Lancer une consultation de Formateurs
Dendreo enrichit sa gestion des Actions de Formation avec un outil avancé de staffing des intervenants : la consultation de Formateurs.
Vous pouvez désormais proposer l’animation d’une Action de Formation à plusieurs Formateurs en parallèle : de leur côté, les Formateurs peuvent vous répondre depuis leur Extranet et indiquer s’ils sont intéressés ou non par cette mission pour que vous puissiez choisir le Formateur qui vous convient le plus.
Cette fonctionnalité peut grandement faciliter le staffing des Formateurs sur vos Actions de Formation, en centralisant et traçant la sollicitation de vos intervenants directement depuis Dendreo !
Cas d’usage : je programme une Action de Formation et plusieurs Formateurs sont susceptibles de correspondre aux critères de recherche pour animer celle-ci. Je souhaite donc faire un appel d’offres auprès de ces Formateurs pour savoir lesquels seraient intéressés et volontaires.
Cette fonctionnalité n'est pas encore disponible mais arrive très vite 👀
Pré-requis
La bonne prise en main de la consultation implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :
- Le staffing des Formateurs depuis lequel vous rattachez des Formateurs à votre Action de Formation et définissez leur planning d'intervention ;
- L'Extranet Formateur depuis lequel le Formateur indique s'il est intéressé ou non par la consultation ;
- Les Modèles d'Emails grâce auxquelles vous pouvez envoyer un Email de relance aux Formateurs consultés, ou encore un Email de notification au Formateur accepté et/ou aux Formateurs refusés ;
- Les Actions système qui vous permettent d'automatiser et déclencher certains comportements liés au Modèle d'Email concerné.
Configuration
La consultation de Formateurs est disponible par défaut et gratuitement sur votre compte, sans activation ou configuration préalable.
Cependant, avant de vous lancer dans l'utilisation de la fonctionnalité, nous vous conseillons de vérifier et d'éventuellement personnaliser à votre besoin les Modèles d'Emails dédiés disponibles sur votre compte.
Fonctionnement général
Depuis une Action de Formation, vous pouvez créer une consultation pour proposer aux Formateurs l'animation de l'ADF : par défaut, la consultation se fait pour l'ensemble de l'Action de Formation, mais vous pouvez sélectionner uniquement un Module ou un Créneau spécifique.
Sélectionnez les Formateurs à consulter en fonction de leurs disponibilité géographique et compétences.
Les Formateurs reçoivent ensuite un Email les invitant à se rendre sur leur Extranet, depuis lequel ils retrouvent toutes les informations liées à la mission et peuvent indiquer s'ils sont intéressés ou non par celle-ci.
Vous pouvez suivre les réponses en temps réel depuis l'interface de l'Action de Formation. L'arbitrage se fait manuellement : relancez éventuellement les Formateurs n'ayant pas encore répondu et acceptez celui qui vous convient. Il n'y a pas d'ordre de priorité dans les réponses, ce n'est pas premier arrivé premier servi !
Vous pouvez notifier par Email les Formateurs refusés et/ou le Formateur retenu par Email.
En acceptant un Formateur, les autres Formateurs sont automatiquement refusés. Le Formateur retenu est ensuite directement staffé à l'Action de Formation, sur les Modules et Créneaux sélectionnés lors de la création de la consultation.
Créer une consultation
Depuis l’onglet Consultations d’une Action de Formation, cliquez sur Créer une consultation.
Par défaut, la consultation créée s'applique pour l'ensemble de l'ADF, mais vous pouvez l'adapter à votre besoin en cliquant sur Modifier, pour sélectionner un ou plusieurs Modules ou Créneaux spécifiques.
À noter : si le total des heures de l’Action de Formation est à 0, la consultation est bloquée. Le bouton Ajouter un staffing apparaît, pour vous permettre de modifier les informations.
Sélectionnez ensuite les Formateurs à qui proposer l’animation de votre Action de Formation. Plusieurs filtres sont disponibles : les Formateurs ayant déjà réalisé ce Module, les Formateurs aptes à réaliser ce Module, des Compétences spécifiques et disponibilités géographiques.
Définissez une date butoir au-delà de laquelle les Formateurs ne pourront plus répondre à la proposition. Par défaut, la date proposée est la date de début de l’Action de Formation. Cliquez enfin Envoyer à X Formateurs.
À noter : vous ne pouvez pas modifier une consultation après sa création, par exemple pour y ajouter de nouveaux Formateurs ou bien changer les Modules ou Créneaux sélectionnés. Vous pouvez cependant supprimer des Formateurs d'une consultation !
