Un Participant ou un Formateur n'a pas eu le temps d'émarger dans les délais prévus

L'Émargement électronique est accessible aux Participants et Formateurs dans une fenêtre de temps qui s'étale, par défaut, de 15 minutes avant le Créneau de Formation, à 15 minutes après le Créneau de Formation. Vous pouvez augmenter ce délai jusqu'à 1h depuis la page de configuration.

Dans le cas où un Participant ou Formateur n'a pas eu le temps de signer dans ces délais, il n’est pas possible de signer à sa place : le système d’Émargement garantit que le Participant ou Formateur procède lui-même à la signature de l'Émargement. Cependant, vous pouvez à tout moment créer une Prolongation de 3 heures supplémentaires du délai d'Émargement pendant laquelle les Participants ou Formateurs pourront signer pour attester de leur présence au Créneau depuis leur Extranet.

À noter : le délai de trois heures commence à la création de la Prolongation, il est donc recommandé de synchroniser vos créations de Prolongations avec les parties prenantes pour qu'ils émargent dans les trois heures maximum suivant la création de votre Prolongation.

Attention : l'identité du demandeur et la raison de la prolongation seront archivées et affichées sur la piste d'audit des Émargements électronique.

Dans cette documentation, nous aborderons deux des situations les plus communes

Premier cas d'usage : les Participants ont émargé, mais le Formateur n'a pas eu le temps de signer.

Pour cette situation, deux solutions sont possibles :

  1. Le Formateur crée la Prolongation

Dans le cas où le Formateur n'a pas encore validé l'Émargement des Participants, depuis son Extranet Formateur, dans la rubrique Émargements de l'ADF concernée, il peut cliquer sur Créer une prolongation de 3h. Il doit alors renseigner un motif justifiant cette prolongation, qui s'affichera sur la Piste d'audit.

  1. L'Organisme de Formation crée la Prolongation

Depuis la fiche de l'ADF de votre compte Dendreo, rendez-vous dans l'onglet Émargements depuis lequel vous pouvez aussi créer une demande de Prolongation en cliquant sur le bouton Créer une prolongation.

Second cas d'usage : le Participant n'a pas émargé, mais le Formateur a signé pour valider les présences. Le Participant est donc comptabilisé comme absent dans l'Action de Formation.

Pour cela, suivez la procédure suivante (qui ne peut pas être réalisée en autonomie par le Formateur).

  1. Depuis l'onglet Émargements de l'Action de Formation, supprimez l'Émargement du Formateur.

  1. Depuis l'onglet Invitations & présences, réinitialisez l'absence du Participant.

  1. De retour dans l'onglet Émargements, créez une prolongation pour permettre au Participant d'émarger.

  1. Informez le Participant et le Formateur de la prolongation en leur envoyant la demande par Email : le Participant pourra ainsi émarger et le Formateur pourra signer et valider la présence du Participant.

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