À quoi dois-je faire attention lors de la création d'un nouveau sous-centre ?
Lorsque vous envisagez la création d'un nouveau centre sur votre compte Dendreo, il est important de prendre en compte plusieurs points d'attention que nous listons dans cet article. En ayant bien tout cela en tête, vous avez toutes les clés pour créer un sous-centre performant et adapté à vos besoins.
Pour retrouver la liste des options configurables uniquement au niveau de la vue globale et qui s’appliquent donc obligatoirement à tous les sous-centres, consultez la documentation de Présentation du multi-centres.
À noter : la fonctionnalité de multi-centres n'est pas incluse par défaut dans votre abonnement, vous devez contacter le support de Dendreo pour l’activer. L'ajout de nouveaux Centres est facturé 99€ HT/mois par sous-centre et est facturé à la même entité que celle de l'abonnement du compte.
- Le partage des Modules, Modèles et fiches CRM
Dans le cas du multi-centres, les Modèles (emails et documents), fiches CRM et Modules peuvent être partagés à un ou plusieurs sous-centres, et seuls les membres de votre Équipe ayant des droits d'administrateurs de la vue globale peuvent rendre visibles ces éléments sur les différents sous-centres de votre compte.
Tous ces éléments partagés à tous les sous-centres seront par défaut partagés au nouveau sous-centre lors de sa création, ce qui peut être utile notamment lors de la création du premier sous-centre. Pour éviter de gérer ces partages un par un, contactez le support !
Pour plus d'informations sur le fonctionnement des Modèles, Modules et fiches CRM dans le cas du multi-centres, consultez la documentation Compatibilité du multi-centres avec les fonctionnalités Dendreo.
- Le Catalogue Public
Au sein d'un compte multi-centres, plusieurs scénarios sont possibles concernant le Catalogue Public. Il est donc important que vous définissiez votre besoin :
- Souhaitez-vous garder un Catalogue Public commun à tous vos sous-centres ?
- Souhaitez-vous séparer votre activité en désactivant le Catalogue Public global et en activant un Catalogue Public par sous-centre ?
- Souhaitez-vous conserver seulement certains sous-centres dans votre Catalogue Public global ?
À noter : si vous activez un Catalogue Public par sous-centre, un changement éventuel d’URL est à prévoir, pour que l’URL du Catalogue Public reflète le nom du sous-centre.
Attention : chaque Catalogue Public activé sur votre compte multi-centres est facturé 59€ HT/mois. Ainsi, si vous utilisez un compte Dendreo composé de 3 sous-centres mais que vous activez 2 Catalogues Publics, vous serez alors facturé 118€ HT/mois.
- L’import initial de données
Lorsque vous venez de vous abonner à Dendreo, si vous disposez d'un historique de données relatif à votre activité, nos équipes peuvent effectuer un import initial de ces données sur votre compte.
Le premier import est compris dans les frais d'ouverture de votre compte Dendreo. Si vous avez besoin de faire un nouvel import initial de données à l’ouverture d’un sous-centre, il vous faut alors contacter le support car cet import peut vous être facturé si le volume de données est important.
Pour plus d'informations sur l'import initial de données, consultez la documentation Importer ses données sur Dendreo.
- Qualiopi
Si vos sous-centres ont une démarche qualité différente, il vous faut activer l’option Proposer un guide Qualiopi différent par Centre de Formation depuis la configuration du multi-centres.
Si vous avez déjà complété le guide Qualiopi depuis la vue globale et que vous créez un sous-centre ensuite, ce dernier ne reprend pas les informations renseignées précédemment dans le guide de la vue globale.
Pour vous évitez de ressaisir et cocher chaque information remplie dans le guide une par une, contactez le support !
- Les paramètres d’expédition des Emails
Depuis la configuration des Emails, les paramètres d’expédition définis depuis la vue globale sont repris automatiquement pour le nouveau sous-centre lors de sa création. Il est donc essentiel de les modifier et de les adapter à chaque sous-centre !
- La configuration des Extranets
La configuration des Extranets peut se faire uniquement au niveau de la vue globale et s’applique donc obligatoirement à tous les sous-centres. Plusieurs options sont donc à vérifier lors de la création d'un nouveau sous-centre.
Par exemple, depuis la Configuration des Extranets Entreprise, Formateur et Participant, vous pouvez définir un Message global à afficher sur chaque Extranet correspond. Ce message peut être une image, éventuellement comportant un logo de votre Organisme de Formation. Cependant, ce message ne peut pas être personnalisé par sous-centre mais seulement en vue globale, et s’appliquera donc au nouveau sous-centre lors de sa création.
- L'API
Si vous avez des intégrations API avec des applications externes, il est nécessaire d'adapter les requêtes à la création d'un nouveau sous-centre pour spécifier que vous souhaitez désormais récupérer les informations de tel ou tel sous-centre.
En effet, en ajustant les requêtes, vous pouvez cibler les sous-centres souhaités et extraire les informations qui leur sont liées.
Attention : suite à l'activation du multi-centres, si vous modifiez le nom de l'URL de la vue globale, il vous faut alors vérifier et corriger l'URL utilisée par l'API.