Définir des dates figées ou automatiques

Pour vos Actions de Formation, Dendreo vous propose désormais deux modes de gestion des dates : un mode automatique dans lequel les dates de début et de fin s’ajustent en fonction des Créneaux planifiés, ainsi qu’un mode figé dans lequel vous définissez des dates fixes correspondant à vos dates contractuelles.

Dans cette documentation, découvrez la différence entre ces deux modes de gestion des dates, les cas d’usage les plus courants, la procédure pour définir le mode de date souhaité au niveau de vos ADF ainsi que les tags associés à la fonctionnalité pour mettre à jour vos Modèles de documents.

Principe général

Lors de l'administration d'une Action de Formation, vous pouvez choisir le mode de gestion des dates de début et de fin au niveau de l'ADF et/ou au niveau des Modules qui composent cette ADF :

• Le mode automatique (dates effectives)

Avec ce mode, les dates des Modules et de l'Action de Formation sont dynamiques et s'ajustent selon les Créneaux planifiés. Si vous modifiez la date du premier ou du dernier Créneau de la Formation, les dates de début et de fin sont alors automatiquement mises à jour pour correspondre à la date des Créneaux. C'est le mode de fonctionnement historique de Dendreo.

• Le mode figé (dates fixes)

Avec ce mode, vous renseignez manuellement les dates de début et de fin qui restent fixes peu importe les Créneaux que vous planifiez ensuite. Vous pouvez par exemple définir des dates, validées contractuellement, qui seront affichées sur votre Catalogue Public et/ou vos Modèles de documents même si le planning de la Formation est amené à évoluer.

Cas d’usage

Vous trouverez ci-dessous différents cas d’usage nécessitant l'utilisation des dates figées :

• Vous validez contractuellement des dates de début et de fin que vous souhaitez afficher systématiquement sur vos documents administratifs (convention, attestation, certification, facture, etc.) même si le planning de la Formation évolue. C'est un cas d'usage fréquemment rencontré pour les Organismes dispensant des Formations éligibles au CPF, pour lesquelles la période de Formation est définie à l'étape de la validation du dossier EDOF.
• Vous dispensez des Formations e-learning pour lesquelles vous avez besoin de contractualiser une période de Formation, mais vous souhaitez permettre à vos apprenants d'accéder aux contenus e-learning sur une période plus longue. Pour plus d'informations, consultez les spécificités pour un Module e-learning de cet article.
• Vous utilisez des Modules à planification progressive et souhaitez définir une plage de dates fixes qui doit être respectée par les Formateurs planifiant des Créneaux en autonomie sur leur Extranet. Historiquement, sans le fonctionnement des dates fixes, vos Formateurs se retrouvaient bloqués par la date du dernier créneau qu'ils planifiaient car ils ne pouvaient plus la déplacer. Pour plus d'informations, consultez les spécificités pour un Module à planification progressive de cet article.

Configurer le mode par défaut

Par défaut, lorsque vous créez une Action de Formation, la gestion des dates est dynamique. Depuis votre configuration générale, dans Actions de Formation, vous pouvez cependant sélectionner le Mode figé.

Définir le mode de gestion des dates

Il est possible de définir des dates figées ou dynamiques à deux niveaux décorrélés : pour l’Action de Formation ou pour les Modules d’une Action de Formation.

^{Définir les dates d'une Action de Formation}

Lors de la programmation d’une Action de Formation, cliquez sur Personnaliser l’intitulé, la durée, les dates ou la couleur pour retrouver l’encadré de gestion des dates (figées ou dynamiques) au niveau de l’ADF.

Aux champs Date de début/fin, cliquez sur Passer en Dates figées/automatiques selon le mode souhaité.

^{Définir les dates d'un Module}

Vous pouvez également gérer le mode de dates souhaité lors de l’ajout ou de la modification d’un Module dans une ADF. Cette gestion peut être appliquée pour l’un ou plusieurs des Modules de l’ADF.

