Un Participant veut changer de session de Formation

Cas d’usage : un Participant s’est pré-inscrit et a réglé les frais d’inscriptions en ligne pour une Formation, son inscription a été validée par le Centre, mais le Participant veut désormais changer de session/date de Formation (même Module au même tarif mais sur une autre ADF).

Dans une telle situation, il aurait été possible (et plus simple !) d’utiliser la fonctionnalité de changement d’Action de Formation avant de valider la pré-inscription.

Bouton d'association de la pré-inscription à une autre Action de Formation

Dans le cas d'usage ci-dessus, la pré-inscription ayant été validée, une Facture a été créée automatiquement et le Règlement Stripe y a été automatiquement associé. Plusieurs étapes sont donc nécessaires avant d’associer le Participant à une autre session de Formation.

  1. Détacher le Règlement de la Facture

Depuis l'onglet Règlements, retrouvez le Règlement associé à la Facture des frais d'inscriptions du Participant (aidez-vous si besoin des différentes barres de recherche pour le retrouver plus facilement), puis cliquez sur l'icône de modification du Règlement.

Supprimez les données du champs Facture associée au Règlement (et laissez ainsi le champ vide) afin de détacher le Règlement de la Facture, puis sauvegardez.

  1. Annuler la Facture par un Avoir

Dans l’onglet Factures de l’Action de Formation, cliquez sur l’icône de modification de la Facture concernée.

À noter : il est conseillé de prendre note du numéro de la Facture pour le reste de la procédure ci-dessous.

Cliquez sur Émettre une Facture d’avoir pour annuler cette Facture.

À noter : une autre solution serait, avant d'annuler cette Facture, de détacher le Règlement de celle-ci pour retrouver ce Règlement plus tard dans les Règlements sans Factures (lors de l'Étape 6 ci-dessous).

  1. Supprimer le Financement associé

Dans l’onglet Financements de l’Action de Formation, cliquez sur l’icône de corbeille du Financement concerné pour le supprimer.

  1. Désinscrire le Participant de l’ADF

Dans l’onglet Participants de l’Action de Formation, cliquez sur l’icône de corbeille sur la ligne du Participant concerné pour le désinscrire.

  1. Inscrire le Participant à l’ADF souhaitée

Dans l’onglet Participants de l’Action de Formation demandée par le Participant, cliquez sur Ajouter des Participants puis ajoutez le Participant concerné.

  1. Ajouter le Financement

Dans l’onglet Financements de l’Action de Formation, cliquez sur Ajouter un Financement.

Une fois le Financement créé, cliquez sur Facturer.

Attention : il est important que le montant soit le même entre l'Action de Formation initiale et la nouvelle.

Dans l’onglet Factures de l’Action de Formation, notez le numéro de la Facture, vous en aurez besoin dans l’étape suivante.

  1. Rattacher le Règlement Stripe initial

Dans la partie Règlements de votre compte, retrouvez le paiement Stripe réalisé par le Participant à l'aide du numéro précédemment noté dans l'Étape 1, puis cliquez sur l’icône de modification.

Dans le champ Facture associée au Règlement, insérez le numéro de la nouvelle Facture en lieu et place de celui de la Facture initiale, puis sélectionnez l’Action de Formation qui s’affiche.

Sauvegardez. Le Paiement du Participant est désormais rattaché à la Facture concernant l’Action de Formation souhaitée par ce dernier ! 🎉

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