Utiliser l'Extranet Formateur

Bienvenue sur le logiciel Dendreo

L'Organisme de Formation avec lequel vous collaborez vous a donné accès à l'Extranet à destination des Formateurs. Cet Extranet est une interface web vous permettant d'accéder et d'échanger certaines informations directement en ligne avec l'Organisme de Formation.

Dans cet article, vous découvrirez comment bien utiliser l'Extranet, notamment comment consulter les informations auxquelles vous avez accès, échanger des données avec l'Organisme de Formation, ainsi que les actions que vous pouvez exécuter.

Fonctionnement général

L'accès à votre Extranet est activé et géré par l'Organisme de formation qui vous a mandaté pour dispenser vos Formations. En cas de besoin ou d'aide concernant son utilisation, nous vous recommandons de contacter vos interlocuteurs au sein de l'Organisme de formation. 

En lisant cet article vous découvrirez comment : 

1. Vous connecter à votre compte ;
2. Consulter le détail de vos formations passées et à venir (Participants, Salles et toutes autres informations relatives à l'Action de Formation) et visualiser le nombre d'heures d'intervention et gérer les créneaux de formation en autonomie (fonctionnalité soumise à la validation de l'Organisme de formation) ;
3. Voir la liste des Participants inscrits à vos formations et renseigner des informations sur des Participants non identifiés ;
4. Gérer votre agenda : planifier vos créneaux (dans le cadre d'une Formation Progressive), modifier les Salles, saisir vos indisponibilités et connecter votre agenda Dendreo à votre agenda personnel ;
5. Récupérer et mettre à disposition les Documents partagés à destination de l’OF, des autres formateurs ou des Participants dans l'Espace de Stockage ;
6. Suivre les émargements électroniques et certifier électroniquement ceux-ci en émargeant vous-même ;
7. Signer électroniquement des documents mis à votre disposition ;
8. Saisir vos Notes de frais (fonctionnalité soumise à la validation de l'Organisme de formation) ;
9. Compléter le Suivi Pédagogique d'une Action de Formation ;
10. Consulter les réponses aux Questionnaires de Satisfaction des Participants ayant suivi vos Formations ;
11. Retranscrire l'évaluation des compétences acquises par les Participants et/ou renseigner la validation des Modules qui composent une Action de Formation ;
12. Accéder à l'autopositionnement des Participants ;
13. Accéder (voire modifier) au recueil des besoins des Participants en amont de la formation ;
14. Créer des tickets de Suivi Qualité ;
15. Déposer et transmettre à l'Organisme de Formation vos Factures de prestation pédagogique.

1. Se connecter à votre Extranet

Lors de l'activation de votre Extranet par l'Organisme de formation, vous recevrez un email qui vous permettra de créer votre compte utilisateur et vous connecter à votre Extranet. 

1. Rendez-vous dans la boite de réception de vos emails ;
2. Prenez connaissance de l'email d'invitation ;
3. Cliquez sur le bouton "Accepter l'invitation" pour valider l'adresse email qui devient désormais votre login de connexion. 

Notez la nouvelle adresse de connexion à votre Extranet ou enregistrez là dans vos Favoris, elle vous sera utile pour vous connecter. 

2. Formations

L'onglet Formations, vous permet d'accéder à l'ensemble de vos formations passées et futures. Il vous suffit de cliquer sur l'une des formations pour accéder aux détails de celle-ci à savoir :

Résumé

Cette page vous détaillera les informations principales de la formation à savoir : 

• La liste des tâches que l'Organisme de formation vous demande de réaliser au cours de votre intervention ;
• Les Modules de formation qui composent la formation ainsi que le nombre d'heures d'intervention ;

Parcours

Depuis cette vue vous pouvez consulter le déroulé complet de la formation avec le détail des Modules et des créneaux que suivent les Participants. Notez que Dendreo affiche TOUS les créneaux qui composent la formation et vous indique ceux sur lesquels vous intervenez ou non. 

