Faire émarger électroniquement ses Participants

Cette page vous explique comment faire émarger vos Participants pour qu'ils attestent de leur présence.

Vous y découvrirez les délais pendant lesquels les Participants peuvent émarger, un comparatif des solutions pour leur donner accès à l'interface de signature, différents cas d'usage que vous pouvez mettre en place selon votre organisation et les différents supports digitaux compatibles avec Dendreo.

Avant-propos

Plusieurs conditions sont nécessaires pour le bon fonctionnement des émargements électroniques avec Dendreo :

  • L'Émargement électronique sur Dendreo nécessite obligatoirement un accès à internet à partir de terminaux numériques, mais ne nécessite jamais le téléchargement ou l'installation d'une application dédiée.
  • Les Émargements des Formateurs permettent d'attester de la présence des Participants et d'authentifier leurs signatures. Ils se font obligatoirement à partir de leur Extranet Formateur.
  • Dans certains cas, les Participants doivent scanner un QR Code avec un smartphone ou une tablette. La majorité de ces appareils sont compatibles et intègrent nativement cette fonction dans l'application caméra, mais des modèles plus anciens peuvent nécessiter l'installation d'une application de lecteur de flashcode / QR Code.

Fonctionnement général

Pendant les Créneaux de Formation, pour procéder aux Émargements, les Participants doivent se rendre sur une interface de signature à laquelle ils peuvent accéder depuis un support numérique (un ordinateur, un téléphone portable ou une tablette). Ces supports numériques peuvent appartenir aux Participants ou être mis à leur disposition par l'Organisme de Formation. 

Une fois sur l'interface de signature, les Participants peuvent alors signer dans l'encadré prévu à cet effet, avec leur souris ou leur doigt suivant l'appareil utilisé. Une fois la signature apposée, ils peuvent : 

  • Certifier leur présence en cliquant sur Je certifie ma présence à ce créneau ;
  • Effacer leur signature pour recommencer une nouvelle signature.

À noter : un Participant ne peut signer que pendant la fenêtre de temps du Créneau de Formation (à plus ou moins 15, 30, 45 ou 60 min de marge selon le paramétrage de votre configuration générale) ou bien lorsqu'une prolongation a été activée par l'Organisme de Formation ou le Formateur. 

Dendreo vous propose deux solutions pour permettre à vos Participants d'accéder à l'interface de signature :

  • Depuis l'Extranet Participant
  • Depuis une liste d'Émargement dématérialisée

Ces méthodes ne sont pas mutuellement exclusives ! Vous pouvez utiliser plusieurs méthodes en parallèle pour pallier toute spécificité/difficulté durant une Formation, ou pour différentes Formations.

Émarger depuis l'Extranet Participant

L'Extranet Participant est une interface personnalisée et sécurisée, créée par Dendreo pour tous les Participants inscrits à une ADF et depuis laquelle ils peuvent accéder aux informations qui les concernent (Agenda des Formations passées et futures, Questionnaires de Satisfactions, partage de documents, etc.). 

En se connectant à leur Extranet pendant les Créneaux de Formation, les Participants peuvent ainsi accéder à l'interface de signature des Émargements et indiquer leur présence pour chaque Créneau.

Dans quels cas utiliser cette solution ?

  • Vous avez l'habitude d'adresser des Emails à vos Participants (convocation, attestation, etc.) ;
  • Vous transmettez des documents à vos Participants qu'ils doivent imprimer avant la Formation ;
  • Vos Participants sont équipés de smartphones, tablettes ou PC et maîtrisent les outils digitaux ;
  • Vous dispensez aussi bien des Formations en présentiel qu'à distance ;
  • Vous prévoyez d'utiliser les Questionnaires de Satisfaction de Dendreo et souhaitez que vos Participants puissent y répondent depuis leur Extranet ;
  • Vous souhaitez créer une relation forte avec vos Participants (suivi des Formations, échange de documents, échanges avec le Formateur, etc.) ;
  • Vous cherchez à limiter au maximum les échanges de main à main entre les Participants (COVID 19, etc.) ;
  • Vous recherchez un niveau élevé de sécurité des Émargements.

