Présentation des Opportunités et Devis
Avant propos
La bonne prise en main des Opportunités et des Devis nécessite que vous maitrisiez au préalable les fonctionnalités suivantes :
- Le CRM avec l'ensemble de vos Entreprises et Contacts, interlocuteurs essentiels pour la transmission des Devis.
- Les Modules de votre Catalogue de formation qui sont repris pour alimenter vos Devis.
- Les Produits Hors Formation qui peuvent faire l'objet d'un Devis.
- La gestion des utilisateurs de votre équipe afin de pouvoir les référencer en tant que Commercial lié à une Opportunité.
- Les Modèles de Documents qui vous permettent de gérer le(s) modèle(s) de Devis à transmettre à vos clients pour signature.
- Les Modèles d'Emails, préalablement configurés pour gagner du temps lors de l'envoi de vos Devis.
- La Signature électronique de Document pour demander numériquement la signature de vos Devis.
Lexique
Pour la bonne utilisation de la fonctionnalité, il est indispensable de bien différencier les deux notions ci-dessous :
Une Opportunité
Dès lors que se présente une occasion de vendre une prestation à l'un de vos clients, sur votre compte Dendreo vous devez créer une opportunité rattachée à un contact/entreprise de votre CRM et dans laquelle est recensé le besoin initial exprimé par le client.
Pour chaque demande de prestation qui nécessite un devis spécifique vous devez alors créer une opportunité sur votre compte. C'est l'ensemble de vos opportunités et leur statut qui compose votre pipeline commercial.
Un Devis
Le Devis est le document contractuel que vous transmettez à votre client pour signature et qui reprend factuellement les besoins énoncés dans l'Opportunité. Le Devis fonctionne sous forme d'un tableau composé de lignes chacune correspondant à un produit, une quantité et un prix.
Selon les différents allers-retours avec votre client, au sein d'une même opportunité vous pouvez créer plusieurs versions de devis afin de conserver un historique mais au terme de vos négociations une seule version de devis peut être marquée comme acceptée (le cas échéant toutes les autres versions seront automatiquement marquées comme perdues).
Exemple d'un listing d'Opportunités
Principe général
Avant de générer un Devis, une Opportunité doit être créée. Celle-ci peut contenir plusieurs Devis avec différents statuts (perdu, lead, gagné...).
Un Devis a plusieurs réglages (Inter / Intra, mode de pricing, etc.) ainsi qu'un certain nombre de lignes constituant les détails à faire apparaitre (Modules de formation, frais annexes, etc.).
Vos Devis PDF sont automatiquement générés en fonction de leur contenu et à partir d'un Modèle de Devis et peuvent être envoyés par email grâce à des Modèles d'Emails préconfigurés.
⚠️ Une fois un Devis envoyé, celui-ci est figé et n'est plus modifiable.
Si votre Devis est négocié, il est probable que vous fassiez plusieurs versions de celui-ci, donc plusieurs Devis au sein d'une même Opportunité. Pour ce faire, vous pouvez facilement dupliquer un Devis existant.
Au fur et à mesure des négociations, vous pouvez changer l'étape dans laquelle se trouve votre Opportunité pour refléter la probabilité de signature et ainsi avoir une vue précise de votre pipeline commercial.
Finalement, une Opportunité se clôture si tous les Devis qui la constituent sont refusés, ou bien si un des Devis est accepté.
Une fois un Devis accepté, vous pouvez le convertir en une ou plusieurs Actions de Formation, soit en inscrivant les stagiaires à une ADF existante, soit en créant une nouvelle ADF à la volée à partir de tout ou partie des informations contenues dans le Devis.
À tout moment, vous pouvez consulter le total en négociation dans votre Pipeline d'Opportunités, soit de manière globale, soit de manière pondérée, c'est-à-dire la somme des montants des Devis actuellement en négociation pondérés par leur probabilité de signature.