Dans le cadre d'une Formation en cours de planification (mode progressif) et à la demande de l'Organisme de formation, vous pouvez être amené à programmer ou modifier en autonomie vos créneaux de formations à savoir Dendreo vous permet de : 

1. Modifier la date, les heures et le lieu d'un créneau déjà programmé par l'Organisme de formation.
2. Planifier un nouveau créneau dans le futur en renseignant la date, les heures et le lieu.

Dans le cas de Créneaux en distanciel, un bouton vous permet de vous connecter à la classe virtuelle.

Si ce créneau a lieu sur Dendreo Live, n'hésitez pas à consulter notre page de Dépannage si vous rencontrez des difficultés. 

Formateurs

Depuis cette page, vous retrouvez la liste complète des Formateurs ayant été staffés pour dispenser la formation. 

Salles

Depuis cette page, vous retrouvez l'ensemble des informations liées aux lieux de la formation.

3. Participants

Depuis cette page, vous pouvez consulter la liste des Participants inscrits par l'Organisme de formation à la formation concernée.

Dans le cas où des Participants non identifiés sont inscrits à votre Action de Formation (c'est à dire que la seule information les concernant est l'Entreprise à laquelle ils sont affiliés), vous pouvez renseigner les informations manquantes et ainsi remplacer un "Participant non identifié".

Pour cela, dans l'onglet Participants, en bas de page, complétez les lignes du tableau d'import avant de cliquer sur Importer.

4. Gérez votre Agenda

L'onglet  Agenda vous permet de consulter en autonomie les formations contractualisées avec l'Organisme de formation. Notez que la consultation de ces formations peut se faire avec une vue Calendrier ou bien en Liste. 

Il vous suffit de cliquer sur l'une des formations pour accéder aux détails de celle-ci  (voir la section "Formation" de cette documentation).

Marquez vos indisponibilités

Depuis la vue Calendrier,  afin d'en informer l'Organisme de formation, vous pouvez marquer vos indisponibilités, préciser un motif, et définir une récurrence. Vos indisponibilités personnelles sont affichées en orange. Les périodes de fermeture du centre de formation sont en rouge.

Pour définir des périodes d'indisponibilités (récurrentes ou non), sélectionnez simplement un ou plusieurs créneaux (en mode Semaine ou Jour) ou un jour entier (en mode Mois) avec votre souris (vous pouvez glisser votre souris sur plusieurs créneaux). Vous pouvez aussi supprimer une indisponibilité existante en cliquant dessus. 

Abonnement à l'agenda Dendreo

Cette fonction vous permet de lire le calendrier de vos Formations directement dans votre logiciel de calendrier préféré (Google, Outlook, Apple et autres), sans avoir besoin de vous connecter à l'Extranet pour consulter votre calendrier.

C'est donc une fonction qui permet la recopie de vos interventions pour l'OF dans votre gestionnaire de calendrier personnel. En revanche, cela ne recopie pas vos évènements « privés » dans votre calendrier extranet Dendreo.

En cliquant sur le bouton " S'abonner à cet agenda", Dendreo vous fournira un lien que vous pourrez utiliser, en le copiant/collant, selon les instructions de votre logiciel de lecture de calendrier. 

L'idée est de S'ABONNER à l'URL fournie par Dendreo, et non pas de visiter cette URL, télécharger le calendrier qui s'y trouve, et l'installer dans votre logiciel de gestion d'agenda (sinon vous ne feriez que copier/coller l'agenda à une date T et il ne se mettra pas à jour).

• Pour Google Calendar, rendez-vous dans Paramètres > Ajouter un Agenda > À partir de l'URL et copiez le lien fourni par Dendreo. 
• Pour Outlook.com, rendez-vous sur cette page d'aide. Pour les versions installées de Outlook, vous pouvez consulter cette aide.
• Pour l'application Calendrier d'un iPhone, rendez-vous sur le support d'Apple.
• Pour le Calendrier sur un Mac, rendez-vous sur guide de utilisateur de Calendrier d'Apple.
• Pour Mozilla Thunderbird, rendez-vous dans Agenda > Nouvel agenda sur le réseau, copiez l'URL fournie par Dendreo dans Adresse puis recherchez et validez l'abonnement. Pour plus d'informations, rendez-vous sur l'aide du logiciel.

