Comment facturer des frais d’annulation à un Participant ?
Cas d’usage : un des Participants de mon Action de Formation a payé sa Formation, mais doit annuler sa participation. Je souhaite le rembourser tout en lui facturant des frais d'annulation, et le supprimer de l’Action de Formation pour libérer sa place.
Pour gérer les frais d’annulation à facturer à un Participant annulant sa venue, suivez la procédure suivante.
- Annulez la Facture du Participant par un Avoir pour le rembourser intégralement dans un premier temps : en effet, vous ne pouvez pas générer un Avoir partiel sur Dendreo.
Pour plus d’informations, consultez notre documentation Annuler une Facture.
- Supprimez le Financement lié à la Facture annulée.
- Créez une nouvelle ligne dans votre Budget, de type Recette libre et Hors BPF pour facturer les frais d’annulation au Participant : en effet, les frais d'annulation ne doivent pas être comptabilisés dans le BPF.
Pour plus d’informations, consultez notre documentation Alimenter le Budget d'une ADF.
- Dans Inscription aux Modules et prix, désinscrivez le Participant des Modules auxquels il était inscrit.
À noter : sur Dendreo, vous ne pouvez supprimer un Participant que si la Facture est annulée par un Avoir et le Financement supprimé. Les frais d’annulation étant financés et facturés, vous ne pouvez pas supprimer le Participant de l’ADF. En le désinscrivant des Modules, la place est cependant libérée et peut être à nouveau réservée par d’autres apprenants, notamment sur votre Catalogue Public.
- Financez et facturez les frais d’annulation au Participant.
Cas particuliers
- Un Participant annule sa participation, mais n’avait rien payé pour la Formation : dans ce cas, vous n’avez pas besoin de faire de Facture d’Avoir ni de remboursement, vous pouvez simplement facturer les frais d’annulation (en suivant les étapes 3, 4 et 5 ci-dessus).
- Un Participant annule sa participation en cours de Formation : vous pouvez par exemple facturer au prorata de présence du Participant pour que ces recettes soient comptabilisées au BPF, et facturer des frais d'annulation dans un second temps.
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