À noter : l'Extranet Participant étant une interface sécurisée personnelle, il est nécessaire de transmettre 1 ou 2 informations individuellement, à chacun de vos Participants.

En donnant accès à vos Participants à leur Extranet individuel, vous pouvez aussi faire leur permettre de remplir les Questionnaires de Satisfaction numériquement pendant la formation ! 

Il existe plusieurs méthodes pour que les Participants accèdent à l'Extranet Participant. Vous trouverez ci-dessous la liste de chaque méthode, avec plusieurs tableaux listant les spécificités de chacune.

Méthode #1 - Lien URL individuel avec connexion automatique

Situation idéale : une Formation à distance où les Participants sont déjà derrière leur ordinateur ou bien une Formation en présentiel courte avec un public à l'aise avec son smartphone.

Fonctionnement
  1. Vous transmettez à vos Participants un Email personnalisé dans lequel Dendreo génère automatiquement un lien URL de connexion individuel à l'Extranet.
  2. Les Participants cliquent sur ce lien et sont automatiquement connectés à leur Extranet. Ils peuvent alors émarger aux Créneaux depuis la page d'accueil.
Avantages
  • Le lien de connexion automatique est unique à chaque Participant et fonctionne pour toutes les Actions de Formation auxquelles il sera inscrit.
  • Les Participants sont automatiquement connectés à leur Extranet sans avoir besoin de saisir un mot de passe.
  • Une fois connectés à leur Extranet, ils peuvent y consulter d'autres informations et compléter leurs Questionnaires de Satisfaction.
  • La mise en place nécessite uniquement de créer un Modèle d'Email destiné aux Participants et intégrant le tag du lien de connexion automatique.
  • Chaque Participant est entièrement autonome lors des Émargements et peut le faire avec son support numérique personnel (PC, smartphone ou tablette).
Inconvénients
  • Les Participants doivent retrouver le lien de connexion à l'Extranet dans leurs mails.
  • Actuellement, seul l'Organisme peut transmettre aux Participants leur URL de connexion. Si un Participant ne retrouve pas l'Email pendant la Formation, le Formateur ne pourra pas le lui renvoyer (mais il peut utiliser une autre méthode).
Outils Le tag du lien URL : {participant_extranet_autologin_url}

Méthode #2 - QR Code individuel avec connexion automatique

Situation idéale : une Formation en présentiel au cours de laquelle vous souhaitez mettre à disposition des Participants un QR Code sur un document, par exemple à l'arrière d'un chevalet, sur des documents personnalisés remis en début de Formation, sur une convocation ou autre document personnalisé que le Participant a l'obligation d'amener imprimé.

Fonctionnement
  1. Vous intégrez un QR Code dans des Modèles de Documents que vous imprimez et qui sont accessibles aux Participants pendant la Formation.
  2. Les Participants flashent le QR Code avec leur smartphone et sont automatiquement connectés à leur Extranet. Ils peuvent alors émarger aux Créneaux depuis la page d'accueil.
Avantages
  • Le QR Code de connexion automatique est unique à chaque Participant et fonctionne pour toutes les Actions de Formation auxquelles il sera inscrit.
  • Les Participants sont automatiquement connectés à leur Extranet sans avoir besoin de saisir un mot de passe.
  • Une fois connectés à leur Extranet, ils peuvent y consulter d'autres informations et compléter leurs Questionnaires de Satisfaction.
  • Chaque Participant est entièrement autonome lors des Émargements et peut le faire avec son smartphone personnel.
Inconvénients
  • Le Participant doit être équipé d'un smartphone avec caméra et être un minimum à l'aise avec celui-ci.
  • Il est nécessaire d'imprimer le QR Code personnel de chaque Participant.
  • Le QR Code est visible sur des supports et est la clé d'entrée à l'Extranet privé du Participant, ce qui peut être moins sécurisé.
  • Il peut être plus difficile pour le Participant de retourner sur son Extranet une fois la Formation finie s'il n'a plus le QR Code à porter de main (mais cette méthode peut être couplée avec la méthode #1).
  • Actuellement, seul l'Organisme peut transmettre aux Participants leur QR code. Si un Participant ne le retrouve pas au moment d'émarger, le Formateur ne pourra pas le lui renvoyer (mais il peut utiliser une autre méthode).
Outils Le tag du QR Code : {participant_extranet_autologin_qr_code_200}