Notez que la  synchronisation n'est pas instantanée : votre logiciel/outil calendrier va vérifier périodiquement si de nouveaux événements ont été créés. Cette périodicité dépend de votre logiciel, et est indépendante de la volonté de Dendreo, il ne s'agit pas de quelque chose que nous pouvons régler. Dans certains cas, il arrive que la fréquence de rafraîchissement atteigne plusieurs heures.

5. Documents Partagés (Espaces de Stockage)

L'espace de stockage est une interface dédiée au partage de fichiers. Il vous permet de récupérer et/ou mettre à disposition des documents destinés à :

• Vous-même ;
• L’Organisme de formation ;
• Aux formateurs dispensant des formations avec vous ;
• Vos participants (pour la mise à disposition de supports pédagogiques notamment).

Depuis votre Extranet, vous disposez de plusieurs espaces pour vos  Documents partagés :

• Documents partagés par formation : disponible depuis l'onglet Documents partagés de l'Action de Formation concernée et dans lequel, vous pouvez déposer et récupérer des fichiers relatifs à cette formation. Vous retrouvez plusieurs dossiers :
  • Public - Participants de l’ADF : vous permet de partager des supports pédagogiques ou autre avec les Participants de cette session. 
  • Modules : ce dossier vous permet de déposer des documents par Module constituant les Actions de Formation. Le grand intérêt, c’est qu’ils sont de nouveaux disponibles pour les autres Actions de Formation faisant appel à ce Module. Par exemple, lorsque vous déposez un support pédagogique dans un dossier Module nommé « Management », toutes les formations composées de ce module « Management » auront dans le dossier Modules (cf capture ci-dessous), les supports pédagogiques déjà présents. Comme pour les Actions de Formation, le partage par Module se décompose en un dossier partagé entre tous les Formateurs qui interviennent dans des Actions de Formation utilisant ce Module, et un dossier partagé entre tous les Participants inscrits à ce Module dans le cadre d'Actions de Formation.
  • Privé (Vous et le centre) : vous permet de partager des fichiers avec l’organisme de formation sur l’Action de formation en question. 
• Documents partagés générique : disponible depuis le menu Documents, l’onglet Documents partagés et dans lequel, vous pouvez partager des fichiers entre vous personnellement et l'Organisme de formation, et des fichiers par l'OF et tous les Formateurs qu'il fait intervenir.

Notez qu'en fonction des droits octroyés par l'OF, vous ne verrez ou ne pourrez pas forcément agir dans tous les dossiers mentionnés ci-dessus.

6. Emargements

A la demande de l'Organisme de formation, vous pourrez être amené à procéder à la signature électronique des émargements.

Le principe général est de permettre aux Participants présents à chaque créneau de formations de signer en ligne leur émargement à partir de leur Extranet Participant ou bien sur une liste de participants dématérialisée. Cela, peut être réalisé sur tout support informatique comme un smartphone, une tablette ou encore un ordinateur.

Depuis l'onglet Émargements de l'Action de Formation vous pouvez réaliser les actions suivantes : 

• Suivre en temps réel les signatures apposées par les Participants ;
• Identifier les Participants n'ayant pas encore signé ;
• Supprimer des signatures ;
• Retrouver les codes d'accès de chaque Participant inscrit à la formation (et l'URL de connexion à l'Extranet) ;
• Envoyer un email d'invitation à l'Extranet aux Participants grâce au bouton "enveloppe" à coté du nom du Participant.
• Certifier les émargements en émargeant vous même ;
• Créer un prolongation de 3 heures du délai de signature en cas de retard de signature d'un Participant 

Émargement depuis l’Extranet Participant

Participants ont reçu leur accès, au préalable de chaque formation, par l'Organisme de formation et peuvent émarger leur présence

Depuis une liste de participants dématérialisée

Lorsque vous cliquez sur l’icône Émargement en mode liste, cela vous ouvre une nouvelle fenêtre avec la liste dématérialisée des participants inscrits sur ce créneau (journée avec plusieurs créneaux). 

