Gérer les inscriptions du Catalogue Public

Cette documentation vous explique comment gérer dans Dendreo les demandes d'inscription effectuées depuis votre Catalogue Public.

Dès qu'un visiteur fait une demande d'inscription, vous serez notifié de deux façons

  1. Par Email, sur une adresse administrateur à paramétrer depuis la configuration de votre Catalogue Public ;
  2. Par une notification sur l'onglet Catalogue de votre compte Dendreo : cette bulle apparait aussi sur les fiches Modules et Actions de Formation concernées par les demandes d'inscription en attente de traitement.

Consulter les demandes d'inscription

Dans le menu Catalogue > Pré-inscriptions, vous pouvez consulter les demandes À traiter, Mises en attente, Validées, Refusées, ainsi que l'historique de toutes les demandes.

Vous retrouvez un affichage similaire, directement sur les fiches des Modules et Actions de Formation concernées par les inscriptions :

Depuis l'onglet Inscriptions Catalogue Public, vous retrouvez la liste des inscriptions au Catalogue Public sous la forme d'un tableau, pour avoir une vue d'ensemble et simplifiée des Pré-inscriptions que vous devez traiter ou avez traitées.

Traiter les demandes d'inscription

Pour gérer les inscriptions en attente de traitement, rendez-vous dans la sous-rubrique À traiter.

Vous y découvrez une interface listant et détaillant les demandes d'inscription non traitées.

Cette interface se compose de deux sections :

La section de gauche

Cette section liste les demandes d'inscription à traiter et depuis laquelle vous pouvez :

  • Faire une recherche par mots-clés, parmi la liste des demandes à traiter ;
  • Trier les pré-inscriptions par date de début du Module dans l'ADF ou bien par date de Pré-inscriptions ;
  • Consulter les informations du formulaire de la demande d'inscription si celles-ci ont été confirmées ;
  • Connaître le jour ou l'heure de la demande d'inscription ;
  • Consulter le Module et l'Action de Formation auxquels la demande d'inscription est liée ;
  • Visualiser le nombre de places restantes dans l'Action de Formation liée à la demande.

La section de droite

Cette section détaille les informations de la demande sélectionnée dans la section de gauche et complétées par le visiteur lors de son inscription depuis le Catalogue Public. Dans cette section, vous pouvez :

Accédez à un élément en particulier en cliquant sur le lien dans la liste ci-dessus, ou continuez la lecture de cette documentation 🙌

Vous avez la possibilité d'activer l'auto-validation des Pré-inscriptions selon des critères à configurer, pour vous éviter de valider chaque Pré-inscription manuellement. Pour plus d'informations, consultez notre documentation Mettre en place l’auto-validation des Pré-inscriptions.

Enregistrer les entités dans le CRM

Avant de valider une demande, il vous faut au préalable enregistrer le Participant, le Particulier ou l'Entreprise dans votre CRM. Pour cela, vous pouvez :

Cette option vous permet de créer une nouvelle fiche manuellement. Les informations complétées dans le formulaire seront alors préremplies dans la fiche à créer. 

Cette option vous permet de relier le Participant, le Particulier ou l'Entreprise à une fiche spécifique que vous sélectionnez manuellement.

Cette option vous permet de relier le Participant, le Particulier ou l'Entreprise à une fiche existante que Dendreo vous propose, les données étant identiques.

Cette option vous permet de relier le Participant ou l'Entreprise à une fiche existante que Dendreo vous propose, certaines données étant similaires mais pas forcément identiques.

À noter : dans le cas où vous décidez de relier une entité à une fiche existante, il se peut que certaines données entre les deux fiches ne soient pas identiques. Dans ce cas, Dendreo vous affiche un outil de fusion qui vous permettra de sélectionner les données à conserver en cas de différence.

Dans le cas où vous avez relié une entité à une fiche erronée, Dendreo vous permet de détacher le lien via un bouton à cliquer.

À noter : les informations complétées par le visiteur en commentaire de sa demande d'inscription restent au niveau de la Pré-inscription sur Dendreo mais ne sont pas ajoutées à la fiche CRM du Participant.

Valider ou refuser une demande d'inscription

Valider une demande d'inscription revient à confirmer l'inscription du Participant à l'Action de Formation à laquelle elle est liée. Cette action a les mêmes effets qu'inscrire manuellement un Participant à une Action de Formation.

Avant de valider la Pré-inscription, vous pouvez visualiser si le Participant concerné par celle-ci est déjà inscrit sur une autre Action de Formation au même moment.

Lorsque vous cliquez sur Valider, vous pouvez choisir de confirmer la validation avec ou sans envoi d'Email (et avec ou sans prévisualisation du Modèle d'Email). Le comportement est le même lorsque vous cliquez sur Refuser.

Une fois la Pré-inscription traitée, vous la retrouvez dans l'onglet Validées/Refusées.

