Utiliser un outil de visioconférence externe

Cette page vous explique comment configurer et utiliser une solution externe de visioconférence directement depuis Dendreo. Vous y découvrirez comment configurer cette fonctionnalité et comment vos Participants et Formateurs peuvent l'utiliser.

Avant-propos

Cette fonctionnalité, indépendante de Dendreo Live, vous permet de mettre à disposition de vos Participants et Formateurs, directement depuis leur Extranet, un lien de redirection vers un outil de visioconférence de type Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Cela implique donc que vous ayez communiqué les accès Extranets à vos Participants ainsi qu’à vos Formateurs.

Il est également possible de ne pas utiliser les accès Extranets et de simplement noter les liens dans Dendreo pour pouvoir les réutiliser avec des tags dans des Emails ou Docs.

Principe

Depuis la page d'accueil de leur Extranet comme depuis la page de chaque Action de Formation, les Participants peuvent immédiatement voir leurs prochains Créneaux de Formation. Pour chaque Créneau à distance disposant d'une URL de connexion, un bouton leur permet de rejoindre la visioconférence en un clic.

Les Formateurs ont également le même bouton de leur côté.

Avantages

• Possibilité d’utiliser différents outils de visioconférence fonctionnant avec un lien URL ;
• Lien vers la visioconférence disponible depuis les Extranets Participants et Extranets Formateurs ;
• Aucun lien à communiquer vous-même aux Participants et Formateurs.

Fonctionnement

Côté administrateur Dendreo

Dans un premier temps, depuis la gestion des Salles, créez une Salle virtuelle par service que vous utilisez (Zoom, Teams, Meet, etc.).

Si par hasard votre Salle est permanente, c'est-à-dire que son URL ne change jamais, vous pouvez alors renseigner son URL sur cette fiche et utiliser la Salle telle quelle. Sinon, n'indiquez pas d'URL. Celle-ci est par la suite complétée pour chaque Créneau de Formation.

Lorsque vous utilisez cette Salle virtuelle sur un Créneau de Formation, dans le menu Lieux (Salles) de votre Action de Formation, cliquez sur l'icône de maillon pour personnaliser l'URL de connexion à destination des Participants et des Formateurs.

Le lien peut être différent pour le Formateur, en fonction des outils de visioconférence que vous utilisez.

Si vous avez indiqué une URL unique pour une Salle permanente, vous n'avez pas besoin de renseigner le lien Créneau par Créneau : vous pouvez l'indiquer une seule fois pour la Salle.

Dans le menu Modules de votre Action de formation, des icônes 🎦 visibles sur les Créneaux vous indiquent l’état de réglage de vos liens :

• Icône bleue : vous avez renseigné un lien URL (générique ou spécifique à ce Créneau) ;
• Icône rouge : vous n'avez pas encore renseigné de lien URL pour ce Créneau, vos Participants et Formateurs ne peuvent donc pas rejoindre leur salle virtuelle ;
• Icône verte : vous utilisez Dendreo Live, Dendreo créé donc automatiquement le lien URL et l'intègre sur l'Extranet des Formateurs et Participants.

Côté Extranets Participants et Formateurs

Vos Participants disposent d’un bouton Rejoindre la classe virtuelle pour chaque Créneau de visioconférence, les redirigeant directement vers le lien URL programmé en amont. 

Vos Formateurs voient également ce bouton de redirection en plus des fonctionnalités de validation des émargements et du suivi pédagogique.