Gérer un Devis dans une Action de Formation

Quel que soit le type de Devis que vous avez réalisé, vous avez la possibilité de le lier à une Action de Formation, si celui ci est accepté.

Pour connaître l’état d’un Devis, son numéro a une couleur selon cette règle :
- Le Devis est accepté, Il apparaît en vert.
- Le Devis est décliné, Il apparaît en rouge.
- Le Devis est envoyé, Il apparaît en jaune.
- Si aucune de ces conditions n’est remplie, c'est bleu.

A noter : Si vous avez opté pour la demande de Signature électronique de votre Devis, il est automatiquement considéré comme accepté dès lors que la Signature a été réalisée. Vous avez la possibilité de savoir si la Signature a été faite en consultant l'icône cloche en haut de votre compte.

Rattacher le Devis à une Action de Formation

Sur le Devis établi et envoyé, le statut "Accepté" ou "Décliné" peut être mis à jour sans Signature électronique.

Accepter : le Devis passe en statut "Gagné" et le bouton "Programmer la formation" apparait.
Décliner : le Devis passe en "Perdu". Vous pouvez également choisir le motif de refus du Devis (préalablement personnalisé en Configuration).

Pour programmer l'action de Formation, vous avez 2 possibilités :

1. Convertir en une nouvelle Action de Formation : plusieurs champs sont disponibles au remplissage pour définir les informations nécessaires à la création de l'Action de Formation.

2. Lier à une Action de Formation déjà existante : dans la barre de recherche, vous retrouvez toutes les Actions de formation déjà programmées, contenant les données identiques à votre Devis.

À noter : Bien qu'une ou plusieurs lignes soient rattachées à une Action de Formation, vous devez réaliser la conversion du Devis en cliquant sur "Programmer la Formation". La conversion est automatiquement proposée sur l'Action de Formation liée à la ligne du Module.

Onglet Devis de l'Action de Formation

Dans l'onglet Devis de votre Action de Formation, l'ensemble des Devis rattachés sont visibles, quel que soit le statut de l'Opportunité, si le Devis a une ligne de Module rattachée à une Action de Formation.

Il est également possible de :

Rattacher une Inscription à un Devis existant. Pour cela, le Devis doit :
- être au nom de l'Entreprise du Participant concerné ;
- être validé ;
- mais ne pas avoir été converti.
Un Devis INTRA contenant le mode de pricing par séance ne peut être rattaché à une Action de Formation déjà existante. Ainsi, la création d'un Devis depuis une Action de Formation avec un mode de pricing par séance n'est pas possible.

Supprimer le lien entre un Devis et l'Action de Formation : en déliant le Devis, les Participants conservent le prix qui avait été défini dans le Devis. Celui-ci n'est plus visible dans l'Action de Formation, mais reste disponible sur la Fiche de l'Entreprise concernée, ou dans l'onglet Suivi Commercial.

Le budget

Lorsque le Devis gagné est rattaché à l'Action de Formation, le Budget de celle-ci est impacté.

Les lignes du Devis sont créées dans le Budget en fonction des données ajoutées sur le Devis.

Devis Inter

S'il contient 2 Participants, alors deux lignes sont créées et rattachées au Devis

Devis Intra

Prix forfaitaire : une ligne est créée, reprenant le prix indiqué dans le Devis accepté.
Prix par jour : une ligne est créée, le revenu de la formation est égal au prix fixé, multiplié par le nombre de jours que dure la formation (1 journée de formation comportant au minimum 1 heure de formation compte comme une journée entière de formation).
Prix par groupe / séance : une ligne est créée reprenant le nombre de groupes renseigné préalablement dans le Devis.

À noter : Si vous modifiez des lignes rattachées au Devis dans le Budget, les modifications ne sont pas reportées sur le Devis.

Les inscriptions des Participants

Le Devis accepté crée automatiquement autant de nouvelles inscriptions qu'il y a de Participants renseignés dans le Devis.
Les lignes sont notées comme "Participant non identifié"

Pour renseigner les identités des Participants vous avez deux possibilités :

Cliquer sur l'icône représentant un crayon bleu pour modifier chaque ligne à la main.
Faire un import d'une liste de participants sous forme de tableau.