À noter : vous pouvez redimensionner automatiquement le QR Code en définissant une dimension absolue dans le tag (par exemple ici "200" - solution recommandée), ou un niveau de zoom relatif entre 0 et 100% (par exemple "50%").

Méthode #3 - Lien URL générique avec code personnel à 9 chiffres

Situation idéale : une Formation à distance où les Participants sont déjà derrière leur ordinateur, ou une Formation en présentiel avec un public à l'aise avec les outils digitaux et leur smartphone.

Fonctionnement
  1. Vous transmettez à vos Participants un Email ou Document dans lequel Dendreo génèr un lien URL générique de l'Extranet (optionnel) et un code personnel à 9 chiffres unique à chaque Participant.
  2. Les Participants clique sur le lien pour accéder à la page de connexion de l’Extranet. Ils saisissent leur code à 9 chiffres personnel pour se connecter. Ils peuvent alors émarger aux Créneaux depuis la page d'accueil.
Avantages
  • Solution la plus sécurisée.
  • Le code à 9 chiffres est unique à chaque Participant et fonctionne pour toutes les Actions de Formation auxquelles il sera inscrit.
  • La mise en place nécessite uniquement de créer un Modèle d'Email ou de Document par Participant intégrant un ou deux tags : celui du lien URL générique (optionnel) et celui du code à 9 chiffres.
  • Si le Participant n'a pas le lien URL générique de l'Extranet, ce n'est pas grave : ce lien est unique à l'Organisme et peut être dicté, affiché sur n'importe quel support, dans la salle, etc. C'est la même adresse URL pour les Extranets Formateur et Entreprise.
  • Chaque Participant est entièrement autonome lors des émargements et peut le faire avec son support numérique personnel (PC, smartphone ou tablette).
  • En cas de perte du code à 9 chiffres par un Participant, le Formateur peut le retrouver depuis son Extranet Formateur.
Inconvénients
  • La manipulation est plus longue pour les Participants.
  • Le Participant doit combiner deux informations : le lien de l'Extranet (générique, à trouver dans ses Emails ou à taper sur son terminal numérique) et son code personnel à 9 chiffres (individuel, à retrouver sur un Email ou document personnel, ou à récupérer auprès du Formateur) pendant la Formation.
  • Si des Participants utilisent le même support numérique, chaque Participant doit se déconnecter une fois l'Émargement effectué.
Outils
  • Le tag du lien URL : {participant_extranet_url}
  • Le tag du code à 9 chiffres : {participant_extranet_code}

Méthode #4 - QR Code générique avec code personnel à 9 chiffres

Situation idéale : une Formation en présentiel avec un public à l'aise avec les outils digitaux et leur smartphone, au cours de laquelle vous souhaitez afficher un seul QR Code visible par tous les Participants (sur le mur, la porte d'entrée, la présentation PowerPoint du Formateur, le smartphone du Formateur, etc.), sur des documents remis en début de Formation, sur une convocation ou autre document que le Participant a l'obligation d'amener imprimé.

À noter : il s'agit d'une variante de la méthode #3, pour laquelle on essaie d'éviter que les Participants aient à retrouver le lien à cliquer ou taper l'URL manuellement.

