Utiliser Dendreo pour une CAE ou une société de portage

Les SCOP, SCIC, CAE, sociétés de portage salarial, etc. ayant une activité d'Organisme de Formation ont des besoins de gestion administrative différents d'un Centre de Formation classique.

Grâce à la fonctionnalité multi-centres de Dendreo, il est facile de gérer correctement cette architecture, où chaque Entrepreneur/porté gère son propre "sous-centre d'activité" tout en faisant cependant nécessairement partie du processus global de la CAE/société de portage.

Mais contrairement à un Organisme de Formation multi-sites ou multi-sirets qui utiliserait le multi-centres, le fonctionnement du portage salarial entraîne des besoins spécifiques. Pour y répondre, nous vous offrons la possibilité d’activer le mode CAE.

Dans cet article, vous découvrirez les spécificités qui vous permettront de mieux appréhender le fonctionnement du mode CAE avec votre utilisation de Dendreo ainsi que l'impact de l'activation de ce mode sur le multi-centres.

Pourquoi activer le mode CAE ?

Activer le mode CAE au sein de votre Organisme est une décision stratégique aux multiples avantages :

• Un mode hermétique : le mode hermétique du multi-centres est automatiquement activé et ne peut pas être désactivé. De cette façon, chaque Entrepreneur/porté possède son propre Centre de Formation et a la garantie que ses données sont privées. Si toutefois des données (fiches CRM, Modules, Salles, etc.) devaient être partagées entre plusieurs sous-centres, seuls les administrateurs de la vue globale ont alors les droits pour le faire.
• Un process administratif centralisé et controlé : deux points de contrôle vous assurent que l'Entrepreneur/porté a bien respecté votre process administratif avant de transmettre certains documents administratifs à ses clients (conventions, Factures, etc.). Une colonne Validation CAE s'affiche sur le listing des inscriptions et le listing des Factures. Les Entrepreneurs/portés peuvent uniquement choisir Brouillon ou En attente. Seuls les administrateurs de la vue globale peuvent passer le statut en Validé.
• La personnalisation des sous-centres : vos Entrepreneurs ont la possibilité de personnaliser leur sous-centre, notamment le logo, les couleurs, etc. Avec le mode CAE, ils peuvent également définir un en-tête et un pied de page spécifique que vous pouvez afficher sur votre modèle de Facture.
• Des droits spécifiques : certaines restrictions de droits d'accès/d'action sont prévues avec le mode CAE. En effet, même s'il est administrateur de son sous-centre, un Entrepreneur/porté ne peut pas accéder à l'interface de configuration des numérotations et des exports comptables, ni modifier la TVA et la devise par défaut de son sous-centre. De même, au niveau d'une Action de Formation, il ne peut pas modifier la TVA appliquée ni le numéro d'une Facture déjà émise.
• La compatibilité avec Louty : si vous utilisez Louty comme solution de gestion comptable, Dendreo vous propose nativement un format d'export de votre journal des ventes et de votre journal de banque. Selon vos besoins, vous pouvez aussi facilement configurer un axe analytique par fiche Formateur du CRM ou par sous-centre.
• Une démarche qualité centralisée : la démarche qualité avec Qualiopi est centralisée pour vous assurer que le process soit respecté par tous les Entrepreneurs et que votre Audit se déroule sereinement.
• Un reporting mensuel de l'abonnement Dendreo : votre Facture d'abonnement à Dendreo (accessible uniquement aux administrateurs de la vue globale), affiche automatiquement le détail de l'abonnement par sous-centre (nombre d'utilisateurs, signatures électroniques réalisées, heures de classe virtuelle avec Dendreo Live). De cette façon, vous pouvez facilement refacturer vos Entrepreneurs/portés en fonction de leur utilisation de Dendreo.
• Dendreo Live : un seul abonnement Dendreo Live est nécessaire dans le cas d'un multi-centres et, si le mode CAE est activé, vous pouvez consulter le détail des heures consommées par sous-centre.

Configurer le mode CAE

Depuis l'onglet CAE (Coop)/Portage salarial (qui s'affiche en configuration une fois le mode CAE activé par le support de Dendreo), définissez les différents paramètres du mode CAE sur votre compte :

• Autoriser le staffing Formateurs “cross-centres” : en activant ce réglage, un Entrepreneur peut staffer sur une Action de Formation de son Centre d'activité un Formateur de la base de données globale non disponible sur son Centre. Ceci permet de réaliser de la collaboration entre Entrepreneurs (dans le cas où un Formateur “principal” est porteur de l'Action de Formation), sans devoir partager la fiche du second Formateur avec le Formateur principal (ce dernier n'ayant donc pas de visibilité sur des informations confidentielles, le détail de l'agenda, de l'activité, etc. de son collègue).
• Désactiver le support Dendreo pour les Utilisateurs n’étant pas Administrateurs de la vue globale : cette option vous permet de définir que seul vous (administrateur de la vue globale) êtes autorisé à contacter directement le support Dendreo. Dans le cas où votre Centre de Formation comprend de nombreux Formateurs Entrepreneurs, chacun disposant de son propre sous-centre, cette restriction peut s'avérer judicieuse. Elle encourage ainsi les Formateurs à se tourner vers vous pour toute question, évitant un contact direct avec le support Dendreo. Veuillez noter que cette option est bloquée par défaut, et que vous devez contacter le support Dendreo pour l'activer.
• Email/URL de support pour les Utilisateurs des sous-centres : cela vous permet de définir une adresse mail ou URL de support spécifique, afin que vos Formateurs/Entrepreneurs puissent vous contacter et poser leurs questions directement depuis le bouton Support (à la place de Aide & Feedback). Vous devez contacter le support Dendreo pour activer cette option.

• Restreindre la validation des indicateurs Qualiopi aux Administrateurs globaux : en activant cette option, seuls les administrateurs de la vue globale pourront valider les critères Qualiopi, les autres pourront uniquement les consulter.

• Autoriser l'ajout de Règlements : vous avez la possibilité d'empêcher la saisie de Règlements pour les utilisateurs non-administrateurs de la vue globale, en sélectionnant Autorisé pour les administrateurs (vue globale uniquement). Dans ce cas, depuis l'interface de Facturation, le bouton Ajouter un Règlement (cf. capture ci-dessous) n'apparaît pas.

Contrôler le process administratif d'un Entrepreneur

Comme évoqué précédemment, vous avez la possibilité de vérifier que vos Entrepreneurs ont bien respecté votre processus administratif avant d'avancer sur la mise en place de leurs Formations.

1 - Depuis le listing des Participants d'une Action de Formation

Dans l’onglet Participants d’une Action de Formation, la colonne Validation CAE (avec pour statuts brouillon, en attente et validé) vous permet d'apporter votre validation avant que le Formateur puisse envoyer un document administratif (comme par exemple une convention).

2 - Depuis le listing des Factures

Dans les Factures, la colonne Validation CAE (avec pour statuts brouillon, en attente et validé) vous permet d'apporter votre validation avant que le Formateur puisse émettre la Facture. Cela vous permet également, dans les Exports comptables, de filtrer les Factures en fonction du statut de validation.