Spécificités

Selon le mode de planification de vos Actions de Formation, les dates figées ont plusieurs spécificités.

^{Module e-learning synchronisé}

Pour gérer ce cas d'usage, définissez des dates d’accès distinctes à votre Module e-learning : ces dates détermineront l'accès au lien LMS depuis l'Extranet Participant ainsi qu’au Module synchronisé sur un LMS.

Pour cela, depuis l’onglet Modules de l’ADF, entrez en modification du Module e-learning concerné.

Au niveau des champs de dates, cliquez sur Définir des dates d'accès distinctes.

Les champs Début d’accès et Fin d’accès s’affichent alors. Par défaut, ils reprennent les dates de début et de fin définie juste au dessus. Indiquez alors les dates d’accès souhaitées puis sauvegardez.

Depuis l'onglet Modules de l'ADF, vous retrouvez ensuite les dates d’accès définies précédemment.

^{Module à planification progressive}

Dans la configuration de l’Extranet Formateur, vous pouvez effectivement sélectionner l’option Restreindre la planification de Créneaux par le Formateur aux dates des Modules pour que la création ou modification de Créneaux futurs d'une Action de Formation par le Formateur ne puisse se faire que dans la limite des dates de début et fin de chaque Module. Historiquement, les Formateurs pouvaient cependant se retrouver bloqués dans la planification de leurs Créneaux comme exposé dans le cas d'usage.

Dans le cas d’un Module à planification progressive, la fonctionnalité des dates contractuelles résout alors cette problématique : en effet, dans le cas où votre Organisme de Formation indique des dates figées du 01/07 au 31/07 pour un Module à planification progressive, si le Formateur planifie tous ses Créneaux dont le dernier se déroulant le 15/07, la date de fin du Module reste figée au 31/07 et non au 15/07 comme ce serait le cas avec des dates dynamiques.

Cela permet au Formateur de modifier sans problème la date de son dernier Créneau, sans être bloqué, du moment que la date est inférieure au 31/07. Ainsi, en cas de planification progressive avec des dates figées, les dates de début et de fin contractuelles restent fixes, même si les Créneaux sont modifiés !

^{Séance alternative}

Jusqu’en juin 2024, chaque séance alternative avec Module à planification progressive héritait des dates de la séance principale, et le Formateur ne pouvait donc planifier ses Créneaux que dans cette plage de dates.

Désormais, chaque séance alternative peut avoir sa propre plage de dates figées ou dynamiques : les séances sont donc indépendantes les unes des autres quant à la planification de leurs Créneaux.

Sur la capture d’écran ci-dessus, les dates de la séance principale sont figées du 18/06 au 30/09, et les dates de la séance alternative sont figées du 03/09 au 17/09 !

Suivre les dates effectives

Depuis le listing des Actions de Formation, vous pouvez filtrer les ADF par date contractuelle ou effective.

Cliquez sur Colonnes pour afficher les colonnes Début effectif et Fin effective. Celles-ci se basent sur les dates des Créneaux, peu importe que le mode de gestion des dates soit figé ou dynamique.

Sur la capture ci-dessus, les colonnes Début et Fin affichent les dates contractuelles (si l'Action de Formation contient un mode figé) et les dates effectives (si l'Action de Formation contient un mode automatique).

Gérer le tagging des Modèles de document

Dans vos documents, le fonctionnement des tags peut différer selon le mode de dates utilisé.

Si l’Action de Formation utilise un mode figé :

• adf_date_debut et adf_date_fin renvoient les dates figées de l'Action de Formation ;
• adf_date_debut_part et adf_date_fin_part renvoient les dates figées des Modules auxquels est inscrit le Participant ;
• adf_date_effective_debut et adf_date_effective_fin renvoient les dates des premiers/derniers Créneaux du Participant.

Si l’Action de Formation utilise un mode dynamique :

• adf_date_effective_debut et adf_date_effective_fin renvoient les dates effectives des Créneaux ;
• adf_date_debut et adf_date_fin renvoient également les dates effectives des Créneaux.