Fonctionnement
  1. Vous transmettez à vos Participants un code personnel à 9 chiffres et mettez à leur disposition un QR Code générique.
  2. Pendant la Formation, les Participants flashent le QR Code avec leur smartphone et sont redirigés vers la page de connexion de l’Extranet. Ils saisissent le code à 9 chiffres pour se connecter à l'Extranet Participant et peuvent alors émarger aux Créneaux depuis la page d'accueil.
Avantages
  • Solution la plus sécurisée.
  • Le QR Code de connexion est générique à votre Organisme. Le même QR code peut être utilisé pour toutes vos Actions de Formation. C'est une simple représentation du lien d'accès à votre Extranet (pour les Participants, Formateurs et Entreprises).
  • Le code à 9 chiffres est unique à chaque Participant et fonctionne pour toutes les Actions de Formation auxquelles il sera inscrit.
  • La mise en place nécessite : un Modèle d'Email ou de Document destiné au Participant et intégrant le tag du code à 9 chiffres ; un support (papier, digital, mural) sur lequel imprimer ou afficher le QR Code.
  • Chaque Participant est entièrement autonome lors de l'Émargement et peut le faire avec son support numérique personnel (PC, smartphone ou tablette).
  • En cas de perte du code à 9 chiffres par un Participant, le Formateur peut le retrouver depuis son Extranet Formateur.
Inconvénients
  • Le Participant doit être équipé d'un smartphone avec caméra et être un minimum à l'aise avec celui-ci.
  • La manipulation est plus longue pour les Participants.
  • Le Participant doit retrouver le code à 9 chiffres pendant la Formation.
Outils
  • Le tag du QR Code : {centre_extranet_qr_code}
  • Le tag du code à 9 chiffres : {participant_extranet_code}

Émarger depuis une liste d'Émargement dématérialisée

Plus proche du fonctionnement de l'Émargement papier mais dans une version dématérialisée, cette solution vous permet, à partir d'une URL ou d'un QR Code, de donner accès à la liste dématérialisée des Participants inscrits à un Créneau ou à une Action de Formation.

Vous retrouvez le lien de cette liste et du QR Code depuis l'onglet Émargements d'une Action de Formation.

Depuis une ADF sur l'Extranet Formateur
Depuis une ADF sur Dendreo

En accédant à la liste puis en cliquant sur son nom, le Participant arrive sur l'interface de signature.

Selon ce que vous avez paramétré en configuration de votre compte, le Participant peut ensuite accéder au Questionnaire de Satisfaction puis au Questionnaire d'Auto-positionnements.

Dans quels cas utiliser cette solution ?

  • Vous ne disposez pas des adresses mail de vos Participants ;
  • Vos Formateurs ou vos Salles sont équipés d'un support numérique (PC, tablette ou smartphone) ;
  • Vos Participants ont un smartphone mais ne maîtrisent pas très bien les outils digitaux ;
  • Vous souhaitez privilégier la simplicité des Émargements plutôt qu'une solution plus sécurisée.

Attention : ces méthodes sont plus simples à mettre en place mais ne donnent pas accès à leur Extranet aux Participants, ce qui vous empêche par exemple d’utiliser les Espaces de Stockage.

Méthode #5 - Liste dématérialisée gérée par le Formateur

Situation idéale : une Formation en présentiel.

Fonctionnement
  1. Pendant la Formation, le Formateur accède au lien dédié à l'Action de Formation, obtenu par Email ou accessible sur son Extranet depuis son terminal personnel (smartphone, tablette).
  2. En cliquant sur ce lien, le Formateur se fait déconnecter de son Extranet, et le terminal affiche une liste qui peut circuler de manière sécurisée dans la Salle, entre les mains des Participants.
  3. Depuis cette liste, en sélectionnant son nom, le Participant peut alors accéder à l'interface de signature des Émargements.
Avantages
  • Ne nécessite pas les adresses mail des Participants.
  • N'implique aucune action de la part des Participants.
  • Pas de risque de perte de mot de passe.
  • Rapidité d'exécution des Émargements.
  • Le Formateur peut garder la page ouverte pour un créneau ultérieur.
Inconvénients
  • L'Émargement se fait un à un, sur un terminal partagé (moins hygiénique).
  • Moins sécurisé que les solutions nécessitant la connexion avec un mot de passe.
Outils L'Extranet Formateur.

