Inscrire des Participants à une Action de Formation

Cet article vous explique comment inscrire des Participants à vos Actions de Formation.

🎥 Pour plus d'informations sur l'inscription des Participants aux ADF, regardez notre vidéo dédiée !

Fonctionnement Général

Une fois votre Action de Formation programmée, il vous suffit de vous rendre sur la fiche de ladite Action de Formation pour gérer les inscriptions de vos Participants. Il existe plusieurs méthodes pour gérer ces inscriptions selon les informations dont vous disposez concernant les Participants.

Méthode #1 - Inscrire manuellement un Participant identifié déjà renseigné dans le CRM

Depuis l'onglet Participants de votre Action de Formation, cliquez sur Ajouter des Participants.

Une fenêtre vous permet de sélectionner les Participants à inscrire à l'Action de Formation :

Dans la section Entreprise (ou Particulier), sélectionnez l'Entreprise à laquelle le Participant est rattaché ;
Dans la section Participant identifié, sélectionnez le Participant à inscrire.

À noter : s'il s'agit d'un Particulier, sélectionnez-le depuis le menu Entreprise (ou Particulier).

Méthode #2 - Inscrire manuellement un Participant identifié non renseigné dans le CRM

Depuis l'onglet Participants de votre Action de Formation, cliquez sur Ajouter des Participants.

Une fenêtre vous permet de créer les Participants à inscrire à l'Action de Formation à la volée.

Dans la section Entreprise (ou Particulier), sélectionnez l'Entreprise à laquelle le Participant est rattaché ;
Dans la section Participant identifié, affichez le menu déroulant des Participants de l'Entreprise sélectionnée précédemment, cliquez sur Nouvelle fiche puis renseignez les informations du Participant.

À noter : cela crée aussi le Participant au sein de votre CRM, mais pas dans le cas d'un Particulier !

Méthode #3 - Inscrire manuellement un Participant non identifié

Dans le cas où vous avez besoin d'inscrire un Participant rattaché à une Entreprise sans connaître encore son identité, Dendreo vous permet d'inscrire un Participant non-identifié comptabilisé alors par Dendreo comme étant un Participant inscrit à l'Action de Formation. Cette solution permet à Dendreo de savoir à quelle Entreprise est rattaché le Participant et vous permettre ainsi de :

Générer une convention de Formation à l'attention de l'Entreprise ;
Remplir les relevés de présence ;
Ajouter des Financements ;
Émettre des Factures.

À noter : tant que l'identité d'un Participant non identifié n'est pas saisie dans Dendreo, vous ne pouvez pas générer de document à destination de ce Participant (attestation, convocation, etc.) renseignez donc ses informations personnelles au préalable.

Attention : un Particulier ne peut pas être ajouté en tant que Participant non identifié.

Méthode #4 - Inscrire des Participants depuis un import

Vous pouvez importer en autonomie une liste de Participants depuis l'onglet Import d'une ADF :

Dans le cas des INTRA, vous pouvez importer une liste de Participants d'une même Entreprise.
Dans le cas des INTER (ou d'une INTRA Groupe), vous pouvez importer une liste de Participants cross Entreprises et réaliser un seul import de Participants qui seront rattachés à plusieurs Entreprises.

À noter : un Participant peut être créé depuis l’interface d’import du CRM, et peut être créé ET inscrit depuis l’interface d’import d’une ADF.

Si vous désirez inscrire un Participant dans une ADF ayant déjà débuté, une alerte vous en informe :

À noter : l'Entreprise précisée dans le tableau Participants d'une ADF est l'Entreprise dans laquelle était le Participant au moment de son inscription. Elle peut donc différer de son Entreprise actuelle. Vous pouvez ajouter la colonne Entreprise (actuelle) en cliquant sur Colonnes.

Prévisualiser l'Extranet du Participant

Sur chaque Action de Formation où un Participant est inscrit, il est possible de prévisualiser son Extranet Participant. Cela permet notamment de retrouver un certain nombre d'informations liées à cette ADF.

Dans l'onglet Extranets de l'ADF, cliquez sur le code personnel du Participant pour accéder à son Extranet.

Pour plus d'informations, consultez notre documentation Présentation de l'Extranet Participant.