Utiliser l'auto-validation des Pré-inscriptions

Afin de fluidifier votre processus de validation des demandes d'inscription à vos Formations, Dendreo vous permet d'automatiser la validation des Pré-inscriptions provenant de votre Catalogue Public. Dans cet article, vous apprendrez comment activer cette option, quels sont les critères configurables pour déclencher ou non l'auto-validation d'une Pré-inscription et quelles sont les autres fonctionnalités d'automatisation déjà existantes sur Dendreo qui peuvent compléter cette auto-validation.

Avant-propos

La bonne prise en main de l'auto-validation implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

• Le Catalogue Public qui permet de diffuser en ligne vos sessions de Formation programmées sur Dendreo et permettre ainsi à vos apprenants de faire des demandes de Pré-inscription ;
• La procédure manuelle de validation/refus des demandes d'inscriptions provenant du Catalogue Public ;
• Le Paiement en ligne qui permet de proposer à vos futurs Participants de régler le montant de leur formation au moment de leur inscription sur votre Catalogue Public.

Fonctionnement général

Depuis l'interface de configuration de l'option, c'est vous qui définissez les conditions et les critères pour lesquels vous souhaitez que Dendreo valide automatiquement les demandes de Pré-inscription provenant de votre Catalogue Public.

Dès lors qu'une Pré-inscription est réalisée sur votre Catalogue Public, celle-ci remonte alors dans l'interface de gestion des Pré-inscriptions et, si elle correspond aux critères que vous avez définis, Dendreo déclenche alors une série de plusieurs actions automatiques :

1. Les informations renseignées dans la Pré-inscription sont saisies automatiquement dans votre CRM. En cas de données similaires déjà existantes dans votre CRM, Dendreo s'occupe de l'arbitrage et de la fusion des données pour conserver les valeurs (prénom, nom, téléphone, etc.) déjà présentes dans votre CRM ou les remplacer par celles présentes dans la Pré-inscription ;
2. Le Participant est automatiquement inscrit sur l'Action de Formation concernée par la demande ;
3. Le Modèle d'Email de validation d'inscription est automatiquement envoyé au Participant pour lui confirmer son inscription sur l'Action de Formation ;
4. La demande de Pré-inscription est marquée comme validée dans l'interface de gestion des inscriptions du Catalogue Public et identifiable par un badge pour savoir qu'elle a été validée automatiquement.

Dans le cas où vous avez activé le Paiement en ligne sur votre Catalogue Public, en plus de l'inscription du Participant sur l'Action de Formation, Dendreo crée alors automatiquement le Financement et la Facture associés sur l'Action de Formation.

Pour vos Formations e-learning, vous pouvez configurer l'envoi automatique d'invitation à se connecter à la plateforme LMS. Dans ce cas, en plus de l'inscription automatique du Participant sur l'Action de Formation, Dendreo déclenche alors automatiquement la synchronisation de son inscription sur le LMS.

Si une Pré-inscription ne répond pas à l'ensemble des critères définis, elle sera alors à valider manuellement.

Limites actuelles

Seules les demandes d'inscription liées à des ADF programmées peuvent être validées automatiquement. Par conséquent, celles liées à des sessions permanentes et les demandes d'INTRA ne sont pas concernées.

Activation et configuration

Depuis la configuration de la gestion des Pré-inscriptions, activez l'auto-validation des Pré-inscriptions :

Définir les critères d'auto-validation

Définissez ci-dessous les critères permettant une validation automatique des Pré-inscriptions :

Paramétrer les autres options

Définissez ici le comportement de l'auto-validation en ce qui concerne la synchronisation LMS et le lien avec une fiche déjà existante dans le CRM :

• Forcer la synchronisation LMS après l'auto-validation d'une Pré-inscription : si vous avez configuré une connexion avec un LMS et que vous activez cette option, la synchronisation avec le LMS se fera alors automatiquement après l'auto-validation de la Pré-inscription. Le Participant pourra également accéder aux contenus e-learning dès le premier jour programmé sur le Module e-learning.
• Créer automatiquement une nouvelle fiche Participant, Entreprise, Particulier s’il n’y a pas une correspondance unique avec une fiche existante dans le CRM : si vous activez cette option, les Pré-inscriptions s'auto-valident même en cas d'erreur de saisie, car une nouvelle fiche est automatiquement créée, par exemple dans le cas d'une orthographe différente alors que la fiche existe déjà.

• Dans le cas d'une correspondance avec une fiche existante dans le CRM, si un arbitrage est nécessaire entre les données saisies et celles présentes dans le CRM : ici, vous avez le choix de ne pas valider la Pré-inscription, conserver les valeurs du CRM ou bien conserver les valeurs saisies dans le formulaire de Pré-inscription depuis la page de fusion des données.

Suivre les Pré-inscriptions auto-validées

Depuis la page de gestion des Pré-inscriptions et une fois l'auto-validation mise en place, vous retrouvez un badge AUTO sur les Pré-inscriptions concernées par l'auto-validation.

Le badge s'affiche en vert et la Pré-inscription est validée lorsque tous les critères définis ont été respectés.

Le badge s'affiche en orange et la Pré-inscription reste à traiter lorsqu'une nouvelle fiche CRM a été créée lors de l'auto-validation, une vérification de votre part étant dans ce cas nécessaire.