Vous avez également la possibilité de cliquer sur l’icône bleue par créneau, ce qui permet d’ouvrir une nouvelle fenêtre avec la liste des Participants dématérialisée correspondante. A noter que vous serez déconnecté de votre Extranet pour éviter ainsi aux Participants d’accéder aux informations présentes sur votre Extranet. Lorsque les participants se connectent à cette liste, ils peuvent rechercher leur nom via un champ de recherche et l’émargement se fait de la même façon que sur l’Extranet Participant. 

7. Signature électronique de document

Lorsque le centre de formation vous envoie un document à signer, vous avez la possibilité de le retrouver dans cette section  Documents à signer

Si vous n'êtes pas connecté à votre Extranet et que vous avez reçu un mail avec un lien pour signer un document électroniquement, celui-ci fonctionnera quand même, mais il ne vous permettra de signer que le(s) document(s) qui sont associés au lien reçu. Si vous avez d’autres documents à signer (pour une autre formation par exemple), alors Dendreo vous montre automatiquement une pré-visualisation de ceux-ci (comme sur l'exemple ci-dessus). Pour les signer il vous faudra soit utiliser les liens reçus dans d'autres emails, soit simplement vous connecter à votre Extranet.

8. Notes de frais

A la demande de l'Organisme de formation, vous pourrez être amené à leur transmettre vos Notes de frais directement depuis votre Extranet.

Depuis cette page vous pouvez : 

1. Ajouter une Note de frais liée à une formation que vous dispensez ;
2. Ajouter une Note de frais qui est liée à aucune formation spécifique mais en lien avec une prestation réalisée pour l'Organisme de Formation ;
3. Editer une Note de frais avec un statut Non soumise pour la modifier ou la compléter ;
4. Soumettre à l'Organisme de formation une sélection de Notes de frais pour validation ;
5. Suivre l'état d'avancement de vos Notes de frais grâce à différents Statuts (non soumis, en attente, remboursée, ...) ;
6. Retrouver toutes vos Notes de frais (toutes formations confondues) engagées avec l'Organisme de formation depuis l'onglet Notes de frais ;

9.  Suivi pédagogique

La Suivi pédagogique permet la prise de notes directement depuis l'Extranet Formateur, dans la rubrique Parcours d'une Action de formation. Cette prise de notes peut se faire à la granularité de l'Action de Formation dans son ensemble, par Module ou par Créneau.

Ce Suivi Pédagogique peut ainsi vous permettre de noter votre avancement pédagogique dans une session au fur et à mesure.

Il peut aussi permettre de transmettre de l'information entre plusieurs intervenants sur une même session (Formateurs entre eux et l'Organisme de Formation).

Enfin, ce suivi peut également être partagé avec les Participants sur leur Extranet (cette fonctionnalité n'est activable que par un Administrateur du Centre). Ceci peut permettre de faire des petites synthèses de cours, voire de partager des travaux à réaliser pour la prochaine séance.

10. Satisfaction

Les résultats des Questionnaires de Satisfaction Participants remontent automatiquement sur votre Extranet par Action de formation dispensée. Dans la partie satisfaction Formateurs, les résultats présentés vous concerne uniquement notamment lorsque vous dispensez une formation avec d’autres Formateurs.

11. Évaluation des compétences

A la demande de l'Organisme de formation, vous pourrez être amené à retranscrire l'évaluation des compétences acquises par les Participants et/ou renseigner la validation des Modules qui composent une Action de Formation

Les solutions pour évaluer un Participant : 

• Pour chaque Module qui compose l'Action de formation, vous pouvez : préciser si il est Validé ou Non, et/ou renseigner une note, et/ou saisir une appréciation libre.
• Pour chaque Compétence renseignée sur la fiche des Modules, vous pouvez : noter si elle est acquise, en cours d'acquisition, ou non acquise, et/ou renseigner une note, et/ou saisir une appréciation libre.
• Vous pouvez marquer le Module comme validé, dans ce cas l'ensemble des compétences seront acquises :

12. Autopositionnement

L'ensemble des évaluations saisies par les Participants lors du process d'autopositionnement sont automatiquement stockées et agrégées par Dendreo pour vous permettre d'en prendre connaissance. 