Le tag du lien URL : {adf_emargements_liste_url}

Méthode #6 - Lien URL dédié à l'Action de Formation

Cette méthode est adaptée pour tous les modes d'organisation.

Fonctionnement
  1. Vous transmettez à vos Participants un Email dans lequel Dendreo génère automatiquement un lien URL dédié à l'Action de Formation.
  2. Pendant la Formation, le Participant clique sur le lien et est automatiquement redirigé vers la liste dématérialisée.
  3. Depuis cette liste, en sélectionnant son nom, le Participant peut alors accéder à l'interface de signature des Émargements.
Avantages
  • Chaque Participant est entièrement autonome lors des Émargements et peut le faire avec son support numérique personnel (PC, smartphone ou tablette). Il n'est cependant pas obligatoire d'avoir un support numérique par Participant : ils peuvent partager un même support ou utiliser celui du Formateur (le Formateur peut accéder à ce lien URL en autonomie depuis son Extranet).
  • Pas de risque de perte de mot de passe.
  • Rapidité d'exécution des Émargements.
  • Le Participant peut garder la page ouverte pour un Créneau ultérieur.
Inconvénients
  • Nécessite de créer un Modèle d'Email contenant le tag du lien URL de l'ADF.
  • Vous devez connaitre les Emails des Participants.
  • L'envoi de l'URL aux Participants doit se faire en amont de la Formation.
  • Moins sécurisé que les solutions nécessitant la connexion avec un mot de passe.
Outils Le tag du lien URL : {adf_emargements_liste_url}

Méthode #7 - QR Code dédié à l'Action de Formation

Situation idéale : une Formation au cours de laquelle vous souhaitez afficher un seul QR Code visible par tous les Participants (sur le mur, la porte d'entrée, la présentation PowerPoint du Formateur, le smartphone du Formateur, écran partagé lors d'une classe virtuelle, etc.), ou sur des documents remis en début de Formation (support de cours, chevalet, etc.), ou sur une convocation que le Participant a l'obligation d'amener imprimée.

À noter : c'est une variante de la méthode #6, ne nécessitant pas les adresses mail des Participants.

Fonctionnement
  1. Vous mettez à disposition des Participants un QR Code dédié à l'ADF.
  2. Pendant la Formation, les Participants flashent le QR Code avec leur smartphone et sont redirigés vers la liste dématérialisée.
  3. Depuis cette liste, en sélectionnant son nom, le Participant peut alors accéder à l'interface de signature des Émargements.
Avantages
  • Le QR Code de connexion est générique à l'Action de Formation (tous Créneaux confondus). Le même QR code peut être utilisé par tous les Participants d'une ADF.
  • Il n'est pas nécessaire de connaitre les adresses mail des Participants.
  • Chaque Participant est entièrement autonome lors des Émargements et peut le faire avec son support numérique personnel (PC, smartphone ou tablette). Il n'est cependant pas obligatoire d'avoir un support numérique par Participant : ils peuvent partager un même support ou utiliser celui du Formateur.
  • Pas de risque de perte de mot de passe.
  • Rapidité d'exécution des Émargements.
  • Le Participant peut garder la page ouverte pour un Créneau ultérieur.
Inconvénients
  • La mise en place nécessite de concevoir un support (papier ou digital) sur lequel afficher le QR code.
  • Le Participant doit être équipé d'un smartphone avec caméra et être un minimum à l'aise avec celui-ci.
  • Moins sécurisée que les solutions nécessitant la connexion avec un mot de passe.
Outils Le tag du QR Code : {adf_emargements_liste_qr_code}

À noter : vous pouvez définir une dimension pour le QR Code dans le tag.

