Présentation de l'Émargement électronique

Nous avons conçu une fonctionnalité qui vous permet, depuis Dendreo, de proposer à vos Participants de signer électroniquement les feuilles d'Émargement, rendant ainsi possible la saisie automatique du relevé des présences de vos Actions de Formation, aussi bien en présentiel qu'en distanciel.

Avant-propos

Le bon fonctionnement de cette fonctionnalité implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

• L'Extranet Participant, permettant à vos Participants d’apposer leur Signature ;
• L'Extranet Formateur, depuis lequel les Formateurs peuvent émarger et attester des signataires ;
• Le fonctionnement et les impacts sur votre BPF du relevé des présences.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales des Émargements électroniques sont les suivantes :

• Une interface de signature responsive accessible en ligne depuis un Mobile, un PC ou une tablette ;
• Le suivi des signatures en temps réel et la validation des Émargements par les Formateurs ;
• Deux modes de signature pour les Participants : depuis leur Extranet (et directement depuis une classe virtuelle animée sur Dendreo Live) ou depuis une liste d'Émargement dématérialisée ;
• Une option de prolongation avec justification, activable par l'Organisme de Formation et les Formateurs, permettant aux retardataires de signer en dehors des délais prévus ;
• Le relevé automatique des présences et des absences dans Dendreo ;
• Une piste d'audit pour vérifier l'ensemble des signatures électroniques ;
• Des tags dédiés aux signatures électroniques pour les intégrer dans les Modèles de feuille d'Émargement.

Certains OPCO ou Organismes publics peuvent être réfractaires à l'utilisation des Émargements électroniques comme preuve de présence des Participants. Nous vous recommandons de vérifier au préalable auprès des Organismes avec lesquels vous travaillez si les feuilles d'Émargements électroniques sont bien acceptées (ou au moins faire signer aussi des feuilles d'Émargement papier le temps de cette confirmation).

En tant que tiers de confiance, Dendreo met automatiquement à disposition de tout Organisme de Formation une piste d'audit accessible en ligne, retraçant l'ensemble des actions réalisées par les signataires (telles que des signatures, horodatages, prolongations éventuelles, etc.), pour les Formations incluant des Émargements électroniques, afin de prouver la véracité et l'authenticité des signatures.

Même si vous pouvez vous passer de l'Émargement électronique pour des Formations en présentiel, cette fonctionnalité est parfaitement adaptée lors d'un contexte de pandémie, et recommandée pour minimiser le risque de transmission d'agents pathogènes entre stagiaires lors de la passation de la feuille de présence.

Fonctionnement général

Les Participants sont invités à se rendre sur une interface de signature (depuis leur Extranet ou une liste d'Émargement dématérialisée) pendant le créneau de Formation, afin de signer en ligne l'Émargement de leur présence. Ils peuvent le faire depuis leur ordinateur ou téléphone portable.

Le Formateur se rend ensuite sur son Extranet pour superviser le bon déroulement et enregistrement des Émargements des Participants. Une fois l'intégralité des signatures des Participants réalisées, le Formateur émarge à son tour pour valider ces signatures.

À l'issue de cette phase de recueil des signatures, vous pouvez générer des feuilles d'Émargements (par jour, par semaine, par Participant, par Module, etc.) reprenant les signatures électroniques. Pour cela, il vous faudra avoir un Modèle de Document adapté, incluant les tags de signature électronique. Chaque feuille d'Émargement générée inclura automatiquement un lien unique (et QR Code) vers une piste d'audit en ligne, consultable par toute personne souhaitant vérifier l'authenticité des signatures présentes sur le document.

Activation et configuration

La fonctionnalité des Émargements électroniques est incluse par défaut dans votre abonnement, en illimité. Elle est activée automatiquement et vous pouvez utiliser la signature électronique sur l'ensemble de vos ADF.

Si vous ne souhaitez pas l'utiliser systématiquement pour toutes vos ADF, vous pouvez continuer à générer vos Modèles d'Émargement en version papier et faire le relevé des présences manuellement.

Vous pouvez activer ou désactiver l'Émargement électronique au niveau d'une Action de Formation :

La signature électronique des feuilles d'Émargement doit se faire à chaque Créneau. Elle est par défaut accessible aux signataires dans une fenêtre de temps restreinte (à paramétrer en configuration des ADF) : 

• 15, 30, 45 ou 60 minutes précédent l'heure de début du Créneau programmé dans Dendreo ;
• Pendant les heures du Créneau programmées dans Dendreo ;
• 15, 30, 45 ou 60 minutes suivant l'heure de fin du Créneau programmé dans Dendreo.