Créer une Opportunité et un Devis
Cette page vous permet de découvrir la procédure et les différentes méthodes pour créer une Opportunité et un Devis, quel que soit le type de formation concerné, en partant d'une feuille blanche.
Pipeline d'Opportunités
Avant de pouvoir envoyer des Devis, il vous faut créer des Opportunités. Celles-ci sont toutes listées dans le tableau principal, avec également les informations dans l'article de notre Documentation : concernant le Devis le plus récent qu'elles contiennent. Les Opportunités gagnées ou perdues sont exclues de ce tableau afin de vous permettre d'y voir plus clair. Vous pouvez néanmoins les retrouver depuis l'onglet à gauche.
Etape 1 : Créer l'Opportunité
Une Opportunité peut être créée depuis plusieurs endroits sur Dendreo :
1. L' onglet général des Opportunités
2. La fiche Entreprise du prospect présent dans votre CRM,
3. Une Action de Formation déjà programmée
Cliquez sur l'onglet "Opportunités" à gauche de la fiche (1)
- Cliquez sur le bouton Nouvelle Opportunité (2), une pop-up s'ouvre.
- Complétez les informations qui sont nécessaires pour créer l'Opportunité.
- Un numéro incrémental d'Opportunité est automatiquement appliqué, vous pouvez en choisir un autre à la volée.
- Dans le cadre d'un compte multi-centres, définissez le centre de formation auquel cette opportunité est attachée.
- Assignez-y un commercial (de votre CRM Dendreo)
- Définissez le Contact (parmi les Contacts liés à cette Entreprise) avec qui communiquer au sujet de cette Opportunité (si vous n'avez pas de Contact renseigné dans la fiche Entreprise, l'encadré apparait en rouge, et il n'est pas possible d'envoyer le Devis par Email)
- Définissez la probabilité de succès et la source de l'Opportunité
- Sélectionnez la source
- Ajoutez une description
- Renseignez des commentaires internes (uniquement visibles par les utilisateurs de votre compte)
Etape 2 : Créer et modifier le Devis
Une fois l'Opportunité créée, une fenêtre d'édition de Devis s'ouvre. Celle-ci rappelle en haut de page les informations de l'Opportunité (vous pouvez les modifier à tout moment).
Pour le Devis, vous pouvez alors définir :
- Un numéro incrémental de Devis, qui est proposé automatiquement mais que vous pouvez modifier.
- Le Modèle de Document à utiliser.
- Le type de formation : Intra ou Inter.
- Des remarques (figurant sur le Devis) et commentaires internes.
- Les détails de chaque ligne de votre Devis :
- Type de produit : Module / Frais refacturés / Recettes libres.
- Intitulé : dans le cas d'un Module, vous pouvez rechercher directement un Module de votre catalogue Dendreo, et son intitulé est automatiquement repris (modifiable par la suite).
- Liaison avec une Action de Formation : si la ligne est celle d'un Module, vous pouvez aussi rechercher ce Module au sein de vos Actions de Formation déjà programmées afin de faire un Devis spécifiquement pour cette formation, sur ces dates, et accéder aux autres informations de l'ADF.
- Prix unitaire.
- Total HT.
- Taux de TVA à appliquer.
- Total TTC.
Pour ajouter la ligne souhaitée, il est nécessaire de cliquer sur l'icône "+".
Astuce : Lorsque vous créez une ligne de type Module, vous pouvez personnaliser sa durée directement en modifiant le champ "Durée" de la ligne du Devis. De cette façon vous pouvez proposer à vos clients les Modules de votre catalogue mais avec une durée sur mesure. Notez que le tag associé à ce champ est { ligne_duree_heures_minutes} et non {ligne_module_duree_heures_minutes} (qui donnerait la durée par défaut du Module concerné).
Les modes de pricing
Pour un Devis Intra, vous avez la possibilité de choisir entre 4 modes de pricing différents :
1. Par jour : le prix est renseigné par jour de formation. Ainsi votre ligne de Module contient :
- La quantité/durée qui reprend le nombre de jours de la formation renseigné pour votre Module.
- Le prix unitaire renseigné pour votre Module, ajustable à la volée.
2. Par groupe (séance) : le Devis peut concerner plusieurs groupes de Participants, auquel cas le prix est lié au nombre de groupes renseignés.
