Présentation de l'Extranet Participant

Dans cet article, vous retrouvez les fonctionnalités de l'Extranet Participant : comment vos Participants peuvent s'y connecter, les informations auxquelles ils ont accès et les actions qu'ils peuvent exécuter.

Fonctionnement général

Dès qu'un Participant est inscrit à une Action de Formation, Dendreo crée automatiquement un Extranet associé au Participant, auquel ce dernier peut se connecter pour chaque Action de Formation qu'il réalise avec votre Organisme de Formation.

Depuis cet Extranet, le Participant peut :

1. Voir ses prochains Créneaux de Formation sur la page d’Accueil ;
2. Consulter son Agenda de Formation ;
3. Prendre connaissance du détail de ses Formations sous forme d'un parcours de Formation ;
4. Signer électroniquement les documents mis à sa disposition, récupérer et mettre à disposition des documents à destination de votre Organisme de Formation, des autres Formateurs ou des Participants dans l'Espace de stockage, et consulter les Factures dont il est le destinataire ;
5. Consulter le Catalogue Public de l'Organisme de Formation ;
6. Créer des tickets de suivi Qualité ;
7. Accéder à son profil pour y compléter ses informations personnelles (email, numéro de téléphone, etc.) ;
8. Changer la langue de son Extranet s'il le souhaite ;
9. Consulter rapidement ses Formations en cours et à venir grâce à un widget spécifique ;
10. Consulter rapidement ses prochains Créneaux de Formation ;
11. Émarger électroniquement les feuilles de présence ;
12. Renseigner les Questionnaires de Satisfaction et Questionnaires d'évaluation ;
13. Compléter les Questionnaires d'Auto-positionnement pré et post-formation.

Inviter un Participant à son Extranet

Depuis la rubrique CRM, rendez-vous sur la fiche du Participant. Dans la section Extranet, vous retrouvez les informations qui permettent au Participant d’accéder en autonomie à son Extranet, à savoir :

• L'URL de connexion permettant aux Participants (et Formateurs et Clients) d’accéder à leur Extranet ;
• Un Code personnel à 9 chiffres pour se connecter à l'Extranet ;
• Un bouton Prévisualiser vous permettant de vous connecter directement à l'Extranet du Participant sans avoir à saisir le code manuellement (le code est dans l'URL) ;
• Un QR Code d'accès direct unique par Participant leur permettant d’accéder directement à leur Extranet depuis leur téléphone par exemple (l'équivalent de l'URL d'accès direct sous forme de QR Code).

Depuis la page de configuration de l'Extranet Participant, vous pouvez également activer l'option permettant d'imposer aux Participants d'utiliser un mot de passe pour se connecter à leur Extranet. Les Participants auront ainsi le choix de se connecter soit avec leur identifiant à 9 chiffres + mot de passe, soit avec leur adresse email + mot de passe pour accéder à leur Extranet.

^{Transmettre les accès Extranet aux Participants}

Vous pouvez consulter notre documentation sur les Émargements par les Participants qui compare les différentes méthodes d’accès à l’Extranet Participant avec leurs avantages et leurs inconvénients.

^{Insérer les Codes d'accès dans un Modèle d'email}

Vous transmettez à vos Participants un Email personnalisé dans lequel Dendreo génère leurs accès.

Deux solutions existent :

• Un lien URL et un code personnel à 9 chiffres
• Un lien individuel avec connexion automatique (qui ne nécessite pas de passer par l’authentification)

Voici les tags à utiliser dans vos Modèles d'emails :

• Lien URL : {participant_extranet_url}   
• Code à 9 chiffres : {participant_extranet_code}   
• Lien individuel avec connexion automatique : {participant_extranet_autologin_url}   

^{Intégrer le QR Code sur un Modèle de Document}

Les QR codes sont utilisés pour passer facilement du monde physique au monde numérique. Vous intégrez un QR Code dans des Modèles de Documents que vous imprimez et qui sont accessibles aux Participants pendant la Formation.

Voici les tags à utiliser dans vos Modèles de Documents :

• QR Code d’accès Extranet : {participant_extranet_qr_code}   
• QR Code d’accès direct vers l’Extranet du Participant sans passer par l’authentification à 9 chiffres : {participant_extranet_autologin_qr_code}