Gérer le Recyclage de Formation

Si vous proposez des Formations certifiantes, il est possible que celles-ci soient soumises à une période de validité et doivent être repassées quand cette dernière arrive à échéance.

Dendreo vous permet alors de créer des alertes pour gérer et relancer facilement les Participants ayant suivi un Module de Formation nécessitant un Recyclage. Le suivi de ces Formations à renouveler se fait depuis la fonctionnalité de Recyclage, qui vous permet de suivre l'état d'un Recyclage pour un Participant inscrit à un Module et de visualiser si les relevés de présence et les évaluations (nécessaires) ont bien été faits pour un Participant inscrit à un Module concerné.

Cet article vous explique comment gérer le Recyclage de Formation. Vous y découvrirez notamment les étapes à suivre pour configurer la fonctionnalité et l'utiliser.

Activer et configurer le Recyclage

Rendez-vous dans la configuration des Recyclages pour paramétrer la fonctionnalité. Sur cette page, plusieurs réglages sont à votre disposition :

• Activation du Module de gestion des Recyclages : en sélectionnant Oui, cette option vous permet d'activer la fonctionnalité pour ainsi pouvoir par la suite définir une durée de validité au niveau des fiches Module de votre catalogue Dendreo. Chaque Participant étant rattaché à un Module, vous pouvez facilement suivre les Participants dont la certification arrive à échéance.
• Date de référence pour les Recyclages : choisissez la date qui sera prise en compte pour le calcul des Recyclages, c'est-à-dire soit la fin de l'Action de Formation, soit la fin du Module de Formation au sein de l'Action de Formation.
• Délai d'alerte des Recyclages arrivant à échéance (en mois) : cette option vous permet de paramétrer le délai d'alerte en mois avant la fin de validité d'une Action de Formation certifiante ou la fin d'un Module au sein d'une ADF (en fonction du choix se trouvant dans le champ Date de référence pour les Recyclages).

Définir une durée de validité sur le Module

Dans l'onglet Recyclages du Module, cliquez sur Définir une durée de validité.

Indiquez la durée de validité souhaitée, en mois.

Définissez ensuite comment vous souhaitez appliquer cette nouvelle durée de validité :

• Ne pas modifier les durées de validité des formations existantes : cette option conserve la durée de validité déjà définie (ou l'absence de durée de validité) pour tous les Participants ayant suivi ce Module jusqu'à présent. Utilisez cette option pour appliquer la durée de validité ci-dessus uniquement aux prochaines participations à ce Module à partir de maintenant et ne pas gérer les recyclages de formations faites dans le passé.
• Créer ou modifier la durée de validité de toutes les formations existantes : cette option met à jour la durée de validité de toutes les Formations déjà suivies par des Participants sur ce Module. Utilisez cette option pour appliquer la durée de validité ci-dessus à toutes les participations à ce Module enregistrées sur Dendreo jusqu'à présent. Cette option est à privilégier si vous réglez une durée pour la première fois et souhaitez l'appliquer à tous les Participants que vous avez formés. Si les Participants présents n'ont pas encore été évalués sur ce Module, une évaluation validée sera automatiquement saisie.
• Modifier la durée de validité des formations ayant commencé après le [...] et étant validées : cette option met à jour la durée de validité des Formations uniquement pour les Actions de Formation validées et commençant après cette date. Utilisez cette option si la durée de validité d'une certification évolue et que vous souhaitez n'appliquer la nouvelle durée de validité ci-dessus, qu'aux participations après une certaine date. Si les Participants Présents n'ont pas encore été évalués sur ce Module, une évaluation validée sera automatiquement saisie.

Sur la page de modification/création du Module, dans la rubrique Informations principales, vous retrouvez la durée de validité définie précédemment, ainsi que le champ Module inclus dans les Évaluations qu'il est essentiel d'activer.

Pour modifier la durée de validité d'un Module, dans l'onglet Recyclages du Module, cliquez sur l'icône de crayon.

