Staffer des Formateurs sur une Action de Formation

Cet article vous explique comment rattacher vos Formateurs à une Action de Formation déjà programmée, définir leur planning d'intervention, savoir programmer une co-animation, vérifier les Formateurs disponibles aux dates souhaitées, utiliser l'assistant de choix qui vous aidera dans le choix du Formateur à staffer en fonction de critères et de filtres, etc.

Fonctionnement général

Depuis la fiche d'une Action de Formation INTER ou INTRA, rendez-vous dans le sous-onglet Formateurs, depuis lequel vous pouvez y ajouter l'ensemble des Formateurs qui dispensent la Formation et planifier leur intervention par Module et par Créneau.

Depuis cette page, vous pouvez gérer 2 types de Formateurs :

• Les Formateurs identifiés pour lesquels vous connaissez les informations personnelles (nom, prénom, email, etc.) que vous devez renseigner au préalable dans votre CRM Formateur. Ces Formateurs peuvent être des Formateurs internes à votre Organisme de Formation ou des Formateurs Externes (indépendants ou salariés d'une Entreprise).
• Des Entreprises sous-traitantes auxquelles vous confiez la réalisation de la Formation et qui ne vous transmettent pas forcément les données personnelles des Formateurs qui la dispensent. Nous parlons ici de Formateurs non identifiés. 

Ajouter un Formateur identifié

Méthode 1

Si vous connaissez précisément l'identité du Formateur qui dispense la formation, cliquez sur le bouton Ajouter un Formateur puis sélectionnez le Formateur dans la liste déroulante.

Méthode 2

Si vous ne savez pas précisément quel Formateur affecter à votre Action de Formation, vous pouvez utiliser l'assistant de choix qui vous permet d'avoir rapidement une visibilité sur :

• La disponibilité de l'ensemble de vos Formateurs aux dates de l'Action de Formation ;
• Les Formateurs ayant déjà réalisé les Modules qui composent l'Action de Formation ;
• Les Formateurs ayant des compétences et/ou aptitudes précises ;
• Les Formateurs disponibles sur une zone géographique spécifique.

Méthode 3

Depuis l'onglet Créneaux d'une Action de Formation, lorsque vous créez un nouveau Créneau, sélectionnez rapidement le Formateur du Créneau en tapant son nom ou en le recherchant en cliquant sur l'icône de loupe.

Ajouter un Formateur non identifié

Dans certains cas, vous pouvez être amené à travailler avec le Formateur d'un sous-traitant sans connaître son identité. Dendreo vous permet d'attribuer un Formateur non identifié en attribuant le staffing à l'Entreprise sous-traitante.

Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter un Sous-traitant (Formateur non identifié) puis sélectionnez l'Entreprise sous-traitante dans la liste déroulante.

Dans ce cas, ce sont les Contacts rattachés à l'Entreprise dans votre CRM qui seront vos interlocuteurs. Vous pouvez cependant identifier à posteriori un Formateur d'une Entreprise sous-traitante.

En effet, pour lier un Formateur non identifié à un Formateur existant, cliquez sur l'icône ci-dessous :

Choisissez ensuite le Formateur concerné dans la liste déroulante.

Vous pouvez également cocher la case Mettre à jour le Budget avec la rémunération par défaut du Formateur sélectionné.

Dans le tableau du staffing des Formateurs, l'icône de maison avec un personnage représente un Formateur interne à votre Centre, tandis que l'icône de maison vide représente un Formateur externe à votre Centre.

Cliquez sur l'icône de maison pour modifier le fait que le Formateur soit interne ou externe.

Programmer les interventions d'un Formateur

Il convient de saisir correctement les jours d'intervention de chaque Formateur telle que l'Action de Formation doit se dérouler, car c'est sur la base de cette programmation que Dendreo calcule la durée totale d'intervention de chaque Formateur et alimente les agendas visibles sur les Extranets Formateur.

Programmer un Formateur par Module

Dans le cas des Actions de Formation avec plusieurs Modules, si la répartition du planning se fait par Module, cochez/décochez les Modules sur lesquels chaque Formateur doit intervenir.

Programmation un Formateur par Créneau

Dendreo vous permet de gérer le staffing de façon plus précise lorsque, pour une Action de Formation, vous avez plusieurs Créneaux dispensés par plusieurs Formateurs. Pour cela, affichez le planning précis de chacun des Formateurs en cliquant sur l'onglet Staffing par Créneau & Invitations.

Choisissez le Formateur concerné, et cliquez sur l'icône de crayon en face du Créneau horaire nécessitant la modification.

Remplacer un Formateur

Si un Formateur ne peut être présent à la Formation, vous avez la possibilité de le remplacer par un autre Formateur en cliquant sur le bouton de remplacement (1), et en ajoutant le remplaçant (2).

Il reprendra alors le même planning que le formateur précédent. Les informations seront mises à jour sur son extranet Formateur, ainsi que sur les documents administratifs lors de leur édition.

Si une invitation RSVP avait été envoyée au Formateur remplacé, ce dernier recevra alors automatiquement une alerte par mail le prévenant de l'annulation.

Dans cette même situation, lors du staffing du Formateur remplaçant, vous pouvez cocher Renvoyer les invitations RSVP au nouveau Formateur.

Voir la progression des heures planifiées du Formateur

Sur la page Résumé de votre Action de Formation, vous avez une visibilité des heures du Formateur :

• Le nombre d'heures sur lequel il est staffé
• Le nombre d'heures à planifier en cas de planification progressive
• Les heures hors Formation

Prévisualiser l'Extranet du Formateur

Sur chaque Action de Formation où un Formateur est staffé, il est possible de prévisualiser son Extranet Formateur. Cela permet notamment de retrouver un certain nombre d'informations liées à cette Action de Formation. 

Pour y accéder, dans l'onglet Extranets, cliquez sur Prévisualiser en face du nom du Formateur concerné.