Facturer au prorata de présence

À l’étape de Financement d'une Action de Formation, vous pouvez sélectionner des règles de facturation qui permettent à Dendreo de calculer automatiquement le montant à facturer en se basant sur le taux de présence des Participants concernés par la facturation. Dans cet article, découvrez comment sont calculés les montants à facturer en fonction des différentes règles spécifiques aux Financeurs.

Prérequis

Le fonctionnement de la facturation au prorata de présence repose intégralement sur le relevé de présence des Participants, que vous renseignez au niveau de vos ADF. Pour la bonne prise en main du prorata, il est donc indispensable de bien maîtriser les sujets suivants :

• La saisie manuelle du Relevé de présences ;
• Le fonctionnement général des Émargements électroniques ;
• Le fonctionnement général de la facturation.

Principe général

Lors de la création d'un Financement au sein d'une Action de Formation, lorsque vous sélectionnez le type de Financement et le Financeur externe concerné, vous pouvez choisir la règle de calcul automatique du montant que vous souhaitez facturer en fonction des présences renseignées sur l'Action de Formation.

Règles de calcul automatique des montants

Dans cette section, vous retrouvez la procédure à suivre selon le type de règles sélectionné.

^{Règles de présence exacte}

En sélectionnant ce mode de calcul à l'étape d'un Financement, Dendreo applique alors automatiquement le taux de présence du Participant sur le montant renseigné dans le Budget pour le Participant concerné.

Spécificités

Avec la règle de calcul à la présence exacte, il est possible de générer plusieurs Factures à partir du Financement initial, en fonction de l'évolution des présences des Participants. Dans le cas des Formations longues par exemple, vous pouvez ainsi facturer plusieurs fois le Financeur sélectionné au niveau du Financement, le montant facturé pour chacune des Factures se calculant uniquement en fonction du taux de présence pas encore facturé.

^{Règles de facturation de la CDC pour le CPF}

Dans le cadre de vos Formations éligibles au CPF, les règles de facturation sont imposées par la Caisse des Dépôts et Consignations dans leurs conditions particulières.

Dendreo applique donc les règles suivantes en fonction des présences que vous aurez renseignées :

• Si la présence du Participant est égale à 0%, le montant de la facturation calculé automatiquement est de 5% du montant renseigné dans le Budget pour le Participant concerné ;
• Si la présence du Participant est supérieure à 0% et inférieure à 25%, le montant de la facturation calculé automatiquement est de 25% du montant renseigné dans le Budget pour le Participant concerné ;
• Si la présence du Participant est comprise entre 25% et 80%, le montant de la facturation est calculé automatiquement en fonction du taux de présence exact du Participant ;
• Si la présence du Participant est strictement supérieure à 80%, le montant de la facturation calculé automatiquement est de 100% du montant renseigné dans le Budget pour le Participant concerné.

Limites

• La notion d'abandon et les délais d'abandon, évoqués dans les articles 6.2 et 6.3 des conditions particulières de la CDC, ne sont actuellement pas gérés. Dendreo ne pouvant pas savoir si l'annulation intervient pendant le délai légal de rétractation, dès lors qu'un Participant a un taux de présence de 0%, le montant calculé automatiquement est alors de 5% du montant renseigné dans le Budget pour le Participant concerné.
• Le calcul automatique des montants ne prend pas en compte les motifs d'absence renseignés dans le relevé de présence de vos Participants. Par conséquent, dans le cas de l’interruption ou de l’abandon de la Formation par le Participant, justifié par un cas de force majeure, le motif d'absence renseigné dans le relevé de présence n'impacte pas le montant calculé automatiquement par Dendreo.
• Dans le cas des Formations longues (> à 3 mois), Dendreo ne génère pas automatiquement de Facture d'un montant de 25% à partir du Financement. Dans ce cas, nous vous invitons à saisir un Règlement du montant de l'acompte que vous rattacherez ensuite à la Facture finale émise à la fin de la Formation.

^{Règles de facturation de l'ANDPC}

Depuis le 1er janvier 2023, l'ANDPC prend en charge les frais de Formation d'un professionnel de santé à hauteur du service fait, soit des heures réellement effectuées. Les conditions de prise en charge des actions DPC par l'ANDPC sont détaillées dans les critères et procédures de prise en charge des actions de DPC.

Dendreo applique donc les règles suivantes en fonction des présences que vous aurez renseignées :

• Si la présence du Participant est totale, soit égale à 100%, le montant de la facturation calculé automatiquement est de 100% du montant renseigné dans le Budget pour le Participant concerné ;
• Si la présence du Participant est partielle, le montant calculé automatiquement par Dendreo dépend du nombre d'heures de présence arrondi à l'heure supérieure ou inférieure puis proratisée en fonction du montant total de l'ADF renseigné dans le Budget pour le Participant concerné :
  • Le temps de présence est arrondi à l’heure inférieure jusqu’à 29 minutes et 59 secondes
  • Le temps de présence est arrondi à l'heure supérieure à partir de 30 minutes

Limites

• Le montant de la Facture se faisant sur le pourcentage du montant global de l'Action de Formation, dans le cas d'une ADF multi-modules avec des prix différents par module, le montant calculé est donc erroné.