Comment suivre la présence des Participants ?

Dendreo vous propose plusieurs méthodes liées entre elles pour suivre le temps de présence (ou taux d'assiduité) de vos Participants à une ADF : le relevé de présences, les Émargements ou encore les Exports. Plusieurs récapitulatifs de présences sont également mis à votre disposition sur votre compte Dendreo.

Solution #1 - Le relevé de présences

Le relevé de présence permet de déclarer de manière précise les heures de Formation suivies par chaque Participant. Il est présent dans chaque Action de Formation, depuis l’onglet Invitations et présences.

Dans la colonne Récapitulatif de gauche, vous retrouvez le nombre d’heures total de présence de chaque Participant. Les présences sont en vert, les absences sont en rouge, les présences non renseignées (si un Créneau n’est pas encore passé par exemple) sont en gris.

Dans la colonne Récapitulatif de droite, vous retrouvez le nombre de Participants présents par Créneau.

Depuis ce tableau, vous pouvez également suivre précisément la présence des apprenants :

• Par Créneau : cliquez sur le Créneau dans la colonne de droite pour afficher le détail de la présence des Participants pour ce Créneau spécifique dans la colonne de gauche.

• Par Participant : cliquez sur le Participant souhaité dans la colonne de gauche pour afficher le détail de sa présence à chaque Créneau de l’Action de Formation dans la colonne de droite.

La signification du bouton diffère selon sa couleur :

	Le Participant a été présent sur toute la durée du Créneau
	Le Participant a été absent sur toute la durée du Créneau
	Le Participant a été partiellement présent au Créneau
	Le Participant a été partiellement absent au Créneau
	Le Participant a signé son Émargement électronique, sa présence/absence (partielle ou non) est renseignée automatiquement et ne peut être modifiée (sauf en supprimant l’Émargement)

Solution #2 - Les Émargements

Pour chaque Créneau de Formation, les Participants doivent signer pour attester de leur présence, et le Formateur doit ensuite confirmer ces présences en validant les Émargements : Dendreo met alors à jour le relevé des présences (vu dans l’étape précédente) de l'ADF en fonction des signatures des Participants.

Vous retrouvez le suivi des Émargements depuis l’onglet Émargements de chaque Action de Formation.

Si vous validez la présence d’un Participant qui était bien présent mais qui n’a pas signé, une coche verte apparaît. Si un Participant n’était pas présent, une croix rouge apparaît pour signifier son absence.

Solution #3 - Les Exports

Dendreo met à votre disposition de nombreux Exports globaux automatiques depuis le menu Exports. Ces exports synthétisent automatiquement toutes vos données saisies dans Dendreo, et notamment les présences et absences des Participants à vos Actions de Formation.

L'Export Créneaux-Participants (que vous retrouvez également dans l'onglet Exports > Présences d'une Action de Formation) vous permet d'obtenir le nombre de couples créneaux-participant présent et créneaux-participant absent : le rapprochement de ces deux chiffres peut vous indiquer le taux d'assiduité.

Exportez si besoin le tableau aux formats CSV ou Excel.

Solution #4 - Les récapitulatifs

Vous pouvez également consulter deux types de récapitulatifs pour suivre la présence des Participants :

• Le Récapitulatif des présences par mois : vous retrouvez ici la somme des heures de présence par mois des Participants sur la période sélectionnée. Le relevé de présence doit avoir été fait pour que les heures soient comptabilisées ici.

• Le Récapitulatif des présences sur une période donnée : vous retrouvez ici la somme des heures d'inscription, de présence ou d'absence des Participants sur la période sélectionnée.