Suivre les demandes de Signatures électroniques

Vous pouvez effectuer le suivi des Signatures électroniques à plusieurs endroits de votre compte Dendreo.

Depuis les Actions de Formation

Sur chaque Action de Formation, vous retrouvez un menu secondaire Signatures numériques. On y retrouve le tableau de suivi de toutes les demandes de signatures numériques de documents.

Le suivi est découpé par type de destinataire (Formateurs, Participants ou Entreprises), et pour chaque type de destinataire, les documents sont regroupés par type de document (= Modèle de document). Ceci vous permet de facilement vérifier d'un seul coup d'œil que vous avez envoyé et récupéré toutes les Conventions Entreprises, et les Contrats Formateurs par exemple.

Vous trouverez plusieurs barres de progression : 

• Une globale, qui vous indique où en sont les signatures de tous les documents de l’ADF.
• Une par document, ce qui vous indiquera le niveau d’avancement des signatures de ce document.

Si une personne n’a pas encore signé, sa carte est orange. Cliquez sur le menu de droite pour :

• Télécharger le document original ;
• Uploader le document signé (utile si vous recevez le document signé par un autre moyen que la signature électronique, manuellement par exemple) ;
• Relancer le destinataire (ce qui lui enverra un nouvel Email l'invitant à signer ce document) ;
• Supprimer la demande de signature.

Lorsque vous placez votre curseur sur chaque carte (qui modélise chaque demande de signature), un certain nombre d’informations supplémentaires peuvent apparaitre, comme la date et heure d’envoi, ainsi que les relances éventuelles effectuées, et le statut de réception de ces emails (grâce au suivi des Emails Dendreo).

Depuis le tableau des Actions de Formation, la colonne Suivi signatures Docs vous permet de suivre d'un seul coup d'œil la progression globale des signatures de documents de chaque Action de Formation.

Depuis les Devis

Vous pouvez demander la Signature électronique d'un document depuis le Suivi commercial. Lorsque vous envoyez un Email contenant un Devis à signer électroniquement, vous retrouvez le suivi du document depuis la page du Devis.

Lorsqu'un document de Devis est signé par votre interlocuteur, le Devis dans Dendreo est alors accepté automatiquement (et tout autre Devis de la même Opportunité est marqué comme décliné) !

Depuis une fiche CRM

Une interface de suivi similaire à celle disponible depuis les Actions de Formation existe également sur les fiches Formateurs, Entreprises et Participants de votre CRM.

Envoyez simplement un Email depuis une fiche individuelle (en cliquant sur l'icône d'Email située à côté de chaque champ Email), contenant un document avec demande de signature, et ce document se retrouvera dans le sous-onglet dédié de suivi des signatures sur chaque fiche.

Depuis les notifications

Dendreo vous propose également un Centre de Notifications, accessible dans la barre tout en haut de toutes vos fenêtres. Lorsque de nouvelles notifications sont disponibles, une bulle rouge vous l'indique. Un clic sur cette icône affiche la liste des notifications.

Le demandeur de la signature (l'utilisateur qui a envoyé l'Email de demande de signature électronique) se fait notifier de la signature par le destinataire en temps réel. Si vous cliquez sur une notification, celle-ci sera marquée comme lue, et vous emmènera sur la page de suivi de l'ADF ou du Devis correspondant.

Depuis l'Espace de stockage

Une fois un document signé ou en attente de signature, en plus d'être disponible dans la page Signature électronique de votre Action de Formation, celui-ci se retrouve automatiquement enregistré dans un sous dossier Signature électronique de l'Espace de stockage de l'Action de Formation.