Gérer le Recyclage de Formation

Cette page vous explique comment gérer le Recyclage de Formation. Vous y découvrirez notamment les étapes à suivre pour configurer la fonctionnalité et l'utiliser.

Avant propos

Si vous proposez des Formations certifiantes, il est possible que celles-ci soient soumises à une période de validité et doivent être repassées quand cette dernière arrive à échéance.

Dendreo vous permet de vous créer des alertes pour gérer et relancer facilement les Participants ayant suivi un Module de formation nécessitant un Recyclage. Le suivi de ces Formations à renouveler, via la fonctionnalité Recyclage de Formation, vous permet :

  • De suivre l'état d'un Recyclage pour un Participant inscrit à un Module (devez-vous le réinscrire, et si oui, quand ?) ;
  • De visualiser si les relevés de présence et les évaluations (nécessaires) ont bien été faits pour un Participant inscrit à un Module concerné.

À noter : La fonctionnalité de Recyclage est en lien direct avec celle de l' Evaluation des Compétences et des Modules sur Dendreo, il est donc nécessaire d'utiliser l'Évaluation des Modules pour ensuite pouvoir gérer les Recyclages de chaque Module.

Limites (actuelles)

  • Les relances par email liées aux Recyclages ne peuvent pas être gérées sur l'onglet Recyclage de chaque Module. Pour relancer les Participants selon le statut de leur Recyclage, nous vous invitons à exporter le tableau des Participants avec les Colonnes souhaitées sous Excel afin de gérer ensuite l'envoi des emails soit en externe, soit depuis la fiche Participant de votre CRM.
  • Dendreo tient compte des recyclages en fonction du Module suivi par le Participant au sein d'une Action de formation. Par conséquent, dans le cas où le renouvellement d'un recyclage est un Module différent de celui de la formation initiale alors le fait d'inscrire un Participant sur une Action de formation composé du Module de renouvellement ne viendra pas impacter le recyclage créé sur votre compte.

Etape 1 : Activation et Configuration de la fonctionnalité Recyclages

Depuis la page de Configuration, dans la section Recyclages, il vous faut dans un premier temps activer la fonctionnalité sur votre compte, c'est à dire basculer le champ "Activation du module de gestion des Recyclages" sur Oui.

Ensuite, plusieurs réglages sont à votre disposition :

- "Activation du module de gestion des Recyclages"

Cette option vous permet de définir une durée de validité au niveau des fiches Module de votre catalogue Dendreo. Chaque Participant étant rattaché à un Module, vous pouvez facilement suivre les Participants dont la certification arrive à échéance.

- "Date de référence pour les Recyclages"

Vous avez la possibilité de choisir quelle date sera prise en compte pour le calcul des Recyclages : soit la fin de l'Action de Formation, soit la fin du Module de formation au sein de l'Action de Formation.

- "Délai d'alerte des Recyclages arrivant à échéance (en mois)"

Cette option vous permet de paramétrer le délai d'alerte en mois avant la fin de validité d'une Action de Formation certifiante ou la fin d'un Module au sein d'une ADF (en fonction du choix se trouvant dans le champ "Date de référence pour les Recyclages").

Etape 2 : Configuration du Recyclage pour un Module

Pour activer le Recyclage, deux actions sont nécessaires sur la page Modification/Création d'un Module :

  1. Indiquer une durée de validité du Module (Recyclage) en mois
  2. Activer le paramétrage "Module inclus dans les Évaluations"

Editer la durée de validité du Module 

C'est lors de la création d'un Module que vous pouvez renseigner sa durée de validité.Pour modifier par la suite cette durée de validité, rendez-vous dans le sous-menu  Recyclages de la fiche du Module, et cliquez sur l'icône crayon, disponible en dessous du titre "Recyclages du Module".

Etape 3 : Gestion de la présence et de l'Évaluation des Modules pour les Participants

Un Recyclage est une Formation suivie par un Participant ET validée par le Formateur, qui a besoin d'être repassée après un délai défini. Il est donc nécessaire que le Participant :

Suivi et gestion de vos Recyclages

Vous pouvez accéder à vos Recyclages via :

  • Le sous-menu Recyclages sur chaque fiche de Module 
  • Le menu Catalogue, puis le sous-menu Recyclages

Notez que sur la fiche d'un Module, vous ne verrez que les Recyclages liés à ce Module en particulier.

