Inscrire des Participants à une Action de Formation

Cet article vous explique comment inscrire des Participants à vos Actions de Formation.

Fonctionnement Général

Une fois votre Action de Formation programmée, il suffit de vous rendre sur la fiche de ladite Action de Formation pour gérer les inscriptions de vos Participants. Il existe plusieurs méthodes pour gérer ces inscriptions selon les informations dont vous disposez concernant les Participants.

Les différentes méthodes 

Méthode 1 : Inscription manuelle d'un Participant identifié déjà renseigné dans votre CRM 

Depuis l'onglet  Participants de votre Action de Formation, il vous suffit de cliquer sur le bouton Ajouter des Participants. Une fenêtre vous permet de sélectionner le(s) Participant(s) à inscrire à l'Action de Formation. Vous avez alors 2 solutions :

• Solution 1 : Dans la section Entreprise (ou Particulier), sélectionnez l'Entreprise à laquelle le Participant est rattaché dans votre CRM, puis sélectionnez le Participant à inscrire depuis la section Participant identifié. Si il s'agit d'un Particulier, sélectionnez-le directement depuis le menu Entreprise (ou Particulier)



• Solution 2 : Dans la section Participant identifié sélectionnez directement le Participant à inscrire (sans passer par l'étape de recherche de son Entreprise)



Méthode 2 : Inscription manuelle d'un Participant identifié non renseigné dans votre CRM 

Depuis l'onglet  Participants de votre Action de Formation, il vous suffit de cliquer sur le bouton Ajouter des Participants. Une fenêtre s'ouvre vous permettant de créer à la volée le Participant à inscrire à l'Action de Formation. Notez que cette procédure crée aussi le Participant au sein de votre CRM (attention, cela ne fonctionne pas dans le cas d'un Particulier).

• Etape 1 : Dans la section Entreprise (ou Particulier), sélectionnez l'Entreprise à laquelle vous souhaitez rattacher le Participant
• Etape 2 : Dans la section Participant identifié, affichez le menu déroulant des Participants de l'Entreprise sélectionnée précédemment et cliquez sur le bouton Nouvelle fiche. Il convient alors de renseigner les informations du Participant. 



Méthode 3: Inscription manuelle d'un Participant non identifié

Dans le cas où vous avez besoin d'inscrire un Participant rattaché à une Entreprise sans connaître encore son identité, Dendreo vous permet d'inscrire un Participant non-identifié qui est alors comptabilisé par Dendreo comme étant un Participant inscrit à l'Action de Formation. Cette solution permet à Dendreo de savoir à quelle Entreprise est rattaché le Participant et vous permettre ainsi de : 

• Générer une convention de formation à l'attention de l'Entreprise
• Remplir les relevés de présence
• Ajouter des financements
• Emettre des factures
Astuce : tant que l'identité d'un Participant non identifié n'est pas saisie dans Dendreo, vous ne pouvez pas générer de document à destination de ce participant (attestation, convocation, ...) il convient de renseigner ses informations personnelles au préalable. Pour cela, il suffit d'éditer leur inscription et de le rattacher à un Participant existant ou en créant un nouveau Participant. 



Méthode 4 : Inscription de Participants depuis un import 

Vous avez la possibilité d'importer en autonomie une liste de Participants directement depuis une Action de Formation. 

• Dans le cas des INTRA vous pouvez importer en autonomie une liste de Participants d'une même Entreprise. Pour en savoir plus consultez notre documentation dédiée :  Importer des Participants d'une même Entreprise

• Dans le cas des INTER ou une INTRA Groupe vous avez la possibilité d'importer en autonomie une liste de Participants cross Entreprises c'est à dire de réaliser un seul import de Participants qui seront rattachés à plusieurs Entreprises. Pour en savoir plus consultez notre documentation dédiée : Importer des Participants cross-Entreprise

  

  Lorsque vous désirez inscrire un Participant dans une Action de formation ayant déjà débuté, une alerte vous en informe :

  

  À noter : L'Entreprise précisée dans le tableau Participants d'une ADF est l'Entreprise dans laquelle était le Participant au moment de son inscription. Elle peut donc différer de son Entreprise actuelle. Vous pouvez ajouter la colonne "Entreprise (actuelle)" en utilisant le bouton "Colonnes" disponible au-dessus du tableau.

  Prévisualiser l'Extranet du/des Participant(s) sur mon Action de Formation

  Sur chaque ADF où un Participant est inscrit, il est possible de prévisualiser son Extranet Participant. Cela permet notamment de retrouver un certain nombre d'informations liées à cette Action de Formation. 

  Pour y accéder, rendez-vous dans l'onglet "Extranets" (1), et cliquez sur le code personnel présent en face du nom du Participant concerné (2).

  

  Pour en savoir plus sur la fonctionnalité des Extranets Participants et l'ensemble des informations présentes pour les Participants, consultez notre documentation dédiée.