Faire émarger électroniquement ses Participants
Cette page vous explique comment faire émarger vos Participants pour qu'ils puissent attester de leur présence. Vous y découvrirez les délais pendant lesquels ils peuvent émarger, un comparatif des solutions pour leur donner accès à l'interface de signature, différents cas d'usage que vous pouvez mettre en place selon votre organisation et les différents supports digitaux compatibles avec Dendreo.
Avant Propos - Conditions pour le bon fonctionnement
- Les émargements des Formateurs, pour attester de la présence des Participants, se font obligatoirement à partir de leur Extranet Formateur. Pour en savoir plus, consultez la documentation dédiée à la validation des émargements par le(s) Formateur(s).
- L'émargement électronique sur Dendreo nécessite obligatoirement un accès à internet à partir d'un ou plusieurs terminaux numériques. En revanche, il ne nécessite jamais le téléchargement ou l'installation d'une application dédiée.
- Certains cas d'usage impliquent que les Participants scannent un QR Code avec un smartphone ou une tablette. La majorité de ces appareils sont compatibles et intègrent nativement cette fonction dans l'application "caméra". Mais les modèles plus anciens peuvent nécessiter l'installation d'une application "lecteur de flashcode / QR Code".
Fonctionnement Général : l'interface de signature
Pendant le(s) créneau(x) de formation, pour procéder aux émargements, les Participants doivent se rendre sur une interface de signature, à laquelle ils peuvent accéder via un support numérique (un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette). Ces supports numériques peuvent être ceux des Participants ou mis à leur disposition par l'Organisme de formation.
Une fois sur l'interface de signature, les Participants peuvent alors signer dans l'encadré prévu à cet effet, avec leur souris ou leur doigt. Une fois la signature apposée, ils peuvent :
- Certifier leur présence en cliquant sur le bouton vert "Je certifie ma présence à ce créneau" ;
- Effacer leur signature pour recommencer une nouvelle signature ;
Pour rappel : la signature par un Participant ne peut se faire que : - pendant la fenêtre de temps du Créneau de formation, à plus ou moins 15, 30, 45 ou 60 min de marge, selon le paramétrage de votre configuration générale - lorsqu'une Prolongation a été activée par l'Organisme de formation ou par le Formateur.
Comment permettre à vos Participants d’accéder à l'interface de signature ?
Dendreo vous propose deux solutions pour permettre à vos Participants d'accéder à l'interface de signature.
Les méthodes ne sont pas mutuellement exclusives ! Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes en parallèle pour pallier toute spécificité ou difficulté durant une formation, ou pour différentes formations ;)
SOLUTION 1 : L'Extranet Participant
L' Extranet Participant est une interface personnalisée et sécurisée créée automatiquement par Dendreo pour chacun de vos Participants inscrits à une Action de formation et depuis laquelle ils peuvent accéder aux informations qui les concernent (Agenda des formations passées et futures, questionnaires de satisfactions, partage de documents... ).
En se connectant à leur Extranet Participant pendant le(s) créneau(x) d'une formation, ils peuvent ainsi accéder à l'interface de signature des émargements et émarger les créneaux de formation actifs indiqués sur la page d'accueil de l'Extranet.
- Vous disposez des adresses email de vos Participants et vous avez l'habitude de leur adresser directement des emails (convocation, attestation, ...)
- Vous transmettez des documents à vos Participants qu'ils doivent imprimer avant la formation
- Vos Participants sont généralement équipés de smartphones, tablettes ou PC et ont une maîtrise correcte des outils digitaux
- Vous dispensez aussi bien des formations en présentiel qu'à distance et vous recherchez une solution adaptée à ces 2 modes d'organisation
- Vous prévoyez d'utiliser les questionnaires de satisfaction de Dendreo et souhaitez que vos Participants y répondent depuis leur Extranet
- Vous souhaitez créer une relation forte avec vos Participants (suivi des formations, échange de documents, échanges avec le Formateur...)
- Vous cherchez à limiter au maximum les échanges de main à main entre les Participants (COVID 19...)
- Vous recherchez un niveau élevé de sécurité des émargements
L'Extranet Participant étant une interface sécurisée personnelle, il est nécessaire de transmettre 1 ou 2 informations individuellement, à chacun de vos Participants.
Il existe plusieurs méthodes pour que les Participants accèdent à l'Extranet Participant. Vous trouverez ci-dessous un tableau comparatif.
💡 En donnant accès à l’Extranet de vos Participants, vous pouvez aussi faire remplir les Questionnaires de Satisfaction numériquement pendant la formation !
#1 | Lien URL individuel avec connexion automatique | ||||||||
Situation idéale | Très approprié pour les formations à distance où les Participants sont déjà derrière leur ordinateur, ou pour les formations en présentiel courtes avec un public à l'aise avec leur smartphone. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils |
Le tag du lien URL : {participant_extranet_autologin_url}
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#2 | QR Code individuel avec connexion automatique | ||||||||
Situation idéale | Particulièrement approprié pour les formations en présentiel. L'idée est de mettre à disposition de vos Participants un QR code sur des documents : sur l'arrière des chevalets, sur des documents personnalisés remis en début de formation, sur une convocation ou autre document personnalisé que le Participant a l'obligation d'amener imprimé. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils |
Le tag du QR Code : {participant_extranet_autologin_qr_code_200}
Nb : Vous pouvez redimensionner automatiquement le QR Code en définissant une dimension absolue dans le tag (par exemple ici "200" - solution recommandée), ou un niveau de zoom relatif entre 0 et 100% (par exemple "50%").
