Programmer une Action de Formation

Découvrez la procédure et les différentes méthodes pour programmer une ADF INTER et INTRA.

🎥 Pour plus d'informations sur la programmation d'une ADF, regardez notre vidéo dédiée !

Avant-propos

Il est essentiel de savoir faire une distinction entre les notions de Modules et d'Actions de Formation :

Les Modules sont des programmes de Formation types dans lesquels vous renseignez un contenu pédagogique (description, objectifs pédagogiques, public visé, modalités d'évaluation et pédagogiques, etc.) et des informations par défaut (prix INTER et INTRA, Formateur, Salle, nombre minimum et maximum de Participants, etc.) que Dendreo utilise lors de la programmation d'Actions de Formation. L'ensemble de vos Modules constitue votre Catalogue de Formations.
Les Actions de Formation sont des Sessions de Formation que vous programmez à une date donnée. Une Action de Formation est composée d'un ou de plusieurs Modules, de Participants inscrits, d'une équipe pédagogique (Formateurs) qui dispense la formation et de lieux (Salles) où se déroule la session. Une Action de Formation hérite par défaut des contenus pédagogiques des différents Modules qui la composent, mais vous pouvez toujours les personnaliser et modifier la logistique associée (durée, jours et heures de formation, prix, etc.).

Différentes options sont configurables en amont de votre utilisation de Dendreo afin de faciliter la programmation et la gestion de vos Actions de Formation :

Fonctionnement

Programmer une Action de Formation est un prérequis pour pouvoir ensuite gérer la logistique liée à son déroulé (définir les jours et les heures de Formation, inscrire les Participants, staffer les Formateurs, générer vos documents administratifs, etc.). Le fait de programmer une Action de Formation vous permet de l'ajouter à votre Agenda de Formations et de la retrouver dans le listing de vos Actions de Formation.

La programmation d'une Action de Formation se déroule en 2 étapes :

Étape #1 : sélectionner le Module concerné et planifier le premier jour de Formation ;
Étape #2 : renseigner les caractéristiques de l'Action de Formation.

Étape #1 - Planifier le premier jour de Formation

Il existe plusieurs méthodes pour programmer une Action de formation sur votre compte Dendreo.

À noter : quelle que soit la méthode utilisée, cette première étape consiste à choisir un Module de votre Catalogue de Formation et sélectionner la date du premier jour de la Formation. Les autres journées de la Formation sont automatiquement sélectionnées par Dendreo en fonction du planning type que vous avez renseigné sur la fiche du Module.

Pour plus d'informations sur le calendrier exact d'une Action de Formation, consultez notre documentation Définir le planning d'une Action de Formation.

Depuis votre Catalogue de Formation

Sur la fiche d'un Module de votre Catalogue de Formation, cliquez sur Programmer cette Formation.

Vous êtes alors redirigé sur l’Agenda : glissez/déposez le Module sur le premier jour de votre ADF.

Depuis la liste de vos Actions de Formation

Sur la liste du type d'ADF que vous souhaitez programmer, cliquez sur Programmer une Formation.

Vous êtes alors redirigé sur l’Agenda : les Modules de votre Catalogue de Formation s'affichent à gauche. Glissez-déposez le Module constituant votre Action de Formation et sur le premier jour de celle-ci.

À noter : par défaut, une dizaine de Modules s'affichent dans cette liste, vous pouvez donc filtrer les Modules affichés en utilisant le champ de recherche et retrouver un Module en particulier. Cochez Formations hors catalogue si le Module recherché ne fait pas partie de votre Catalogue de Formation.

Depuis votre Agenda

Dans la rubrique Agenda, cliquez sur Programmer une Formation.

Les Modules de votre Catalogue de Formation s'affichent à gauche sous forme de liste. Glissez-déposez le Module constituant votre Action de Formation et sur le premier jour de celle-ci.

