Recueillir les besoins et attentes

Sur cette page vous apprendrez comment collecter les besoins et les attentes des Participants avant leur entrée en formation.

Dans le cadre de votre démarche d'amélioration continue, les Participants doivent pouvoir exprimer leurs besoins liés à la logistique de la Formation et leurs attentes en terme de contenu pédagogique avant le début de la Formation (indicateur 10 de Qualiopi). Ainsi, le Formateur prend en compte le plus tôt possible ces demandes et peut adapter sa Formation en conséquence. En complément, lors du bilan de fin de Formation, certaines demandes pertinentes peuvent permettre une évolution du Module de formation. La création d'un ticket de Suivi qualité est recommandée afin de faciliter la prise en compte de ces demandes.

Avant propos

La bonne prise en main de la fonctionnalité du Recueil des besoins et des attentes implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

L'Extranet Participant qui est l'espace permettant à vos Participants de détailler leurs besoins et leurs attentes ;
L’Extranet Formateur qui est l'espace depuis lequel vos Formateurs peuvent consulter les besoins et les attentes des Participants en amont de la formation ;
La création des Modèles d'emails et l'envoi des emails qui peuvent être utilisés pour demander à vos Participants de renseigner les besoins et attentes ;
Les Étapes des Action de Formation qui permettent que les Actions de Formation soient visibles sur les Extranets ;
L'Auto-positionnement qui est complémentaire au Recueil des besoins et des attentes, et qui permet aux Participants de s'auto-évaluer en amont de la formation sur les Compétences à acquérir.

Principe général

Dès qu'un Participant est inscrit à une Action de Formation, depuis son Extranet, il peut renseigner ses attentes et exprimer librement ses besoins concernant la formation qu'il va suivre.

Sur leur Extranet, les Formateurs disposent d'une interface récapitulative de l'ensemble des besoins et des attentes saisis par les Participants inscrits à l'Action de Formation. Ainsi, en amont de la formation, ils peuvent préparer et adapter le contenu pédagogique de la formation.

Fonctionnement

Il faut que l’Étape dans laquelle se trouve l'Action de Formation évaluée permette l’affichage sur les Extranets ;
Pour renseigner ses besoins et ses attentes, le Participant doit obligatoirement être inscrit sur une Action de Formation et avoir accès à son Extranet Participant ;
Le Recueil des besoins et des attentes est accessible sur l'Extranet Participant jusqu'à la fin de l'inscription du Participant à l'Action de Formation ;
Dès lors qu'un Participant a renseigné et validé ses besoins, ceux-ci ne sont plus visibles sur son Extranet Participant ;
Dans le cas des Actions de Formation multi-modules, les Participants sont invités à renseigner un seul et unique besoin / attente pour l'ensemble de la Formation.

Activation de la fonctionnalité

Depuis la page de Configuration de l'Auto-positionnement & Recueil des besoins et des attentes vous pouvez :

Activer ou désactiver le formulaire de Recueil des besoins ;
Personnaliser la phrase d'introduction et de fin du formulaire.

L'expression des besoins et de leurs attentes par les Participants

Le Recueil des besoins et des attentes est intégré au formulaire d'Auto-positionnement de pré-formation. Ce sont donc les règles d'affichage du formulaire d'Auto-positionnement pré-formation qui s'appliquent pour permettre aux Participants de saisir leurs besoins.

À noter : si le Participant envoie son formulaire vide, le statut de ce recueil des besoins sera noté automatiquement comme étant traité. Dendreo considère alors que le recueil a bien été reçu mais qu'il n'y a aucune action à faire dessus (car il est vide).

Pour plus d'informations sur les règles d'affichage du formulaire, consultez la documentation dédiée au Recueil des auto-positionnements préformation.

Saisie manuelle des retours

Dans le cas où vous collectez les besoins et les attentes de vos Participants autrement que via Dendreo, vous pouvez les saisir manuellement directement depuis la fiche de l'Action de Formation concernée. Rendez-vous dans l'onglet Recueil des besoins et des attentes, cliquez sur le Participant concerné, puis sur l'icône de saisie manuelle.

Analyse du Recueil des besoins et des attentes par les Formateurs

Lorsque vos Participants ont validé leurs besoins et leurs attentes, le Formateur peut y accéder via son Extranet. Voici les possibilités offertes :

Consulter l'ensemble des besoins et des attentes renseignés Participant par Participant ;
Ajouter et/ou modifier les besoins et les attentes d'un Participant ;
Définir un statut de traitement.

Grâce au tag dédié, vous avez la possibilité de faire ressortir l'ensemble des besoins et des attentes de vos Participants dans des Documents entièrement personnalisables et à votre image.

Voici un exemple de Modèle de document pré-tagué : Bilan d'auto-positionnement

Pour réaliser vos Modèles de document en autonomie, voici le tag que vous pouvez utiliser :

Tag	Contexte dans lequel utiliser le tag (attention les boucles sont indiquées sans # ou ##)	Résultat attendu
{participant_recueil_besoins_description}	À utiliser dans un document par Participant et par ADF	Affiche par Participant les besoins exprimés lors de son auto-positionnement préformation d'une ADF