Intégration LMS Dokeos

Cette page vous détaille la fonctionnalité et le lien entre Dendreo et le LMS Dokeos. Vous y découvrirez comment configurer Dendreo avec Dokeos, créer un Module e-learning et une ADF en lien avec une formation (training) de Dokeos ou encore assurer le suivi de la progression de la formation de vos Participants directement sur Dendreo.

Présentation de Dokeos

Dokeos est une plateforme LMS leader du marché permettant de répondre à tous vos besoins e-learning, de la production de vos contenus à leur diffusion auprès de vos apprenants. Dokeos existe depuis plus de 15 ans et accompagne depuis Paris et Bruxelles les multinationales, sociétés et organismes de formation dans l’élaboration de solutions de formation et d’évaluation sur mesure.

Pour en savoir plus sur Dokeos, vous pouvez visiter leur site web sur https://www.dokeos.com/fr.

C'est pour la qualité de la plateforme, de l'équipe et du travail de Dokeos que Dendreo a choisi de mettre en place un partenariat et une intégration forte entre nos deux solutions logiciels. Celle-ci vous permet de bénéficier de la puissance et des forces de chacun des deux logiciels sur leur domaines respectifs (gestion administrative pour Dendreo, gestion et diffusion des contenus e-learning pour Dokeos), tout en vous évitant toute double saisie ou synchronisation manuelle. Composez vos formations e-learning et personnalisez l'accès à celles-ci sur Dokeos, gérer les inscriptions et suivez la progression de vos apprenants automatiquement depuis Dendreo !

Fonctionnalités

  • Connexion en temps réel entre Dendreo et Dokeos ;
  • Liaison directe entre votre Catalogue de formation e-learning Dendreo et les formations créées dans Dokeos ;
  • Programmer vos Actions de formation e-learning et gérer les inscriptions directement depuis Dendreo ;
  • Création et envoi automatique des accès à la plateforme Dokeos aux Participants inscrits à vos Actions de formation e-learning sur Dendreo ;
  • Suivi de l'avancement (progression) des Participants directement depuis votre compte Dendreo ;

Avant propos

Abonnement

Cette fonctionnalité est une option qui n'est pas incluse par défaut dans votre abonnement Dendreo. Son coût dépend du volume mensuel de stagiaires inclus dans votre abonnement Dokeos auquel vous devez souscrire au préalable. Pour cela, vous pouvez prendre contact de notre part avec :

Nicolas FRANCANNET
+33 1 76 41 01 96
nicolas.francannet@dokeos.com

Le coût de l'option "Intégration Dokeos" est le suivant :

Participants mensuel inclus dans votre abonnement Dokeos Coût mensuel de l'option Dendreo soit un coût par Participant de l'intégration d'environ
1 à 50 39€ 0,78€
51 à 100 59€ 0,59€
100 à 200 89€ 0,45€
200 à 500 159€ 0,32€

Comme vous le constatez, le coût de l'intégration oscille entre 0.78€ et 0.32€ par participant : combiné au coût de la plateforme Dokeos, vous pourrez gérer intégralement vos inscriptions e-learning pour un coût compris entre seulement 2.3€ et 5.8€ par participant selon vos volumes !

Vous pouvez activer l'option en autonomie depuis cette page de votre compte. Pour toute question, contactez l'équipe Support Dendreo.

Lexique

Le fonctionnement de Dokeos et de Dendreo sont relativement proches, il faut toutefois maîtriser certaines terminologies qui peuvent différer dans leur utilisation : 

  1. Sur Dokeos, vous créez des formations (trainings) composés de petit(s) module(s) (SCORM, évaluation, etc.) ;
  2. Sur Dendreo, vous programmez des Actions de Formation composées de Module(s) de formation de votre Catalogue ;
  3. La liaison Dokeos-Dendreo, vous permet de lier un Module de votre Catalogue de formation Dendreo à une formation (training) Dokeos ;
Attention, il n'y a donc aucun lien entre les Modules Dendreo et les modules Dokeos !

Module Dendreo = formation Dokeos (composée elle-même de modules Dokeos)

Limites (actuelles)

Certaines statistiques liées à la progression de vos Participants et consultables sur Dokeos, ne remontent pas (encore) sur Dendreo, à savoir :

  • Les scores obtenus aux tests du Training ;
  • Le temps réel de connexion  ;
  • Les dates de première et dernière connexion ;

Vous ne pouvez pas utiliser la fonctionnalité de modules présentiels, modules classes virtuelles, etc. au sein de Dokeos. La synchronisation Dendreo-Dokeos ne synchronise que les Modules 100% e-Learning (asynchrone) renseignés dans Dendreo.

Configuration

Pour activer la connexion avec Dokeos :

1. rendez-vous dans la configuration Dokeos (LMS Elearning) de votre compte Dendreo pour paramétrer les éléments suivants : 

  • Le nom de votre instance Dokeos ;
  • La clé API ;

Vous retrouverez ces deux informations directement sur votre compte Dokeos dans l'onglet API de la rubrique Paramètres. 

