Déclencher un Questionnaire
Une fois vos Modèles de Questionnaires créés, vous pouvez alors déclencher un Questionnaire et ainsi le rendre disponible et éventuellement l'envoyer aux interlocuteurs concernés pour être complété.
Depuis l’onglet Questionnaires d’une Action de Formation ou d'une fiche CRM, vous retrouvez l'ensemble des Questionnaires liés à cette ADF ou cette fiche. Cliquez alors sur Déclencher un Questionnaire.
Sur l’interface de déclenchement, renseignez les éléments suivants :
- Le Questionnaire à déclencher à sélectionner dans la liste ;
- Le moment du déclenchement : immédiatement, manuellement, à date fixe ou dynamique. Si vous choisissez À date fixe, indiquez également la date et l'heure du déclenchement. Si vous choisissez À date dynamique, indiquez le déclenchement souhaité, par exemple 2 jours avant le début de l'ADF ;
- Le moment de clôture : manuellement, à date fixe ou dynamique. Si vous choisissez À date fixe, indiquez également la date et l'heure de la clôture. Si vous choisissez À date dynamique, indiquez la clôture souhaitée, par exemple 4 jours après la fin de l'ADF. Vous pourrez réouvrir le Questionnaire à tout moment ;
- Le Filtre de présence : pour les Participants, absence ou présence totale ou partielle. Si vous souhaitez planifier un Questionnaire avant d’avoir inscrit des Participants à l’Action de Formation, vous devez soit sélectionner Manuellement au champ À déclencher, soit définir un filtre de présence. Vous pouvez par exemple choisir un déclenchement à date dynamique, et sélectionner le filtre Tous les Participants, pour que le Questionnaire soit mis à disposition des Participants selon la date définie dynamiquement.
- L'Envoi d'un Email de notification pour informer ou non de la disponibilité du Questionnaire : si vous cochez cette option, le Modèle d'Email dédié à l'envoi du Questionnaire s'ouvre après avoir sauvegardé. Vous pouvez l'éditer selon votre besoin avant de l'envoyer.
L'envoi de cet Email vous permet de déclencher un Questionnaire à destination des Contacts si vous n’avez pas activé l’Extranet Entreprise, ou encore de rendre disponible un Questionnaire si l’ADF n’est pas encore visible sur les Extranets. Pour en savoir plus, consultez les Questions fréquentes.
À noter : les Participants inscrits à l'ADF après le déclenchement du Questionnaire peuvent tout de même accéder à celui-ci depuis leur Extranet ou depuis le lien envoyé par Email si les conditions du filtre sont respectées, mais ils ne reçoivent pas de notification pour les prévenir.
Attention : vous ne pouvez pas renvoyer l'Email de notification après le déclenchement du Questionnaire, y compris si vous ajoutez des Participants/Formateurs/Entreprises à une ADF entre temps. Également, une fois déclenché, le Questionnaire ne peut être suspendu et sera disponible jusqu'à ce que l'ensemble de ses destinataires y ait répondu.
Dans le tableau dédié, vous retrouvez ensuite tous les Questionnaires déclenchés, ceux dont le déclenchement a été programmé ou doit être réalisé manuellement, ainsi que les Questionnaires clôturés.
Pour chaque Questionnaire, dans la colonne Action, vous pouvez :
- Modifier les paramètres de déclenchement du Questionnaire sauf si celui-ci a déjà été envoyé ;
- Accéder à l'aperçu du Questionnaire ;
- Accéder aux résultats des répondants ;
- Déclencher le Questionnaire si le déclenchement était manuel ;
- Clôturer ou réouvrir un Questionnaire : vous pouvez clôturer manuellement un Questionnaire même si vous aviez déjà paramétré une date de clôture fixe ou dynamique pour celui-ci.
À noter : aucun Email n’est envoyé en cas de clôture ou de réouverture d’une Questionnaire.
Les Participants, Formateurs ou Contacts ciblés par le Questionnaire le retrouvent ensuite sur la page d'accueil de leur Extranet dans l'encadré Questionnaires. Cependant, si vous le clôturez, les personnes ciblées par celui-ci et n'y ayant pas encore répondu ne le retrouveront plus sur leur Extranet, sauf si vous le réouvrez.
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