Générer un Document depuis une Action de Formation

Dans cet article, vous retrouvez comment générer vos documents administratifs dans une ADF. Nous y abordons les différents formats disponibles et possibilités d’édition des documents administratifs en fonction de son destinataire, ainsi que la recherche des tags à renseigner sur vos Modèles de Documents.

Depuis l'onglet Documents d'une Action de Formation, vous accédez à la bibliothèque de Modèle de Documents composée des documents administratifs les plus courants et déjà pré-tagués par nos équipes.

Vous retrouvez la liste des Modèles de Documents existants classés par catégories :

• Les Documents généraux de l'Action de Formation comme le planning de Formation, les feuilles d'émargement par jour ou par semaine, le programme de Formation, etc. ;
• Les Documents à destination des Entreprises au sein de l'Action de Formation comme la convention de Formation, le bilan de Satisfaction de l'Entreprise, etc. ;
• Les Documents à destination des Participants qui suivent la Formation comme la Convocation, l'Attestation, le Certificat de réalisation, etc. ;
• Les Documents par Créneau ou Module comme les bilans de Satisfaction, feuilles d'émargements, etc. ;
• Les Documents à générer par Formateur comme le bilan de satisfaction Formateur.

Générer un Document

Pour générer un Document, sélectionnez tout d'abord la cible concernée par le Document à générer.

Depuis cette page, vous pouvez télécharger les Documents en format Word ou PDF.

_{Générer un Document au format Word}

Le comportement de la génération au format Word diffère selon la cible :

• Pour plusieurs entités, l'ensemble des Documents .docx seront compilés dans une archive zippée.
• Pour une seule entité, le Document se téléchargera directement au format Word.

Au moment de la génération de l'archive zippée contenant vos Documents, choisissez si vous souhaitez Recevoir le lien de téléchargement par Email, pour pouvoir la télécharger plus tard.

_{Générer un Document au format PDF}

Le comportement de la génération au format PDF diffère selon la cible :

• Pour plusieurs entités, vous pouvez choisir de compiler l'ensemble des Documents .pdf dans une archive zippée, ou bien dans un seul et même fichier PDF contenant bout à bout tous les Documents (ce qui facilite notamment leur impression).
• Pour une seule entité, le Document se téléchargera directement au format PDF.

Au moment de la génération de l'archive zippée ou du PDF unique contenant vos Documents, choisissez si vous souhaitez Recevoir le lien de téléchargement par Email, pour pouvoir la télécharger plus tard.

Partager un Document dans l'Espace de Stockage

Vous pouvez également partager un Document directement sur les Espaces de Stockage, selon la cible du Document généré (Participants, Entreprises, Formateurs) : le Document sera ensuite visible sur l'Extranet.

Sélectionner le format du Document à partager sur les Espaces de Stockage (Word ou PDF).

Filtrer les Documents

Depuis la barre en haut de page, vous pouvez choisir de générer les Documents seulement pour un Groupe de Participants : seuls les Participants du Groupe sélectionné apparaitront dans les Documents générés. Les Participants des autres Groupes ne seront pas listés dans des tags de boucle.

Vous pouvez également appliquer des dates de début et de fin pour filtrer le contenu des Documents. Définir des dates de début et de fin conditionnera les tags de boucle {#..._jours} ou {#..._semaines} des documents générés. Par exemple, si vous définissez des dates du 1er au 31 juin et que vous éditez une feuille d'émargement, vous ne verrez que les Créneaux compris entre ces deux dates.

Consulter les tags

Retrouvez la liste des tags associés à chaque section en cliquant sur Consulter les Tags.