sur Oui.