Staffer des Formateurs sur une Action de Formation

Cet article vous explique comment rattacher vos Formateurs à une Action de Formation déjà programmée, définir leur planning d'intervention, savoir programmer une co-animation, vérifier les Formateurs disponibles aux dates souhaitées, utiliser l'assistant de choix qui vous aidera dans le choix du Formateur à staffer en fonction de critères et de filtres, etc.

🎥 Pour en savoir plus sur la gestion de l'équipe pédagogique des ADF, visionnez notre vidéo dédiée !

Fonctionnement général

Depuis la fiche d'une Action de Formation INTER ou INTRA, rendez-vous dans le sous-onglet Formateurs, depuis lequel vous pouvez y ajouter l'ensemble des Formateurs qui dispensent la Formation et planifier leur intervention par Module et par Créneau.

Depuis cette page, vous pouvez gérer 2 types de Formateurs :

  • Les Formateurs identifiés pour lesquels vous connaissez les informations personnelles (nom, prénom, email, etc.) que vous devez renseigner au préalable dans votre CRM Formateur. Ces Formateurs peuvent être des Formateurs internes à votre Organisme de Formation ou des Formateurs Externes (indépendants ou salariés d'une Entreprise).
  • Des Entreprises sous-traitantes auxquelles vous confiez la réalisation de la Formation et qui ne vous transmettent pas forcément les données personnelles des Formateurs qui la dispensent. Nous parlons ici de Formateurs non identifiés

Ajouter un Formateur identifié

Méthode #1

Si vous connaissez précisément l'identité du Formateur qui dispense la formation, cliquez sur Ajouter un Formateur puis sélectionnez le Formateur dans la liste déroulante.

Méthode #2

Si vous ne savez pas précisément quel Formateur affecter à votre Action de Formation, vous pouvez utiliser l'assistant de choix qui vous permet d'avoir rapidement une visibilité sur :

  • La disponibilité de l'ensemble de vos Formateurs aux dates de l'Action de Formation ;
  • Les Formateurs ayant déjà réalisé les Modules qui composent l'Action de Formation ;
  • Les Formateurs ayant des compétences et/ou aptitudes précises ;
  • Les Formateurs disponibles sur une zone géographique spécifique.

Méthode #3

Depuis l'onglet Créneaux d'une Action de Formation, lorsque vous créez un nouveau Créneau, sélectionnez le Formateur du Créneau en tapant son nom ou en le recherchant en cliquant sur l'icône de loupe.

À noter : cette manipulation est également possible pour la Salle du Créneau de l'Action de Formation.

Ajouter un Formateur non identifié

Si vous êtes amené à travailler avec le Formateur d'un sous-traitant sans connaître son identité, Dendreo vous permet d'attribuer un Formateur non identifié en attribuant le staffing à l'Entreprise sous-traitante.

Pour cela, cliquez sur Ajouter un Sous-traitant (Formateur non identifié) puis sélectionnez l'Entreprise sous-traitante dans la liste déroulante.

À noter : pour qu'une Entreprise apparaisse dans le choix des sous-traitants, vous devez avoir coché la case Fournisseur/Sous-traitant sur sa fiche dans votre CRM. Cette case se coche automatiquement si vous créez un Formateur rattaché à cette Entreprise ou si vous réalisez un Financement en mode sous-traitance à destination de cette Entreprise.

Dans ce cas, ce sont les Contacts rattachés à l'Entreprise dans votre CRM qui seront vos interlocuteurs. Vous pouvez cependant identifier à posteriori un Formateur d'une Entreprise sous-traitante.

Pour lier un Formateur non identifié à un Formateur existant, cliquez sur l'icône de lien :

Choisissez ensuite le Formateur concerné dans la liste déroulante.

Vous pouvez également cocher Mettre à jour le Budget avec la rémunération par défaut du Formateur sélectionné.

Dans le tableau du staffing des Formateurs, l'icône de maison avec un personnage représente un Formateur interne à votre Centre, tandis que l'icône de maison vide représente un Formateur externe à votre Centre.

Cliquez sur l'icône de maison pour modifier le fait que le Formateur soit interne ou externe.

Programmer les interventions d'un Formateur

Il convient de saisir correctement les jours d'intervention de chaque Formateur telle que l'Action de Formation doit se dérouler, car c'est sur la base de cette programmation que Dendreo calcule la durée totale d'intervention de chaque Formateur et alimente les agendas visibles sur les Extranets Formateur.

À noter : depuis votre configuration générale, vous pouvez activer ou non le staffing automatique sur toutes les heures de l'Action de Formation lors de l'ajout d'un Formateur. Si vous désactivez l'option, il faudra alors le staffer manuellement sur les Modules et/ou Créneaux qui le concerne.

