Exporter les données pour la déclaration au Passeport de prévention

Une fois vos Formations en santé et sécurité au travail terminées, vous pouvez générer un export dédié au Passeport de prévention et ainsi récupérer le fichier conforme au format officiel de la Caisse des Dépôts, à déposer lors de la déclaration.

Fonctionnement général

Depuis Dendreo, générez le fichier CSV attendu par la plateforme pour le déclarer au Passeport de Prévention.

Une fois la fonctionnalité activée par notre équipe, accédez au menu Export Passeport de Prévention.

Vous y retrouvez toutes les données susceptibles d’être exportées et déclarées, c’est-à-dire les inscriptions des Participants à des Actions de Formation terminées et dont le Module a été indiqué comme étant concerné par le Passeport de Prévention sur sa fiche.

Chaque ligne correspond à une inscription, et les données sont réparties en 3 onglets :

• À exporter : la liste de toutes les lignes éligibles, en attente de déclaration ;
• Déjà exportés : la liste de vos lignes déjà exportées ;
• Ignorés : la liste des lignes que vous avez souhaité mettre de côté.

_{Dates de déclaration}

La date limite de déclaration affichée dans le tableau est calculée à partir de la date de fin du Module de l’inscription. Vous avez jusqu’à 3 mois après la fin de chaque trimestre pour faire vos déclarations : par exemple, si une Formation s’est terminée en janvier (= T1), vous avez jusqu'au 30 juin. Le délai est cependant allongé à 6 mois pour le moment, le temps de la période transitoire.

Le délai de déclaration est différent selon le type de déclaration. Pour les attestations de formation, la date limite est calculée en fonction de la date de fin de la Formation. Pour les justificatifs de réussite, la date limite est calculée à partir de la date de début de validité du justificatif.

_{Génération de l’export}

Cochez les lignes prêtes à être exportées en fichier CSV au format attendu par la plateforme officielle : un fichier pour les attestations de formation, et un autre fichier pour les justificatifs de réussite. Ces deux types font l'objet d'une déclaration différente, d'où les fichiers toujours séparés lors de l'export !

Dendreo pré-sélectionne automatiquement les lignes pour lesquelles toutes les conditions sont réunies.

Les lignes apparaissent soient comme étant conformes (et donc prêtes à être exportées), soit incomplètes. Si un ligne est indiquée incomplète : une infobulle vous explique précisément les informations manquantes à corriger avant d’exporter. Vous pouvez forcer l’export d’une ligne dont les informations sont incomplètes, mais l'import sur la plateforme du Passeport de prévention sera très probablement rejeté par la Caisse des Dépôts.

_{Format de l’export}

Une fois l’export généré, vous retrouvez un ou plusieurs fichiers CSV :

• Le fichier passeport_prevention_AF_AAAAMMJJ.csv pour les attestations de formation ;
• Le fichier passeport_prevention_JDR_AAAAMMJJ.csv pour les justificatifs de réussite.

Les fichiers sont au format CSV avec séparateur |, encodés en UTF-8 sans BOM. Ils reprennent strictement la trame et l'ordre des colonnes attendus par la Caisse des Dépôts : identifiant de déclaration, référence de déclaration, données du Module (nom, dates, modalité, certification), compétences ROME, informations Participant (numéro de sécurité sociale tronqué à 13 chiffres, nom de naissance) et, pour les justificatifs de réussite, le type, le nom et le mode d'obtention.

Vérifier les informations avant d’exporter

Plusieurs informations sont nécessaires pour pouvoir générer un export et vous assurer que celui-ci sera conforme et que la déclaration ne sera pas rejetée :

• Sur la fiche du Module, les champs Spécialités de formation (Code NSF), Domaines de la formation (Formacode) sont complétés, le champ Concerné par le Passeport de prévention est réglé sur Oui et les Compétences ROME sont bien renseignées (entre 3 et 10).
• En cas de Formation certifiante, les champs Certification (Code RS / RNCP / CPF / CertifInfo), Type du justicatif de réussite, Mode d'obtention et Nom du justificatif de réussite sont complétés.
• Sur les fiches Participants, les champs Numéro de sécurité sociale et le Nom de naissance (à défaut, le nom d'usage) sont complétés.
• Dans le cas d’une Formation certifiante (avec justificatif de réussite), les évaluations des compétences sont validées dans l’Action de Formation.

Exporter les données

Depuis le tableau d’export, sélectionnez les lignes à exporter : une par une ou toutes les lignes d’un coup.

Cliquez ensuite sur Exporter la sélection.

L'export ne se télécharge pas automatiquement sur votre ordinateur, vous devez cliquez sur Télécharger.

Consulter l’historique des exports

L'historique de vos exports est conservé et vous pouvez re-télécharger ou supprimer un export réalisé à tout moment depuis le menu Catalogue > Export Passeport de Prévention > Historique des Exports.

Pour chaque export, vous retrouvez une colonne d’action (pour télécharger ou supprimer l’export), la référence de la déclaration, la date d’export ainsi que le nombre de dossiers.

Si vous supprimez un export, par exemple si l’import sur la plateforme du Passeport de prévention a été rejeté, les lignes redeviennent disponibles dans le tableau d’export, dans la colonne À exporter.

Cas particuliers

• Dans le cas d'une inscription pour laquelle le Participant a le statut BPF Recherche d'emploi et un financement OPCO, celle-ci n'apparaît pas dans le tableau d’export : la déclaration incombe alors à l'OPCO, pas à l'Organisme de Formation.
• Une inscription pour laquelle le Participant n'a pas de numéro de sécurité sociale, pas de nom de naissance ou d’usage, ou dont l'entreprise n'a pas de SIRET (quand un financement employeur est présent) apparait bien dans le tableau mais n'est pas pré-cochée par Dendreo.
• Si aucune inscription n’est éligible, le tableau reste vide et le bouton d'export est désactivé.
• Dans le cas d'une ADF multi-modules ou contenant un Module Composé, si plusieurs Modules sont concernés par le Passeport de prévention, Dendreo génère toujours une ligne par Participant par Module.
• Dans le cas où un Participant refuserait de communiquer son numéro de sécurité sociale, conservez une trace écrite de ce refus. Sans cette information, vous ne pourrez pas compléter le Passeport de prévention pour le stagiaire concerné. Pour plus d’informations, consultez la documentation du gouvernement.