Transférer l'inscription d'un Participant vers une autre Action de Formation

Cet article vous explique comment transférer facilement l’inscription d’un Participant d’une ADF vers une autre en un clic, sans avoir à ressaisir manuellement toutes les informations du Participant dans la nouvelle ADF.

Fonctionnement général

Depuis la liste des Participants d’une Action de Formation, basculez un Participant vers une autre Action de Formation : Dendreo vous propose en priorité les ADF (en cours ou à venir) ayant des Modules en commun avec l'ADF d'origine, mais vous pouvez également sélectionner une ADF n’en ayant aucun en commun.

Lors du transfert, vous pouvez conserver l’inscription du Participant sur l’ADF d’origine ou bien la supprimer : si des Financements, des Factures ou des Présences ont déjà été renseignés pour ce Participant, l’inscription ne peut alors pas être supprimée de cette Action de Formation, mais le transfert reste possible.

L’inscription du Participant est ensuite transférée sur l’Action de Formation sélectionnée ainsi qu'aux Modules inclus dans celle-ci, selon la construction des Actions de Formation d’origine et de destination :

• Si l’Action de Formation de destination est mono-module, le Participant transféré est inscrit à l’unique Module de l’Action de Formation, même si l’Action de Formation d’origine est multi-modules.
• Si l’Action de Formation de destination est multi-modules ou comporte un Module Composé, la configuration de l'option Inscrire automatiquement un Participant à tous les Modules intervient : si l’option est à Oui, le Participant est inscrit à tous les Modules de l’ADF peu importe les Modules inclus dans l’ADF d’origine, si l’option est à Non, le Participant est inscrit à aucun des Modules de l’Action de Formation.

Cas particuliers

Ci-dessous, retrouvez les cas particuliers que vous pouvez rencontrer lors du transfert de Participants :

• Si l'Action de Formation d'origine contient un Module e-learning synchronisé à un LMS, une partie de la manipulation doit se faire manuellement. En effet, vous pouvez transférer le Participant dans l'ADF de destination, mais pour le synchroniser avec le LMS, vous devez le désinscrire des Modules e-learning synchronisés dans les Inscriptions aux Modules de l'ADF d'origine, puis le synchroniser à nouveau manuellement dans l'ADF de destination.
• Si l'Action de Formation de destination contient un Module en séance alternative, le Participant transféré est inscrit sur la séance principale du Module, même si le nombre de Participants maximum pour la séance est atteint. Pour ajouter le Participant à une séance alternative, inscrivez-le manuellement.
• Si l'Action de Formation de destination contient un Module en duplex : le Participant transféré est inscrit sur le Module en présentiel, même si le nombre de Participants maximum pour le Module est atteint. Pour ajouter le Participant au Module en duplex (effectué à distance), inscrivez-le manuellement.

Effectuer le transfert de l’inscription

Depuis une Action de Formation, dans l’onglet Participants, cliquez sur l’icône de transfert.

Choisissez l’Action de Formation vers laquelle transférer l’inscription du Participant, en la sélectionnant dans la liste, ou bien en tapant son numéro dans la barre de recherche.

Vous pouvez ensuite décider ou non de conserver l’inscription du Participant sur l’ADF d’origine. Dans certains cas l'option est grisée et ne peut pas être décochée : le Participant ne peut alors pas être supprimé de l'ADF.

Lorsque la case Conserver l'inscription du Participant sur l'ADF d'origine est cochée, vous pouvez indiquer si vous souhaitez marquer le Participant absent sur tous les Créneaux de Formation restants dans cette ADF.

Cliquez sur Transférer ou Transférer et aller sur l’ADF. Une pop up s’affiche avec le lien de la nouvelle ADF.