Suivre les demandes de Signatures électroniques
Suivi dans les ADF
Sur chaque Action de Formation, vous disposez d’un nouveau menu secondaire nommé Signatures numériques. On y retrouve le tableau de suivi de toutes les demandes de signatures numériques de documents.
Le suivi est découpé par type de destinataire (Formateurs, Participants ou Entreprises), et pour chaque type de destinataire, les documents sont regroupés par type de document (= Modèle de document). Ceci vous permet de facilement vérifier d'un seul coup d'oeil que vous avez envoyé et récupéré toutes les Conventions Entreprises, et les Contrats Formateurs par exemple.
Vous trouverez plusieurs barres de progression:
- Une globale, qui vous indique où en sont les signatures de tous les documents de l’ADF.
- Une par document, ce qui vous indiquera le niveau d’avancement des signatures de ce document.
Si une personne n’a pas encore signée, sa carte est orange. En passant la souris sur les "..." à droite, un menu s'ouvrira vous permettant :
- de télécharger le document original
- d'uploader le document signé (utile si vous recevez le document signé par un autre moyen que via la signature électronique)
- de relancer le destinataire (ce qui lui enverra un nouvel email l'invitant à signer ce document)
- de supprimer la demande de signature
Lorsque vous placez votre curseur sur chaque carte (qui modélise chaque demande de signature), un certain nombre d’informations supplémentaires peuvent apparaitre, comme la date et heure d’envoi, ainsi que les relances éventuelles effectuées, et le statut de réception de ces emails (grâce au suivi des emails Dendreo).
Notez qu'en haut de la page de suivi des signatures, vous trouverez également un bouton qui vous permet d’ envoyer une relance à toutes les demandes en attente de réponse.
Si un destinataire a signé son document, la carte devient blanche et vous pouvez télécharger le document signé via le logo vert à droite :
Dans votre tableau de listing des Actions de Formation une nouvelle colonne "Suivi signatures" a également fait son apparition vous permettant de suivre d'un seul coup d'oeil la progression globale des signatures de documents de chaque ADF :
Suivi dans les Devis
Vous pouvez également demander la signature électronique de documents dans la section Opportunité & Devis de Dendreo :
Lorsque vous envoyez un email contenant un Devis à signer électroniquement, alors la page du Devis affichera une section de suivi du ou des documents à signer :
Lorsqu'un document de Devis est signé par votre interlocuteur, alors le Devis dans Dendreo est accepté automatiquement (et tout autre Devis de la même Opportunité est marqué comme décliné) !
Suivi dans les Fiches individuelles
Une interface de suivi similaire à celle disponible dans les fiches ADFs existe également sur les fiches Formateurs, Entreprises et Participants.
Envoyez simplement un email depuis une fiche individuelle (via l'icône email située à côté de chaque champ Email), contenant une demande de signature, et ces documents se retrouveront dans le sous-onglet dédié de suivi des signatures sur chaque fiche.
Notifications
Dendreo vous propose également un Centre de Notifications, accessible dans la barre tout en haut de toutes vos fenêtres. Lorsque de nouvelles Notifications sont disponibles, une bulle rouge vous l'indique. Un clic sur cette icône affiche la liste des Notifications.
Lors de la signature de documents, le demandeur de la signature (l'utilisateur qui a envoyé l'email de demande de signature électronique) se fera notifier de la signature par le destinataire en temps réel.
Si vous cliquez sur une Notification, celle-ci sera marquée comme lue, et vous emmènera sur la page de suivi de l'ADF ou du Devis correspondante.
Espace de stockage
Une fois un document signé, en plus d'être disponible dans la page Signature électroniques de votre ADF, celui-ci se retrouve automatiquement enregistré dans un sous dossier "Signature électronique" de votre Espace de Stockage
