Comment rembourser un Participant ?

Si vous souhaitez rembourser un Participant et l'indiquer dans Dendreo, la solution dépend de la situation rencontrée : devez-vous rembourser le Participant de l'intégralité du montant, ou seulement d'une partie ? Consultez la suite de cette documentation pour connaitre la procédure à suivre dans ces deux cas.

Rembourser intégralement un Participant

Le processus de remboursement d'un Participant varie selon que celui-ci ait déjà réglé ou non la Facture.

Si le Participant n'a pas encore réglé la Facture

1. Dans l’onglet Factures de l’ADF, sur la Facture concernée, émettez une Facture d’avoir.

2. Dans l'onglet Factures, retrouvez la Facture précédemment annulée ainsi que la Facture d'Avoir émise, à transmettre à votre service comptabilité.

Si le Participant a déjà réglé la Facture

1. Dans l’onglet Factures de l’ADF, sur la Facture concernée, émettez une Facture d’avoir.

2. Accédez à la modification de la Facture d'avoir.

3. Dans la section Règlements, renseignez le règlement (montant négatif) effectué par le Participant.

4. Dans l'onglet Factures, retrouvez la Facture précédemment annulée par un Avoir ainsi que la Facture d'Avoir émise, à transmettre à votre service comptabilité pour qu'il procède au remboursement.

Si vous souhaitez conserver le règlement pour le rattacher à une prochaine ADF

Si le Participant souhaite s'inscrire à une autre Action de Formation, vous pouvez détacher son règlement de la Facture pour le rattacher à la nouvelle Action de Formation : le Participant ne sera pas remboursé, mais les frais qu'il a déjà engagés seront indiqués sur la Facture de la nouvelle Action de Formation.

Depuis l'interface de modification de la Facture d'Avoir dans laquelle vous avez précédemment ajouté un règlement, cliquez sur l'icône de lien en bout de ligne pour détacher le règlement. Celui-ci se retrouve alors dans les Règlements sans Facture (mais reste tout de même associé au destinataire de cette Facture).

Depuis le tableau des Règlements sans Facture, vous pouvez notamment accéder à la modification du règlement pour y ajouter un éventuel commentaire précisant les raisons de son détachement.

Ensuite, une fois la nouvelle Action de Formation programmée et le Participant inscrit, depuis la nouvelle Facture associée, vous retrouvez le règlement sans Facture : sélectionnez-le pour l'associer à la Facture.

Rembourser partiellement un Participant

À l'heure actuelle, il n'est pas possible de créer des Avoirs partiels sur Dendreo, c'est-à-dire de rembourser seulement une partie d'une Facture déjà émise.

Pour rembourser un Participant d'une partie de ses frais avancés, vous devez donc émettre un Avoir complet puis émettre une nouvelle Facture avec le nouveau montant dans laquelle rattacher le Règlement initial.

1. Dans l’onglet Factures de l’ADF, sur la Facture concernée, émettez une Facture d’avoir.

2. Dans l’onglet Financements de l’ADF, accédez à l’interface de modification du Financement concerné.

3. Dans la colonne Montant financé, entrez le montant auquel vous avez soustrait la somme à rembourser.

4. Cliquez sur Facturer.

5. Dans l’onglet Inscriptions aux Modules et Prix de l’ADF, modifiez le prix par Module du Participant concerné en entrant le montant auquel vous avez soustrait la somme à rembourser.

Dans l’onglet Factures de l’ADF, vous devriez désormais retrouver trois Factures différentes : la Facture initiale annulée par un Avoir, la Facture d'Avoir ainsi que la nouvelle Facture dont le montant a été remisé.

6. Accédez à la modification de la Facture qui a été précédemment annulée par un Avoir.

7. Dans la rubrique Règlements, cliquez sur l'icône de lien pour détacher le règlement que le Participant avait effectué pour la Facture. Nous le rattacherons ensuite à la nouvelle Facture.

8. Depuis le tableau des Règlements sans Facture, accédez à la modification du règlement détaché.

9. Dans le champ Facture associée au Règlement, renseignez le numéro précédemment copié.

10. De retour dans votre ADF, dans l'onglet Factures, accédez à la modification de la nouvelle Facture.

11. Dans la rubrique Règlements, vous retrouvez le règlement que vous venez d'associer. Ajoutez maintenant un règlement négatif correspondant au montant à rembourser au Participant puis sauvegardez.

12. Téléchargez les Factures afin de les transmettre à votre service comptabilité.