Présentation des e-Émargements (signature électronique des feuilles de présence)

Nous avons conçu une fonctionnalité qui vous permet, depuis Dendreo, de proposer à vos Participants de signer électroniquement les feuilles d'émargement rendant ainsi possible la saisie automatique du relevé des présences de vos Actions de Formation. Cette fonctionnalité est adaptée à la fois aux formations en présentiel ou en distanciel.

Cette fonctionnalité est uniquement dédiée à la signature d'émargements : la Signature électronique de documents fait l'objet d'une autre fonctionnalité !

Avant propos

Cette fonctionnalité est soit totalement incluse dans votre abonnement, soit avec un coût variable entre 0,09 € et 0,18€ par émargement.

Le bon fonctionnement de cette fonctionnalité implique que vous ayez activé et maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

L'Extranet Participant qui sera l'interface permettant à vos Participants d’apposer leur signature ;
L'Extranet Formateur, le portail dédié aux Formateurs et depuis lequel ils peuvent attester des signataires et émarger eux-mêmes ;
Le fonctionnement et les impacts sur votre BPF du relevé des présences ;

La signature électronique sur Dendreo nécessite un accès à Internet pendant la phase d'émargement.

Evite la propagation de virus

Même si vous pourriez vous passer de l'émargement électronique pour des formations en présentiel, dans un contexte de pandémie, cette fonctionnalité est parfaitement adaptée et même recommandée pour minimiser le risque de transmission d'agents pathogènes entre stagiaires lors de la passation de la feuille de présence. Vous pouvez mettre en avant l'utilisation de cette technologie comme une mesure mise en place par votre OF pour protéger votre public.

Les Fonctionnalités

Une interface de signature responsive accessible en ligne depuis un Mobile, un PC ou une tablette ;
Suivi des signatures en temps réel et validation des émargements par le(s) Formateur(s) ;
Deux modes de signature pour les Participants : via leur Extranet ou via une liste d'émargement dématérialisée
Option de Prolongation avec motif, activable par l'Organisme de formation et le(s) Formateur(s), permettant aux retardataires de signer en dehors des délais normaux ;
Relevé automatique des présences et des absences dans Dendreo ;
Piste d'audit pour vérifier l'ensemble des signatures électroniques ;
Tags dédiés aux signatures électroniques pour les intégrer dans les modèles de feuille d'émargement ;

Certains OPCO ou organismes publics peuvent être réfractaires à l'utilisation des signatures électroniques comme preuve de présence des Participants. Nous vous recommandons de vérifier au préalable auprès des organismes avec lesquels vous travaillez si les feuilles d'émargement électroniques seront bien acceptées (ou au moins faire signer aussi des feuilles d'émargement papier le temps de cette confirmation).

En tant que tiers de confiance, Dendreo met automatiquement à disposition de tout organisme une piste d'audit accessible en ligne, retraçant l'ensemble des actions réalisées par les signataires (signatures, horodatages, prolongations éventuelles, etc.), pour chaque formation incluant des émargements électroniques. Cette fonctionnalité permet de prouver la véracité et l'authenticité des signatures (bien plus qu'en émargements papiers !).

Pendant la période de confinement due au COVID-19 la plupart des OPCOs ont indiqué qu'ils accepteraient des preuves moins "fortes", comme de simples attestations sur l'honneur. Mais à fortiori ils accepteront donc sans problème les feuilles d'émargement électroniques ;)

Des mises à jour et des évolutions sont prévues. N'hésitez pas à nous faire part de vos suggestions en contactant l 'équipe Support Dendreo

Activation et configuration

La fonctionnalité de signature électronique est activée automatiquement par défaut sur Dendreo. Vous pouvez utiliser la signature électronique sur l'ensemble de vos Actions de formation.

Dans le cas où vous ne souhaitez pas l'utiliser systématiquement pour toutes vos Actions de formation, vous pouvez continuer à générer vos modèles d'émargement en version papier et faire le relevé des présences manuellement.

Vous pouvez activer ou désactiver l'émargement électronique au niveau d'une Action de Formation :

Une configuration générale existe permettant de régler la valeur par défaut de cette configuration pour toutes les nouvelles Actions de Formations créées.

La signature électronique des feuilles d'émargement doit se faire à chaque Créneau, et par défaut elle est accessible par les signataires dans une fenêtre de temps restreinte paramétrable dans la section Actions de formation en configuration :

15, 30, 45 ou 60 minutes précédent l'heure de début du créneau programmé dans Dendreo ;
Pendant les heures du créneau programmées dans Dendreo ;
15, 30, 45 ou 60 minutes suivant l'heure de fin du créneau programmé dans Dendreo ;

Dans le cas où des Participants n'ont pas eu le temps de signer au cours de ces fenêtres de temps, une Prolongation de 3 heures est activable par le Formateur ou un Administrateur de l'Organisme de Formation. Un motif de prolongation (minimum 20 caractères) sera nécessaire pour justifier de cette prolongation, et sera affiché sur la piste d'audit.

Fonctionnement Général

Le principe général est le suivant :

Les Participants sont invités à se rendre sur une interface de signature (via leur Extranet Participant ou via une liste d'émargement dématérialisée) pendant le(s) créneau(x) de formation, afin de signer en ligne leur émargement. Ils peuvent le faire via leur ordinateur ou téléphone portable.
Le(s) Formateur(s) se rendent sur leur Extranet Formateur pour superviser le bon déroulement et enregistrement des émargements Participants. Une fois l'intégralité des signatures Participants réalisées, le(s) Formateur(s) émarge(nt) à leur tour.

A l'issue de cette phase de recueil des signatures :

Vous pouvez générer des feuilles d'émargements (par jour, par semaine, par Participant, par Module...) reprenant les signatures électroniques. Pour cela il vous faudra avoir un modèle de document adapté, incluant les tags de signature électronique.
Chaque feuille d'émargement générée inclura automatiquement un lien unique (et QR Code) vers une Piste d'audit en ligne, consultable par toute personne souhaitant vérifier l'authenticité des signatures présentes sur le document.

Continuer la lecture : comment les Participants signent-ils ?