Dans les onglets Staffing par Module et par Créneau & Invitation, il est alors indiqué qu’une consultation est en cours mais vous pouvez ajouter un Formateur à l'Action de Formation de manière classique.
Notifier les Formateurs
Une fois la consultation créée, l'interface d'envoi d'Email s'ouvre avec le Modèle Consultation Formateurs.
Cliquez alors sur Envoyer les X Emails.
La consultation passe au statut En attente de réponse, et chaque Formateur sélectionné reçoit alors un Email l'invitant à se rendre sur son Extranet pour consulter le détail de la mission et répondre s’il est intéressé, partiellement intéressé ou pas intéressé, avec la possibilité d'ajouter un commentaire si besoin.
Pour connaître le fonctionnement de la consultation du côté des Formateurs, consultez notre documentation Utiliser l’Extranet Formateur, à destination des Formateurs.
Suivre et arbitrer les réponses des Formateurs
Une fois la consultation créée, vous pouvez suivre l’avancement des réponses et ainsi relancer les Formateurs n’ayant pas répondu, retirer un Formateur de la consultation, refuser un Formateur intéressé et valider le Formateur retenu.
Dans l’onglet Consultations, vous retrouvez toutes les consultations en cours triées par statut, ainsi que les informations les concernant. Les statuts possibles d'une consultation sont les suivants : À envoyer, En attente de réponse, À statuer (au moins une réponse positive), À relancer (aucune réponse positive ou date butoir dépassée), Terminée (un Formateur validé pour être staffé).
Pour relancer un Formateur n'ayant pas encore répondu à la consultation, cochez sa ligne dans le tableau puis cliquez sur Relancer. Le Modèle d'Email dédié s'ouvre pour vous permettre de l'envoyer au Formateur.
Dans la colonne Action, une fois que les Formateurs ont répondu à votre consultation depuis leur Extranet Formateur, vous pouvez accepter ou refuser un Formateur. Vous retrouvez leurs éventuels commentaires dans la colonne dédiée, pour vous aider dans votre sélection.
Vous pouvez choisir de notifier par Email le Formateur accepté et/ou les Formateurs refusés.
Le Formateur accepté est automatiquement staffé sur l'Action de Formation, selon les Créneaux et Modules sélectionnés lors de la création de la consultation, et la consultation passe au statut Terminée.
Le staffing reste librement modifiable, vous pouvez tout à fait supprimer de l’ADF un Formateur qui avait été validé dans le cadre d’une consultation.
Toutes ces actions sont indiquées dans les logs d'activité et d'emails de l'Action de Formation.
Supprimer la consultation
Si vous avez besoin d'annuler une consultation déjà enclenchée, c'est tout à fait possible, même si des Formateurs y ont déjà répondu.
Pour cela, depuis la consultation concernée, cliquez sur les petits points puis sur Abandonner la consultation.
Vous pouvez également supprimer la consultation depuis les onglets Staffing par Module et Staffing par Créneau & Invitation, en cliquant sur la croix pour supprimer le staffing en attente. La consultation sera alors automatiquement supprimée de l’onglet Consultations.
À noter : une fois une consultation supprimée, celle-ci ne sera plus visible dans l’Action de Formation, et les Formateurs ne pourront plus la voir depuis leur Extranet. S'ils cliquent sur le lien présent dans l'Email d'invitation après suppression de la consultation, ils arrivent sur une page leur indiquant que la consultation n'est plus disponible.
Limites
- Une consultation ne permet de valider qu'un seul Formateur. Pour accepter plusieurs profils, vous devez créer plusieurs consultations distinctes ou bien utiliser utiliser le staffing manuel classique.
- Si un ou plusieurs Formateurs n'ont pas répondu à votre consultation avant la date butoir définie, vous ne pouvez pas modifier cette date. La consultation passe alors en échec et vous devez en créer une nouvelle.
- Dès qu'un Formateur répond à une consultation depuis son Extranet, vous ne recevez pas de notification sur votre compte Dendreo : vous devez aller directement dans l'onglet Consultations d'une ADF pour consulter les réponses des Formateurs.
- Pour le moment, Dendreo ne propose pas de tableau de suivi agrégeant toutes les consultations de toutes les Actions de Formation. Cependant, depuis le tableau de suivi de toutes vos Actions de Formations, vous retrouvez une colonne concernant les consultations en brouillon, en attente et à statuer.
- Le Formateur ne peut pas choisir le statut Intéressé pour seulement une partie des Modules ou Créneaux de l'Action de Formation proposés dans la consultation. Il peut néanmoins l'écrire en commentaire pour vous communiquer cette information.