Programmer un Formateur par Module

Dans le cas des Actions de Formation avec plusieurs Modules, si la répartition du planning se fait par Module, cochez/décochez les Modules sur lesquels chaque Formateur doit intervenir.

Programmer un Formateur par Créneau

Dendreo vous permet de gérer le staffing de façon plus précise lorsque, pour une Action de Formation, vous avez plusieurs Créneaux dispensés par plusieurs Formateurs. Pour cela, affichez le planning précis de chacun des Formateurs en cliquant sur l'onglet Staffing par Créneau & Invitations.

Choisissez le Formateur concerné et cliquez sur l'icône de crayon en face du Créneau à modifier.

Attention : dans le tableau de staffing par Créneau, les heures sont comptées comme des unités, c'est-à-dire que 1h = 1.00 et 1h30m = 1.50.

Remplacer un Formateur

Si un Formateur ne peut être présent à la Formation, vous avez la possibilité de le remplacer par un autre Formateur. Pour cela, cliquez sur le bouton correspondant ci-dessous.

Sélectionnez le nouveau Formateur dans la liste déroulante, puis validez.

Cette manipulation vous permet aussi de remplacer le Formateur avec lui-même pour le mettre à jour et modifier le statut d'un Formateur sur une Formation, la modification des fiches Formateurs de votre CRM n'étant pas rétroactive et ne s'appliquant donc pas sur l'existant. Le statut présent sur sa fiche CRM se mettra alors à jour sur l'ADF.

Le nouveau Formateur reprendra alors le même planning que le Formateur précédent. Les informations seront mises à jour sur son Extranet Formateur, ainsi que sur les documents administratifs lors de leur édition.

Si une invitation RSVP avait été envoyée au Formateur remplacé, ce dernier recevra alors automatiquement une alerte par mail le prévenant de l'annulation. Dans cette même situation, lors du staffing du Formateur remplaçant, vous pouvez cocher Renvoyer les invitations RSVP au nouveau Formateur.

Définir la rémunération du Formateur

La Rémunération d'un Formateur dépend du nombre d'heures réalisées par le Formateur staffé sur votre Action de Formation et du tarif horaire du Formateur. Le tarif horaire utilisé par défaut est celui renseigné sur la fiche du Formateur, mais il peut être modifié individuellement directement dans l'onglet Budget de l'Action de Formation.

Si votre Formateur est salarié, des sous-lignes de "charges" seront ajoutées, que vous pouvez configurer sur la page de configuration pour tenter de prendre en compte le vrai coût chargé des Formateurs salariés.

À noter : si vos Formateurs Externes sont soumis à la TVA, le taux de TVA est comptabilisé dans le Budget d'une Action de Formation à 0% de TVA afin de le rendre aussi exact que possible.

La Rémunération de Formateurs additionnelle (horaires, hors Formation) permet de comptabiliser des heures supplémentaires, hors heures purement pédagogiques, réalisées par les Formateurs, comme par exemple des heures de préparation, correction, etc. Ces heures rémunérées sont à attribuer à des Modules et dates en particulier (même si ces heures ne s'affichent pas dans les Agendas), de sorte que celles-ci apparaissent correctement sur la page de récapitulatif mensuel des heures des Formateurs. En ajoutant ces lignes, de nouvelles heures viennent s'additionner dans la partie du Budget concernant la Rémunération de vos Formateurs.

Consulter la progression des heures planifiées du Formateur

Sur la page Résumé de votre Action de Formation, vous pouvez consulter :

  • Le nombre d'heures sur lequel le Formateur est staffé ;
  • Le nombre d'heures à planifier en cas de planification progressive ;
  • Les heures hors Formation.

Prévisualiser l'Extranet du Formateur

Sur chaque Action de Formation où un Formateur est staffé, il est possible de prévisualiser son Extranet Formateur. Cela vous permet de retrouver un certain nombre d'informations liées à cette Action de Formation. 

Pour y accéder, dans l'onglet Extranets, cliquez sur Prévisualiser en face du nom du Formateur concerné.

Pour en savoir plus sur la fonctionnalité des Extranets Formateurs et l'ensemble des informations présentes pour les Formateurs, consultez la documentation Présentation de l'Extranet Formateur.

Cet article vous a-t-il aidé ? Merci ! votre avis compte énormément pour les équipes de Dendreo Nous n'avons pas pu enregistrer votre feed-back :( Pouvez-vous ressayer ?

Besoin d'aide supplémentaire ? Nous contacter Nous contacter