2. Rendez-vous ensuite également sur votre compte Dokeos, dans la rubrique Paramètres > Personnalisation, et activez l'intégration Dendreo :

Créer vos contenus de formation e-learning sur Dokeos

En amont de l'utilisation de Dendreo, il faut que l'ensemble de vos contenus de formation e-learning soient disponibles sur votre compte Dokeos. Pour en savoir plus sur le fonctionnement, vous pouvez consulter la rubrique d'aide dédiée aux utilisateurs de Dokeos

A noter : La gestion des dates de formation se faisant dans Dendreo, lors de la programmation des Actions de formation, il vous faut   créer dans Dokeos des formations (training) sans dates. Une seule formation créée dans Dokeos sera utilisée pour toutes les Actions de formation composées du Module lié à cette formation.

Créer votre Catalogue de formations e-learning sur Dendreo

Avant de commencer à programmer vos Actions de formation dans Dendreo, il faut créer vos Modules e-learning dans votre Catalogue de formation et les lier aux formations créées au préalable sur Dokeos.

Une fois le Mode d'organisation e-learning (asynchrone) sélectionné un champ intitulé Formation DOKEOS apparaît automatiquement et vous permet de retrouver l'ensemble des formations présentes sur votre compte Dokeos. Il suffit de sélectionner la bonne formation dans le menu déroulant pour faire la liaison. 

Astuce : Directement depuis le listing des Modules de votre Catalogue de formation (et hors Catalogue), en affichant la colonne Formation Dokeos, vous pouvez lier chaque Module e-learning à une formation Dokeos.

A noter :  vous pouvez modifier le lien entre un Module et une formation Dokeos tant que ce Module n'est pas utilisé dans une Action de formation avec des Participants inscrits.

Programmer une Action de Formation avec un Module e-learning

La programmation d'une Action de Formation e-learning se fait de la même façon qu'une Action de Formation présentielle (à cela prêt qu'il vous faut glisser déposer dans la section "Jour entier" de votre agenda). Voir notre page dédiée à la programmation d'une Action de Formation E-learning.

Dans le cas des formations blended, mixant plusieurs modes d'organisation, vos Modules e-learning sont compatibles avec les Actions de formation multi-Modules

Lorsqu'un Module e-learning compose une Action de Formation, depuis l'onglet Modules de l'Action de Formation, vous pouvez accéder en un clic à la formation liée sur votre compte Dokeos. 

Inscrire les Participants

La procédure d'inscription des Participants à une formation e-learning est identique a celle de vos Actions de Formation présentielles. Voir la documentation dédiée à l' inscription des Participants à une Action de formation.

Lorsque vous inscrivez un Participant à une Action de Formation e-learning liée à Dokeos alors : 

  1. Dokeos crée automatiquement un compte au Participant avec l'adresse email renseignée dans Dendreo (sauf si le Participant avait déjà un compte créé lors d'une Action de formation e-learning antérieure) ;
  2. Le Participant est automatiquement inscrit à la formation (training) associée dans Dokeos ;
  3. Un mail d'invitation à rejoindre Dokeos (le cas échéant) et un autre email de notification d'accès à la formation sur Dokeos sont envoyés au Participant ;

La synchronisation entre Dendreo et Dokeos se fait automatiquement une fois par heure, et uniquement pour les formations dont la date de début est atteinte. Cela signifie donc que si votre formation est programmée dans le futur, la synchronisation est "en attente" et se fera automatiquement le jour où elle débutera. 

Ainsi les Participants ne recevront l'invitation de Dokeos à se connecter au LMS que lorsqu'il sera temps pour eux de commencer leur formation.

Si vous inscrivez un Participant à une formation dont la date de début est aujourd'hui ou passée, alors la synchronisation avec Dokeos se fera dans l'heure, et le Participant recevra donc son invitation Dokeos en moins d'une heure. En cas d'erreur vous avez donc potentiellement un petit peu de temps pour corriger une inscription involontaire avant que le Participant ne soit invité.

Vous pouvez faire la différence une inscription synchronisée et une inscription en attente de synchronisation en fonction de l'opacité du petit symbole Dokeos : les synchronisations en attente sont semi-transparentes.

Si toutefois vous souhaitez forcer une synchronisation immédiate, un bouton vous permet de le faire dans l'onglet "Participants" de votre Action de Formation (à condition que votre ADF contienne au moins une inscription en attente de synchronisation) : 

Dans le cas où l'email d'un Participant n'est pas renseigné dans Dendreo au moment de son inscription, Dendreo vous le signalera pas une icône rouge dans la liste des Participants. Si vous renseignez son email (depuis l'ADF ou depuis le CRM), alors Dendreo détectera automatiquement si le Participant est inscrit à un ou des Modules e-learning synchronisés avec Dokeos sur des dates futures, et programmera la synchronisation décrite ci-dessus pour ces formations.

Suivi des progressions des Participants

Au fur et à mesure que le Participant avance dans la formation depuis son compte Dokeos, alors sa progression se renseignera automatiquement en temps réel sur Dendreo dans le Relevé de présences de l'Action de Formation.

Important : Le temps de présence du Participant affiché dans Dendreo est calculé à partir du pourcentage d'avancement de Dokeos appliqué à la durée théorique du Module e-learning de l'Action de Formation. 
Notez que le pourcentage d'avancement de Dokeos est calculé à partir du pourcentage de modules complètement réalisés par le Participant au sein de la formation (training) sur Dokeos. Par conséquent si un Participant n'a pas réalisé totalement un module du training sur Dokeos, alors sa progression n'évoluera pas sur Dendreo. 

Accès Dokeos des Participants 

Depuis la fiche des Participant de votre compte Dendreo, un icône et lien vous indiquent si le Participant a un compte sur Dokeos. 

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