Ainsi votre ligne de Module contient :
- La quantité/durée reprenant le nombre de groupes concernés, auquel cas Dendreo crée ensuite des séances alternatives lors de la programmation de l'Action de Formation.
Le prix unitaire renseigné pour votre Module, ajustable à la volée.
Un Devis INTRA contenant le mode de pricing par séance ne peut être rattaché à une Action de Formation déjà existante. Ainsi, la création d'un Devis depuis une Action de Formation avec un mode de pricing par séance n'est pas possible.
A noter : Le nombre de Participants inscrits n'influe pas le prix de la ligne du Module. Seul le nombre de groupes renseigné dans le champ quantité/durée est pris en compte pour le calcul du prix HT.
Lors de la programmation de l'Action de Formation, Dendreo ajoute autant de lignes de Participants que renseigné dans votre Devis, mais ne crée pas de groupe de manière automatique.
3. Global/forfaitaire : le Devis ne prend en compte que le prix unitaire du Module.
Pour un Devis Inter, le mode de pricing est automatiquement réglé "Par Participant". Ainsi votre ligne de Module contient :
- La quantité/durée reprend le nombre de Participants ajoutés dans l'Opportunité.
- Le prix unitaire renseigné pour votre Module, ajustable à la volée
- Par Participant.
Les remises et les majorations
Pour chaque ligne de Devis, vous pouvez appliquer une remise ou une majoration soit en pourcentage, soit en valeur absolue, et ce grâce au bouton suivant :
1. Choisissez si vous souhaitez ajouter une remise ou une majoration.
2. Renseignez un intitulé pour la ligne.
3. Ajoutez le montant ou le pourcentage à appliquer.
A noter : Les majorations fonctionnent de la même manière que les remises. Elles sont notamment utilisées si des augmentations de prix sont à appliquer dans votre Devis. Par exemple : appliquer une majoration pour des heures de formation en heures supplémentaires, appliquer un taux pour des heures de nuit...
🚨 À noter :Pour que les remises s'affichent correctement sur votre Devis, vous devez utiliser un Modèle de Document qui inclut les tags nécessaires. Un avertissement vous prévient si ce n'est pas le cas.
La principale modification effectuée dans la gestion des Devis est qu'au lieu de réaliser plusieurs boucles de tableau en fonction du type de ligne à insérer dans le tableau, nous avons opté pour une seule boucle commune à toutes les lignes, et des conditions à chaque itération de cette boucle pour adapter l'affichage en fonction du type de ligne. Ceci permet notamment de vous assurer que l'ordre des lignes définies dans votre Devis est bien respecté lors de la génération de votre PDF.
Vous pouvez télécharger un Modèle de Document compatible ici et l'utiliser tel quel, ou bien recopier le tableau entier dans votre modèle de Devis actuel.
Etape 3 : Envoyer le Devis par Email
Quand le Devis est établi, et que vous avez paramétré un modèle de document type Devis mais également un modèle d'email, vous pouvez réaliser l'envoi par email en cliquant sur le bouton "Envoyer le Devis"/
Astuce : En cliquant sur "Télécharger", le modèle de Devis sélectionné peut être visualisé (également au format Word si vous souhaitez réaliser des modifications sur votre Devis avant de l'envoyer, mais attention, dans ce cas celles-ci ne sont pas conservées dans Dendreo).
Demander la signature électronique du Devis
Afin de gagner du temps, optez pour la Signature électronique de votre Devis !
La prévisualisation de l'Email vous permet de paramétrer les pièces jointes qui sont également envoyées.
Si votre Modèle d'Email n'inclut pas par défaut la Signature électronique du Devis, vous avez la possibilité d'activer la demande de signature en cliquant sur le bouton suivant :
Une fois un Devis envoyé, celui-ci est figé et n'est plus modifiable.
Si le Devis est retourné signé, il est automatiquement considéré comme accepté et aucune modification n'est possible sur l'Opportunité.
De plus, une Opportunité se clôture si tous les Devis qui la constituent sont refusés, ou si un des Devis est accepté.
A noter : Selon ce que vous avez réglé en Configuration des Opportunités et Devis, chaque Devis envoyé à partir de Dendreo peut créer automatiquement une Action Commerciale de type "Envoi du Devis" visible sur la fiche Entreprise dans l'onglet "Actions Commerciales", mais aussi dans la section générale Actions Commerciales du Suivi Commercial.