Recueillir les besoins et attentes

Dans cet article, découvrez comment collecter les besoins et les attentes des Participants sur la Formation, avant le début de celle-ci, en mettant en place un formulaire spécifique.

Dans le cadre de votre démarche d'amélioration continue, les Participants doivent pouvoir exprimer leurs besoins liés à la logistique de la Formation et leurs attentes en termes de contenu pédagogique avant le début de la Formation (c'est l'indicateur 10 de Qualiopi). Ainsi, le Formateur prend en compte le plus tôt possible ces demandes et peut adapter sa Formation en conséquence. En complément, lors du bilan de fin de Formation, certaines demandes pertinentes peuvent permettre une évolution du Module de Formation. La création d'un ticket de suivi qualité est recommandée afin de faciliter la prise en compte de ces demandes.

Avant-propos

La bonne prise en main du Recueil des besoins et attentes implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

L'Extranet Participant, l'espace permettant à vos Participants de détailler leurs besoins et leurs attentes ;
L’Extranet Formateur, l'espace permettant à vos Formateurs de consulter les besoins et les attentes des Participants en amont de la Formation ;
La création des Modèles d'Emails et l'envoi des Emails qui peuvent être utilisés pour demander à vos Participants de renseigner les besoins et attentes ;
Les Étapes des Actions de Formation qui permettent que les Actions de Formation soient visibles sur les Extranets ;
L'Auto-positionnement, complémentaire au Recueil des besoins et des attentes, et qui permet aux Participants de s'auto-évaluer en amont de la Formation sur les Compétences à acquérir.

Principe général

Dès qu'un Participant est inscrit à une Action de Formation, depuis son Extranet, il peut renseigner ses attentes et exprimer librement ses besoins concernant la formation qu'il va suivre.

Sur leur Extranet, les Formateurs disposent d'une interface récapitulative de l'ensemble des besoins et des attentes saisis par les Participants inscrits à l'Action de Formation. Ainsi, en amont de la Formation, ils peuvent préparer et adapter le contenu pédagogique de la Formation.

Fonctionnement

L’Étape dans laquelle se trouve l'Action de Formation évaluée doit permettre l’affichage sur les Extranets ;
Pour renseigner ses besoins et ses attentes, le Participant doit obligatoirement être inscrit sur une Action de Formation et avoir accès à son Extranet Participant ;
Le Recueil des besoins et des attentes est accessible sur l'Extranet Participant jusqu'à la fin de l'inscription du Participant à l'Action de Formation ;
Dès lors qu'un Participant a renseigné et validé ses besoins, ceux-ci ne sont plus visibles sur son Extranet ;
Dans le cas des Actions de Formation multi-modules, les Participants sont invités à renseigner un seul et unique besoin/attente pour l'ensemble de la Formation.

Activer la fonctionnalité

Depuis la page de configuration du Recueil des besoins et des attentes, vous pouvez :

Activer ou désactiver le formulaire de Recueil des besoins ;
Personnaliser la phrase d'introduction et de fin du formulaire.

Compléter le formulaire

Le Recueil des besoins et des attentes est intégré au formulaire d'Auto-positionnement. L'affichage du formulaire d'Auto-positionnement pré-formation s'appliquent donc pour permettre aux Participants de saisir leurs besoins.

À noter : si le Participant envoie son formulaire vide, le statut de ce Recueil des besoins sera noté automatiquement comme étant traité. Dendreo considère alors que le Recueil a bien été reçu, mais qu'il n'y a aucune action à faire dessus (car il est vide).

Pour plus d'informations sur les règles d'affichage du formulaire, consultez Recueillir les Auto-positionnements.

Saisir manuellement les retours

Dans le cas où vous collectez les besoins et les attentes de vos Participants autrement que depuis Dendreo, vous pouvez les saisir manuellement directement depuis la fiche de l'Action de Formation concernée.

Depuis l'onglet Recueil des besoins et des attentes, complétez les besoins/attentes pour chaque Participant.

Analyser le Recueil des besoins et des attentes

Lorsque vos Participants ont validé leurs besoins et leurs attentes, le Formateur peut y accéder depuis son Extranet et :

Consulter l'ensemble des besoins et des attentes renseignés Participant par Participant ;
Ajouter et/ou modifier les besoins et les attentes d'un Participant ;
Définir un statut de traitement.

Grâce au tag dédié, vous avez la possibilité de faire ressortir l'ensemble des besoins et des attentes de vos Participants dans des Documents entièrement personnalisables et à votre image.

Voici un exemple de Modèle de document pré-tagué : Bilan d'auto-positionnement.

Pour réaliser vos Modèles de document en autonomie, vous pouvez utiliser :

Tag	Contexte dans lequel utiliser le tag (attention les boucles sont indiquées sans # ou ##)	Résultat attendu
{participant_recueil_besoins_description}	À utiliser dans un document par Participant et par ADF	Affiche par Participant les besoins exprimés lors de son auto-positionnement pré-formation d'une ADF