Méthode #8 - Terminal dédié à une Salle de Formation

Situation idéale : une Salle de Formation équipée d'un support numérique fixe, permanent et connecté à Internet, notamment une tablette fixée sur le mur. L'idée est que Dendreo génère un lien URL dédié pour chaque Salle de Formation rattachée à votre Centre de Formation.

Fonctionnement
  1. Vous configurez le support numérique de vos Salles de Formation de façon à ce que la liste d'Émargement y soit facilement accessible depuis le navigateur internet : ajoutez le lien URL dans les favoris ou en page d'accueil du navigateur.
  2. Pendant la Formation, depuis le support numérique installé dans la Salle, les Participants accèdent à la liste dématérialisée.
  3. Depuis cette liste, en sélectionnant son nom, le Participant peut alors accéder à l'interface de signature des Émargements.
Avantages
  • La mise en place ne nécessite pas de mettre à disposition ou d'envoyer des éléments aux Participants et aux Formateurs : une fois installé sur le support numérique de la Salle, toutes les Actions de Formation programmées et rattachées à cette Salle dans Dendreo seront automatiquement accessibles.
  • Pas de risque de perte de mot de passe.
  • Rapidité d'exécution des Émargements.
Utilisez les caméras des tablettes de vos Salles lors de la configuration initiale pour facilement accéder à l'URL de chaque Salle en flashant le QR Code disponible sur les fiches Salles sur l'interface administrateur de Dendreo.
Inconvénients
  • Implique que la Formation ait lieu dans la même Salle que celle programmée dans Dendreo (un changement de Salle de dernière minute ou à l'initiative du Formateur peut bloquer le bon fonctionnement).
  • Dépend du bon fonctionnement du matériel installé dans les Salles.
  • Peu hygiénique.
Outils Les informations (URL ou QR Code) sont accessibles sur la fiche de chaque Salle de votre compte administrateur Dendreo.

Méthode #9 - Terminal dédié à une Salle de Formation informatique

Situation idéale : une Salle de Formation informatique. L'idée est que Dendreo génère un lien URL dédié pour chaque Salle de Formation rattachée à votre Centre de Formation.

Fonctionnement
  1. Vous configurez les ordinateurs de vos Salles de Formation de façon à ce que la liste d'Émargement soit facilement accessible depuis le navigateur internet : ajoutez le lien URL dans les favoris ou en page d'accueil du navigateur.
  2. Pendant la Formation, depuis le support numérique installé dans la Salle, les Participants accèdent à la liste dématérialisée.
  3. Depuis cette liste, en sélectionnant son nom, le Participant peut alors accéder à l'interface de signature des Émargements.
Avantages
  • La mise en place ne nécessite pas de mettre à disposition ou d'envoyer des éléments aux Participants et aux Formateurs : une fois installés sur les ordinateurs de la Salle, toutes les Actions de formation programmées et rattachées à cette Salle dans Dendreo seront automatiquement accessibles.
  • Pas de risque de perte de mot de passe.
  • Rapidité d'exécution des Émargements.
  • Hygiénique.
Si vous avez des tablettes dans vos Salles : utilisez les caméras de celles-ci lors de la configuration initiale pour accéder à l'URL de chaque Salle en flashant le QR Code disponible sur les fiches Salles sur l'interface administrateur de Dendreo.
Inconvénients
  • Implique que la Formation ait lieu dans la même Salle que celle programmée dans Dendreo (un changement de Salle de dernière minute ou à l'initiative du Formateur peut bloquer le bon fonctionnement).
  • Dépend du bon fonctionnement du matériel installé dans les Salles (mais un Participant peut utiliser n'importe quel ordinateur).
Outils Les informations (URL ou QR Code) sont accessibles sur la fiche de chaque Salle de votre compte administrateur Dendreo.

Méthode #10 - Dendreo Live

Dans le cadre d'une classe virtuelle animée sur Dendreo Live, la gestion des Émargements électroniques est intégrée : la signature par les Participants et les Formateurs se fait directement depuis l'interface.

Pour plus d'informations sur Dendreo Live, consultez notre documentation dédiée sur le sujet.

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