La liste des Recyclages vous permet de connaître en un coup d'œil l'état de vos Recyclages, notamment :

  • Dans combien de temps chaque Recyclage arrive à échéance (en mois)
  • Le statut actuel de ce Recyclage

Les statuts des Recyclages :

  • En cours de validité : la certification pour cette Formation est toujours valable ;
  • Expiration proche : il faut penser à inscrire ce Participant à ce même Module prochainement ;
  • Recyclage programmé : votre Participant est inscrit à une Formation dans le futur qui lui permettra de renouveler sa certification ;
  • Échéance dépassée : il faut inscrire rapidement votre Participant à une nouvelle Formation car sa certification n'est plus valable ;
  • Interruption entre les Recyclages : votre Participant est bien inscrit à une Formation pour le renouvellement de sa certification, mais cela s'est fait un peu tard et pendant ce délai de temps, sa certification ne sera pas valable ;
  • Évaluation manquante  : votre Participant a bien participé au renouvellement de sa Formation, mais il n'a pas encore été évalué.

Options supplémentaires

1. Que faire si un Participant a réalisé une Formation non renseignée dans Dendreo ?

Il vous suffit de rajouter manuellement un Recyclage depuis la page Recyclages ou depuis la fiche d'un Module, pour que sa Formation soit bien prise en compte dans les Recyclages :

  • De quel Module il s'agit ;
  • Le Participant concerné ;
  • La date jusqu'à laquelle la Formation est valide.

Si Dendreo n'avait pas encore accès à la Formation de ce Participant, un nouveau Recyclage sera créé.

Au contraire, si vous avez déjà un Recyclage pour cette Formation et ce Participant, il existe deux possibilités :

  • Si la date de validité renseignée via le Recyclage (que vous venez de rajouter manuellement) est postérieure à la date de validité du Recyclage déjà existant dans Dendreo, alors le Recyclage existant est mis à jour avec la date ajoutée manuellement.
  • Si la date de validité du Recyclage manuel est antérieure à la date de validité du Recyclage existant, aucun changement n'est fait sur les Recyclages existants, car c'est la date de validité la plus lointaine qui est systématiquement prise en compte.

2. Que faire si la durée de validité d'un Module a changé ? 

Si vous souhaitez changer la durée de validité d'un Module déjà créé, il est nécessaire de :

  1. Vous rendre sur la page de votre Module, menu Recyclages, et cliquer sur le bouton "Définir une durée de validité" : 

  2.  Renseigner la nouvelle durée de validité (en mois) :

Plusieurs possibilités sont disponibles afin d'appliquer la nouvelle durée de validité :

  • Choix 1 : "Ne pas modifier les durées de validité des formations existantes" : Cette option vous permet d'appliquer la nouvelle durée de validité uniquement aux prochaines Formations incluant ce Module, créées à partir du jour où vous réalisez cette modification.
  • Choix 2  : "Créer ou modifier la durée de validité de toutes les formation existantes" : Cette option vous permet d'appliquer la nouvelle durée de validité à l'ensemble des Formations existantes et à toutes les futures Formations que vous programmez avec ce Module. Notez que tous les Participants marqués présents sans être évalués verront leur Évaluation automatiquement validée.
  • Choix 3 : "Modifier la durée de validité des Formations ayant commencé après la date que vous renseignez et étant validées" : Ce dernier choix vous laisse définir à partir de quelle date vous souhaitez que la durée de validité du Module soit modifiée. Notez que seules les Formations dont l'Évaluation des Participants pour ce Module a été validée sont mises à jour, et que tous les Participants seulement marqués présents sans être évalués verront leur Évaluation automatiquement validée.

3. Que faire si la date de fin de validité d'un Recyclage évolue ?

⚠️   Edition de la date de fin de validité

Il est possible de forcer une date différente, mais celle-ci ne sera prise en compte que si elle est postérieure à la date existante.

4. Que faire si un Participant arrête une Formation certifiante ?

Il est possible de désactiver la fonctionnalité de Recyclage d'un Module pour un Participant. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant une cloche barrée :

Vous pouvez retrouver tous les Recyclages non-suivis dans le menu "Recyclages désactivés". À cet endroit, vous pouvez également si besoin réactiver le suivi des Recyclages désactivés. 

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