À noter : tant que vous n'avez pas enregistré les entités dans votre CRM, le bouton Valider reste grisé et vous ne pouvez pas confirmer l'inscription.

Mettre en attente une demande d'inscription

Si la Pré-inscription est incomplète, vous pouvez cliquer sur Mettre en attente et indiquer le motif de la mise en attente pour la mettre de côté et la traiter plus tard.

Personnalisez ces différents motifs depuis la configuration des motifs de mise en attente des Pré-inscriptions.

Une fois le motif sélectionné, vous retrouvez la Pré-inscription ainsi que son motif de mise en attente dans l'onglet En attente.

Depuis cette page, il vous est tout à fait possible d'annuler la mise en attente, pour ainsi la valider ou la refuser.

Demander la validation par l'Entreprise

Si l'Extranet Entreprise est activé sur votre compte, dans le cas où un salarié d'une Entreprise présente dans le CRM fait une demande d'inscription sur le Catalogue Public, vous avez la possibilité de demander à cette Entreprise de valider l'inscription depuis son Extranet.

Pour cela, cliquez sur Demander la validation par l'Entreprise et choisissez si vous souhaitez afficher la demande uniquement sur l'Extranet, ou bien en envoyant également un Email (avec ou sans prévisualisation).

Depuis son Extranet, l'Entreprise du salarié peut ainsi valider ou refuser la demande de Pré-inscription.

Une fois la demande validée, un badge Acceptée par l'Entreprise s'affiche et vous pouvez ensuite traiter la demande de Pré-inscription comme toutes les autres.

Supprimer une demande d'inscription

Vous avez la possibilité de supprimer une demande d'inscription, en cliquant simplement sur l'icône de corbeille.

Attention : si vous supprimez une demande d'inscription, aucun mail ne sera envoyé à la personne ayant réalisé cette Pré-inscription. Cette action est également irréversible, vous ne pourrez pas restaurer cette demande ni la retrouver dans votre compte Dendreo.

Ajouter un Souhait

Vous pouvez transformer une demande d'inscription en Souhait, en cliquant sur Ajouter un Souhait.

La fonctionnalité de Souhait sur Dendreo vous permet d'associer des Participants à des Modules de Formation, en notant éventuellement une date d'échéance avant laquelle la Formation souhaitée doit être réalisée.

Pour plus d'informations sur les Souhaits, consultez notre documentation Créer un Souhait de Formation.

Affecter une Pré-inscription à une autre Action de Formation

Vous pouvez réaffecter vos Pré-inscriptions soit :

  • Sur une ADF comprenant le même Module, dans ce cas le Participant sera inscrit au Module correspondant à sa Pré-inscription, le prix de sa Pré-inscription sera reporté uniquement sur ce Module.
  • Sur une ADF ne comprenant pas le même Module, dans ce cas le Participant sera inscrit à l'ensemble des Modules de l'ADF, le prix de sa Pré-inscription sera reporté uniquement sur le premier Module de l'ADF, l'inscription sur les autres Modules sera faite à 0€.

Attention : dans le cas où vous avez sélectionné une ADF ne comprenant pas le Module initialement demandé par le Participant, pensez à vérifier dans l'Action de Formation que l'inscription aux Modules et le prix pour chacun d'eux restent cohérents.

Pour associer la Pré-inscription avec une autre ADF, cliquez sur l'icône de flèche depuis l'aperçu de la Pré-inscription puis sélectionnez l'Action de Formation souhaitée.

À noter : les Actions de Formation qui s'affichent dans la liste déroulante sont celles qui ne sont pas encore terminées.

Gérer les inscriptions à des Sessions permanentes

Dans le cas où vous avez mis en place des Sessions permanentes, un Responsable Formation peut indiquer lors de la Pré-inscription qu'il souhaite organiser une Formation sur mesure (INTRA).

Pour plus d'informations sur les Sessions permanentes, consultez la documentation Créer une Session permanente.

Depuis l'aperçu de la Pré-inscription dans Dendreo, cliquez sur Créer une INTRA associée à cette Entreprise pour traiter la demande.

Complétez les champs de création de l'Action de Formation puis cliquez sur Convertir.

Gérer le Paiement en ligne de la Pré-inscription

Si vous avez activé l'option de Paiement en ligne sur votre compte Dendreo, les visiteurs peuvent payer en ligne leur inscription directement depuis le Catalogue Public. De votre côté, depuis l'aperçu des Pré-inscriptions, vous pouvez consulter les inscriptions pour lesquelles le paiement est en attente, c'est-à-dire pour lesquelles l’utilisateur a rempli le formulaire d’inscription mais n’a pas encore validé le paiement.

Selon votre configuration, ces Pré-inscriptions en attente de paiement peuvent bloquer des places restantes et empêcher d’autres inscriptions.

Attention : il est important de noter que lorsque vous consultez les inscriptions en attente de paiement, celles-ci peuvent être au même moment en cours de paiement par l'utilisateur.

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