Étape #2 - Renseigner les champs de l'Action de Formation

Quelle que soit la méthode choisie, une fois le premier jour de la Formation planifié, il est essentiel de renseigner les différents champs concernant l'Action de Formation.

Attention : les champs dont l'intitulé est suivi d'un astérisque rouge sont obligatoires ! Les autres champs pourront être complétés par la suite.

Type de Formation : sélectionnez si votre Action de Formation est une INTRA ou une INTER ;
Entreprise / Particulier : dans le cas d'une INTRA, renseignez le nom de l'Entreprise/Particulier concerné ;
Centre de Formation : dans le cas du multi-centres, vous devez rattacher l'Action de Formation au sous-centre pour lequel Dendreo alimentera le BPF ;
Étape : sélectionnez l'Étape dans laquelle vous souhaitez classer votre Action de Formation ;
Mode de pricing : précisez le mode de Facturation de votre ADF. En INTRA, il peut être global (forfaitaire), par journée, par groupe (séance) ou par Participant. En INTER, il est obligatoirement par Participant ;
Émargements électroniques : activez les émargements électroniques sur cette ADF en particulier ;
Visibilité Catalogue Public / EDOF : rendez visible ou non l'Action de Formation sur votre Catalogue Public ;
Prix : renseignez le prix générique de votre ADF. Dendreo pré-remplira ce champ si un prix par défaut est renseigné sur la fiche du Module à partir duquel vous avez programmé l'Action de Formation ;
Catégorie principale : renseignez la catégorie dans laquelle classer l'Action de Formation. Cette catégorie s'affichera sur votre Catalogue Public ;
Responsable (Dendreo) : attribuez un administrateur de votre équipe en tant que gestionnaire de cette Action de Formation. Dendreo pré-remplira ce champ si un Responsable par défaut est renseigné au niveau du Module à partir duquel vous avez programmé l'Action de Formation ;
Commercial : sélectionnez un commercial à associer à cette Action de Formation ;
Nb de participants minimum : indiquez le nombre de Participants minimum souhaité pour la réalisation de cette Action de Formation (afin de le rendre visible sur votre Catalogue Public par exemple). Dendreo pré-remplira ce champ si un nombre minimum par défaut est renseigné au niveau du Module à partir duquel vous avez programmé l'Action de Formation ;
Nb de participants maximum : indiquez le nombre de Participants maximum souhaité pour la réalisation de cette Action de Formation afin de le rendre visible sur votre Catalogue Public par exemple. Dendreo pré-remplira ce champ si un nombre maximum par défaut est renseigné au niveau du Module à partir duquel vous avez programmé l'Action de Formation ;
Formateur : indiquez le Formateur « principal » de la Formation. Les autres Formateurs pourront être staffés par la suite au niveau de la fiche de l’ADF. Dendreo pré-remplira ce champ si un Formateur par défaut est renseigné au niveau du Module à partir duquel vous avez programmé l'ADF ;
Sous-traitant : sélectionnez une Entreprise sous-traitante de votre CRM lorsque vous sous-traitez la Formation à un autre Organisme de Formation et que le nom du Formateur qui dispense cette Formation n’est pas connu ;
Salle : sélectionnez la Salle dans laquelle se déroule la Formation parmi la liste des Salles déjà créées sur votre compte. Dendreo pré-remplira ce champ si une Salle par défaut est renseignée au niveau du Module à partir duquel vous avez programmé l'Action de Formation ;
Objectif BPF de la Formation : sélectionnez le type de l'ADF pour alimenter la case F-3 de votre BPF sur Dendreo. Renseignez cette information par défaut dans la configuration générale de votre compte ;
Nature de la Formation : sélectionnez la nature de l'Action de Formation pour alimenter correctement votre BPF. Renseignez cette information par défaut dans la configuration générale de votre compte ;
Visuel : ajoutez une image d'illustration à votre Action de Formation, que vous retrouverez à plusieurs endroits de votre compte Dendreo.

Les champs complétés dans le Module sont repris dans l'Action de Formation contenant ce Module !