Une fois les autoévaluations préformation réalisées par les Participants, voici les indicateurs accessibles depuis votre Extranet :

• Une note d'évaluation par Participant et par Compétence
• Affichage d'une moyenne des autoévaluations par Participant et pour le groupe
• Affichage de la note la plus basse et de la note la plus haute du groupe
• Affichage d'une moyenne des autoévaluations par Participant et pour le groupe
• Affichage de l'évolution du groupe et par Participant entre le début et la fin de la formation

13. Recueil des besoins

Dès qu'un Participant est inscrit à une Action de Formation, depuis son Extranet, il peut renseigner ses attentes et exprimer librement ses besoins concernant la formation qu'il va suivre. 

Sur votre Extranet, vous disposez d'une interface récapitulative de l'ensemble des besoins saisis par les Participants inscrits à l'Action de formation. Ainsi en amont de la formation, vous pouvez préparer et adapter le contenu pédagogique de la formation. 

Voici les possibilités qui vous sont offertes : 

• Consulter l'ensemble des recueils validés Participant par Participant
• Ajouter et/ou modifier des besoins d'un Participant 
• Définir un statut de traitement 

14. Suivi Qualité

La fonction de  Suivi Qualité de vos Actions de Formation permet d'y renseigner des "Tickets" de n'importe quelle nature (problème interne, plainte client, accident, panne, suggestion d'amélioration, idée, veille légale...) et d'en faire le suivi. C'est un outil redoutable pour réaliser un suivi qualité efficace, et contribuer activement à votre amélioration continue. Ce système peut notamment vous permettre de répondre à de nombreux critères évalués par Qualiopi.

Depuis la page d'Accueil de votre Extranet, vous retrouvez le bouton d'accès à la création d'un Ticket de Suivi Qualité.

15. Frais pédagogiques

Depuis l'onglet   "Factures" de votre Extranet, vous pouvez déposer et soumettre en autonomie vos Factures de Frais pédagogiques, que vous devez générer au préalable avec votre outil de facturation habituel.

Fonctionnement général

Depuis l'espace dédié  "Lignes à facturer"  vous accédez à l'interface vous permettant de retrouver l'ensemble des Créneaux passés et futurs sur lesquels vous avez été staffé. Ici, vous pouvez : 

• Filtrer l'ensemble des Créneaux par date et/ou par Action de Formation 
• Sélectionner les Créneaux à facturer 
• Marquer manuellement des Créneaux déjà facturés (par exemple, qui ont été facturés avant l'utilisation de la fonctionnalité)
• Afficher ou masquer les Créneaux déjà facturés 
• Sélectionner le sous-centre de l'Organisme de formation à facturer
• Vérifier le tarif horaire par Créneau
• Consulter l'historique des Factures déjà déposées et/ou transmises 

Cette interface vous permet d'agglomérer et/ou vérifier facilement les montants à facturer. Ces montants sont calculés en fonction des Créneaux de formations sur lesquels vous êtes staffés et sur la base de la rémunération horaire renseignée par l'Organisme de Formation

Uploader une Facture 

Quelle que soit la solution utilisée précédemment, une fois les Créneaux sélectionnés, vous pouvez, depuis votre Extranet, joindre votre Facture et y renseigner les caractéristiques, à savoir  : 

• Le numéro de Facture 
• La date d'émission 
• Les montants Hors Taxe (HT) et Toutes Taxes Comprises (TTC)
• Le taux de TVA à appliquer sur la Facture
• Un commentaire à votre attention 
• La Facture au format PDF (ou tout autre document nécessaire)

Soumission d'une Facture

Après avoir complété et enregistré la Facture sous Dendreo, vous pouvez la modifier, supprimer, ou soumettre pour validation :