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#3 | Lien URL générique avec code personnel à 9 chiffres | ||||||||
Situation idéale | Très approprié pour les formations à distance où les Participants sont déjà derrière leur ordinateur, ou pour les formations en présentiel avec un public à l'aise avec les outils digitaux et leur smartphone. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils |
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#4 | QR Code générique avec code personnel à 9 chiffres | ||||||||
Situation idéale | Approprié particulièrement pour les formations en présentiel avec un public à l'aise avec les outils digitaux et leur smartphone. L'idée est d'afficher un seul QR Code visible par tous les Participants (sur le mur, la porte d'entrée, la présentation PowerPoint du Formateur, sur le smartphone du Formateur, ...), sur des documents remis en début de formation, sur une convocation ou autre document que le Participant a l'obligation d'amener imprimé. Il s'agit d'une variante de la méthode #3, mais pour laquelle on essaie d'éviter que les Participants aient à retrouver le lien à cliquer ou taper l'URL manuellement. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils |
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SOLUTION 2 : La liste d’émargement dématérialisée
Plus proche du fonctionnement de l'émargement papier mais dans une version dématérialisée, cette solution vous permet, à partir d'une URL ou d'un QR Code, de donner accès à la liste dématérialisée des Participants inscrits à un créneau ou à une Action de formation.
En accédant à cette liste dématérialisée, puis en cliquant sur leur nom, ils peuvent ainsi accéder à l'interface de signature des émargements.
A la suite de l'émargement, le Questionnaire de Satisfaction est disponible en mode liste en cliquant sur "Répondre au Questionnaire".
Le questionnaire peut alors être complété directement par le Participant.
A noter : si vous désactivez la fonctionnalité Émargement dématérialisé sur cette Action de Formation, le Questionnaire de satisfaction n’est pas disponible.
- Vous ne disposez pas des adresses email de vos participants ;
- Vos Formateurs ou vos salles de formation sont équipés d'un support numérique (PC, tablette, ou smartphone) ;
- Vos Participants peuvent être équipés de smartphones mais ont une maîtrise intermédiaire ou faible des outils digitaux ;
- Vous souhaitez privilégier la simplicité des émargements plutôt qu'une solution avec un niveau de sécurité plus élevé ;
Ces méthodes sont plus simples à mettre en place, mais ne donnent pas accès à leur Extranet personnel aux Participants, ce qui vous empêche par exemple d’utiliser les Espaces de Stockage.
#5 | Liste dématérialisée gérée par le Formateur | ||||||||
Situation idéale | Adapté uniquement au présentiel. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils | Extranet Formateur. Le tag du lien URL : {adf_emargements_liste_url} |
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#6 | Lien URL dédié à l'Action de formation | ||||||||
Situation idéale | Adapté à tous les modes d'organisation. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils | Le tag du lien URL : {adf_emargements_liste_url} | ||||||||
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#7 | QR Code dédié à l'Action de formation | ||||||||
Situation idéale | Approprié exclusivement pour les formations en présentiel, l'idée est d'afficher un seul QR Code visible par tous les Participants (sur le mur, la porte d'entrée, la présentation PowerPoint du Formateur, sur le smartphone du Formateur...), ou sur des documents remis en début de formation (support de cours, chevalet, ...), ou sur une convocation que le Participant a l'obligation d'amener imprimée. Il s'agit d'une variante de la méthode #6, mais ne nécessitant pas les emails des Participants. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
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Inconvénients |
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Outils | Le tag du QR Code : {adf_emargements_liste_qr_code} Nb : Vous pouvez redimensionner le QR Code en définissant une dimension dans le tag. |
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#8 | Terminal dédié à une Salle de formation (tablette murale) | ||||||||
Situation idéale | Parfaitement adapté si vos salles de formation sont équipées d'un support numérique fixe, permanent et connecté à Internet, notamment une tablette fixée sur le mur. L'idée est que Dendreo génère un lien URL dédié pour chaque salle de formation rattachée à votre centre de formation. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
Utilisez les caméras des tablettes de vos Salles lors de la configuration initiale pour facilement accéder à l'URL de chaque salle en flashant le QR code disponible sur les fiches Salles sur l'interface administrateur de Dendreo. |
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Inconvénients |
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Outils | Les informations (URL ou QR Code) sont accessibles sur la fiche de chaque Salle de votre compte administrateur Dendreo. | ||||||||
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#9 | Terminaux dédiés à une Salle de formation informatique | ||||||||
Situation idéale | Parfaitement adapté aux salles de formation informatique. L'idée est que Dendreo génère un lien URL dédié pour chaque salle de formation rattachée à votre centre de formation. |
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Fonctionnement |
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Avantages |
Dans le cas d'utilisation de tablettes dans vos Salles : utilisez les caméras de celles-ci lors de la configuration initiale pour facilement accéder à l'URL de chaque salle en flashant le QR code disponible sur les fiches Salles sur l'interface administrateur de Dendreo. |
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Inconvénients |
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Outils | Les informations (URL ou QR Code) sont accessibles sur la fiche de chaque Salle de votre compte administrateur Dendreo. | ||||||||
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Continuer la lecture : signature par les Formateurs.