Ajouter un Recyclage manuel

Si un Participant a réalisé une Formation non renseignée dans Dendreo, vous pouvez ajouter manuellement le Recyclage pour que sa Formation soit bien prise en compte dans les Recyclages.

Pour cela, cliquez sur Ajouter un Recyclage manuel dans l'onglet Recyclages du Module, puis sélectionnez le Module, le Participant, ainsi que la date jusqu'à laquelle la Formation est valide

Si Dendreo n'avait pas encore accès à la Formation de ce Participant, un nouveau Recyclage sera créé. Au contraire, si vous avez déjà un Recyclage pour cette Formation et ce Participant, il existe deux possibilités :

• Si la date de validité renseignée sur le Recyclage que vous venez de rajouter manuellement est postérieure à la date de validité du Recyclage déjà existant dans Dendreo, le Recyclage existant est alors mis à jour avec la date ajoutée manuellement.
• Si la date de validité du Recyclage manuel est antérieure à la date de validité du Recyclage existant, aucun changement n'est fait sur les Recyclages existants, car c'est la date de validité la plus lointaine qui est systématiquement prise en compte.

Gérer la présence et l'Évaluation pour les Participants

Un Recyclage est une Formation suivie par un Participant ET validée par le Formateur, qui a besoin d'être repassée après un délai défini. Il est donc nécessaire que le Participant :

• Soit noté présent, même partiellement, depuis l'onglet Relevé des présences de chaque Action de Formation ;
• Valide la Formation.

Suivre et gérer les Recyclages

Vous pouvez accéder à vos Recyclages depuis :

• Le sous-menu Recyclages sur chaque fiche Module ;
• Le sous-menu Recyclages.

La liste des Recyclages vous permet de connaître en un coup d'œil l'état de vos Recyclages, notamment dans combien de temps chaque Recyclage arrive à échéance (en mois), ainsi que le statut actuel de ce Recyclage.

Gestion des statuts

• En cours de validité : la certification pour cette Formation est toujours valable ;
• Expiration proche : il faut penser à inscrire ce Participant à ce même Module prochainement ;
• Recyclage programmé : votre Participant est inscrit à une Formation dans le futur qui lui permettra de renouveler sa certification ;
• Échéance dépassée : il faut inscrire rapidement votre Participant à une nouvelle Formation car sa certification n'est plus valable ;
• Interruption entre les Recyclages : votre Participant est bien inscrit à une Formation pour le renouvellement de sa certification, mais cela s'est fait un peu tard et pendant ce délai de temps, sa certification ne sera pas valable ;
• Évaluation manquante : votre Participant a bien participé au renouvellement de sa Formation, mais il n'a pas encore été évalué.

Évolution de la date de fin de validité

Si la date de fin de validité d'un Recyclage évolue, il est possible de forcer une date différente, mais celle-ci ne sera prise en compte que si elle est postérieure à la date existante.

Depuis le tableau listant les Recyclages, dans la colonne Fin de validité, cliquez sur l'icône de crayon.

Choisissez la date à forcer puis enregistrez.

Arrêt d'une Formation

Si un Participant arrête une Formation certifiante, il est possible de désactiver la fonctionnalité de Recyclage du Module pour ce Participant. Pour cela, depuis le tableau listant les Recyclages, cliquez sur l'icône de cloche barrée.

Limites actuelles

• Les relances par Email liées aux Recyclages ne peuvent pas être gérées sur l'onglet Recyclage de chaque Module. Pour relancer les Participants selon le statut de leur Recyclage, nous vous invitons à exporter le tableau des Participants (avec les colonnes souhaitées) sous Excel afin de gérer ensuite l'envoi des Emails soit en externe, soit depuis la fiche Participant de votre CRM.
• Dendreo tient compte des Recyclages en fonction du Module suivi par le Participant au sein d'une Action de Formation. Par conséquent, dans le cas où le renouvellement d'un Recyclage est un Module différent de celui de la Formation initiale, le fait d'inscrire un Participant sur une Action de Formation composée du Module de renouvellement ne viendra pas impacter le Recyclage créé sur votre compte.